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【人事必見!】オンライン説明会を良くする5つの改善点!-選ばれる説明会になるには

オンライン説明会を改善して就活生に選ばれる説明会に!!

この記事ではオンライン説明会における【スピーカーの話し方】【コミュニケーション力】【プレゼン方法】について解説していきます。

2020年に発生した新型コロナウイルスのパンデミックにより、採用の環境が大きく変わりました。

感染防止の観点から、殆どの会社で説明会や研修がオンラインに移行しましたが、対面でやっていることをそのままオンライン化できるわけでもありません。

そのため、多くの企業ではその後も試行錯誤を続けています。

面接や研修などもオンライン化したものの、その前段階であるオンライン説明会、とりわけオンラインの合同説明会に苦戦しているケースが多くなっています。

どのような問題が発生しているのか、今後どのようにしていけばその問題が解決できるのか解説していきます。

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目次

1:オンライン説明会とは

改めてオンライン説明会の言葉の定義を解説します。

文字通りウェブ上の説明会を意味しているのですが、まずはそもそもの説明会の意味から解説していきましょう。

新卒採用では当たり前ですが、エントリーしてきた学生がまず最初に行うものが説明会になります。

説明会には大きく分けて2種類あり、【単独説明会】【合同説明会】になります。

【単独説明会】はその会社が主催する説明会で、その会社にエントリーすることが決まっている学生が受けるものになっています。

【合同説明会】はリクナビやマイナビを始めとした外部企業が開催するイベントで、一度に様々な会社の説明会を聞くことができるようになっています。

また、単独説明会と比べるとまだ応募するか悩んでいる学生も多く、内容も基本的なものになります。

時間も単独説明会が1時間程度であるのに比べ、合同説明会では1回20~30分程度と、かなり短くなっています。

合同説明会、単独説明会の両方とも、人事が1人で説明を行うのが一般的となっています。

規模としては、単独説明会の大きいものでは数十人、場合によっては100人を超える事もあります。しかし、単独のものも合同のものも基本的には10人程度の学生に人事が1人でプレゼンを行うことが一般的です。

また、プレゼンは基本的には人事が行いますが、場合によっては現場の人間が出てきて現場の説明を行うこともあります。

単独説明会と合同説明会の違い

2:オンライン説明会ならではの問題点

新型コロナウイルスの影響により、オンライン説明会が増えてきている中で様々な問題点が発生しています。

ここではその要因について簡単に解説していきますので、実際にどのような問題が起こっているのか把握をしていきましょう。

問題点1:オンライン化によって伝わりづらくなった

従来の説明会をそのままオンライン化したり少しだけ文面を変えてオンライン説明会を行っている場合が非常に多くなっています。

その結果、オンライン説明会では、従来の対面の説明会と比べると伝わりづらくなったという問題点が発生しています。

従来のよくある説明会では、説明会の資料を人事が自分で作成しているケースが多くありました。

当然ですが、デザインのプロではありませんので、デザイン面の質は高くはありません。

しかし、従来の対面の説明会であれば人事が直接対面で分かりやすく話をすることで乗り切っていたため、従来の対面では問題点は表面化しませんでした。

言ってしまえば、人事の現場力で対応できていたので、そんな問題があるとは気づきもしなかったと言えるでしょう。

しかし、パンデミックが発生して全てオンラインになっていく中で現場力に頼れなくなってしまいました。

オンラインでどれだけ話をしても、対面と比べると伝わりづらくなってしまい、学生が理解できない、興味を示さないといった事態が頻発しています。

問題点2:学生側が人事に対して点数をつけるようになった

オンラインの合同説明会ならではの大きなポイントが、学生側が人事に点数をつけるようになったことでしょう。

合同説明会を主催するイベント会社が学生に人事に対してランキング形式で点数をつけさせるようになりました。

実はそのことが思わぬ問題点を含んでおり、人事部内では非常に問題になっているケースが出てきています。

従来も求人側企業が学生にアンケートを取ることはありましたが、対面であったため学生も空気を読んで「わかりやすかった」などポジティブな評価をしていました。

一方でオンラインで匿名性もあることから、そのように運営側に忖度したような回答はしなくなったため、学生から評価される人事担当者ととそうでない担当者が可視化されてしまうことになりました。

それが人事内部での組織的な問題に繋がってしまうのです。

例えばベテランの人事担当者の方が学生から低評価をつけられ、逆に経験の浅い人事が学生から高評価をもらってしまった場合、組織内にしこりを生みやすくなってしまいます。

「ベテランの方が学生からの評価が低いって単にスキルが低い人事なんじゃないの?」と思われるかもしれませんが、実は決してそうとも言い切れないのです。

というのも、学生に説明会の場で評価される人事がスキルのあるいい人事というわけではありません。

ベテランの人事では、長期的な目線や過去の経験から選考中の辞退を防ぐために学生に対して厳しい言い回しになっていることも多く、それが悪い評価に繋がってしまうのです。

実際は経験の浅い、若い人事の方が学生からいい評価をもらっているケースが少なくありません。

理由としては、ベテランは説明会だけでなく、その後のことも考えて厳しいことを言っているからです。

しかし、経験の浅い人事は説明会の事だけを考えて、夢を与える言葉を多く使ったり、また年齢も近いため学生に親近感をもたれやすい傾向があります。

その結果、当初は学生から人気になっても、選考中に理解不足で落ちたり、辞退につながってしまうケースも少なくないのです。

このように、オンライン説明会が日常になっていく中で、今までは無かった課題なども出てきているのです。

それでは、その問題点をどのように解決していったらいいのか、解説していきましょう。

3:解決策

問題点1のオンライン説明会によって伝わりづらくなった点についても、だからこそオンライン説明会ならではのクオリティーを高めていくことが改善策になります。

また、問題点2についても、本質としては「厳しいことを言っても、学生から認めらえる説明会」を行っていけるようにしていくべきです。

つまり、大きなポイントは組織の状況を悪くせずに説明会を良くしてくことです。

このポイントが非常に重要になります。

ここではオンライン説明会のクオリティーを良くしながら、あくまで組織を悪くしないようなポイントを解説していきます。

解決策1:オンラインの機材の見直し

特に重視すべきは照明の明るさです。「そんなことで良くなるの?」と思われるかもしれませんが、実はこれだけでも大きな違いが出ます。

さらに意識をしていただきたいのが第一印象です。

対面であればスーツの良し悪しなど学生には中々わからないため差が付きづらいですが、オンラインでは暗い場所で撮ってしまうと暗い印象がついてしまいます。

パソコンに付いているマイクを使い、照明も適当な場所で行っても説明会自体は成立するかもしれませんが、当然あまりいい印象にはならないでしょう。

説明会で明るくていい印象を与えるためには、人事の態度なども重要ですが、機材の見直しも必要不可欠です。

その中で一番コストパフォーマンスが高いのが照明になっています。

人事の方が説明会をやっていく中で、会社から支給されたiPadやPCだけでやってしまうケースが多いのではないでしょうか。

当然できなくはないですが、印象を良くしていくということを考えれば、機材の改善は考慮すべきだと言えるでしょう。

もちろん、プロ人事に相談頂ければ、機材の選定などもさせて頂きますし、購入などの手続きも工数が掛かりますので、私たちのオススメの機材をセットにしてコンサルティングプランに含めご提供することも可能です。

ぜひ、ご活用ください!

もし、自社で購入されたい場合には、できる限り「白昼色」の照明で明るさの強さを選択できるものを選びましょう。

撮影用の照明などがあるので、そちらを選んでも良いでしょう。

また、便利ポイントとしては、「設置しやすいもの」を選ぶと良いでしょう。

解決策2:目線

オンライン説明会において、ついやってしまいがちなのが、印刷した手元の資料を見てしまうことです。

ちらっと見るのは問題ありません。しかし資料をずっと見てしまっては目線が下がり、相手のことを見ていないような印象になってしまいますので注意が必要です。

さらにポイントとなるのは、画面上の相手や自分の映像ではなくカメラを見るように癖づけていきましょう。

このあたりは慣れも必要になります。

ちなみに、我々の育成コンサルティングプランではこのあたりもしっかりと改善させていただきますので、ご安心ください。

こちらも社内だけでやっていきたい場合には、録画をし、何度も振り返って見る事やカメラの近くにシールを貼って、そこを見る事を意識付けさせるようにすると改善しやすくななります。

解決策3:笑顔

オンライン説明会であれば、当然感染リスクはありません。

そのため、マスクなしでオンライン説明会を開催しても、本来であれば何ら問題無いはずです。

しかし、いくらオンライン説明会であっても同じ部屋に他の社員などがいればマスクを着用しないといけないこともあると思います。

或いは、マスクなしだと「感染対策をしていない会社では?」と思われるのを防ぐためにマスクをしているケースもありました。

とはいえ、対面で行わないオンライン説明会ですからマスクはしなくて問題ありません!

たとえば、他の社員が同じ部屋にいるならばマスクをしたほうが良いという問題については、そもそもそのような状況にならないように対策をすれば良いだけの話なのです。

つまり、会議室を取ったり自室で他に誰もいないような環境を作り、顔が見える形でオンライン説明会を行いましょう。

マスク無しでオンライン説明会を行う際には、笑顔を意識して行っていきます。その際には通常の説明会より大きな笑顔を意識して行っていきましょう。

自身の説明会の動画をなどを撮影して、振り返ってみて頂ければわかると思いますが、思ったより笑顔の印象が薄いのではないでしょうか。

オンラインでは笑顔が少なくなってしまったり、実際に笑っていても笑顔が伝わりづらくなってしまいます。

理由としてはどうしても、対面ではなく画面上なのでコミュニケーションも平坦になってしまいやすいのです。

だからこそ、笑顔はとても重要です!

笑顔は心理学の効果で言われる好意の返報性に関わってきます。

この好意の返報性というものは人から好意的なものを示された場合はポジティブな感情を抱きやすくなるというものです。

つまり、伝わる笑顔を意識した結果プラスの評価に繋がっていきます。

そのため、オンライン説明会では通常以上に笑顔を重視していきましょう。

解決策4:話し方

話し方もオンライン説明会では重要です。

話し方とは「声の抑揚やトーン、メリハリや音量」など、とにかく話しを聞いている人が単調に思われないように話す事です。

具体的には、しっかりと伝えたいときには声を張って抑揚をつけていきましょう。

常に声を張るとうるさいだけのイメージになるので、メリハリが重要になります。

これを見ても「当たり前では?」と思われるかもしれませんが、対面の説明会以上に抑揚が大事であると、伝えたいのです。

というのも、オンライン説明会では生の声でなく、スピーカーやイヤホンを通して相手に声が伝わります。

その場合、当然ノイズ等が混じってしまったりしますし、スピーカーやイヤホンを通した声だと抑揚が消えてしまうことが少なくありません。

だからこそ特に伝えたいキーメッセージは埋もれないように前後に空白を入れたり、わかりやすくトーンを上げるなどの工夫をしていきましょう。

解決策5:ボディーランゲージ

対面では自然と行っていたボディランゲージですが、オンラインでは適当になっているのではないでしょうか。

「いや、やっているけどなー」と思われるかもしれません。しかしオンライン説明会では同じボディランゲージをしていても、相手からみれば画面の中の出来事なので、どうしても相対的に小さく見られます。そもそもオンライン説明会を座りながらやっているとどうしてもボディランゲージに意識がいきづらくなります。

ボディランゲージができていないという方は是非立ってやってみてほしいです。

立つだけでボディランゲージのしやすさが大きく変わってくるでしょう。

キーのメッセージの時には特にここでお伝えした手法を総動員していきましょう。

目線と笑顔を意識してしっかりとしたトーンでボディランゲージも交えていきます。

ハンディになっていますがライバル企業も同じなので、自信を持ってやりきることを意識しましょう。

最後にオンライン説明会で発生していた「組織面の問題」についてを避けるべき手法を解説していきます。

具体的には、ベテランの人事担当者が学生から低い評価を受け、経験の浅い人事担当者が学生から受けが良い点について、どのように管理職や人事部として捉えていけば良いのかを解説します。

4:避けるべき手法:学生からの評価の高い人を厚遇しすぎる

やはり、「学生から評価の高い人」を厚遇しすぎるのは良くありません。

明確に組織の状況を悪くしてしまうこともあります。

例えば、日常的に360度フィードバックを取り入れているなど、悪いフィードバックも共有が当たり前になっている組織であれば、まだ受け入れられる土壌はあります。しかしそうでない場合には、あまり評価の高い人を厚遇してしまうと評価の低い人からの反発があるでしょう。

そもそも学生からの評価が高いということは「説明会の段階で綺麗事ばっかり言って学生に媚びてもその後の辞退などにつながる」などと否定的な意見が出る可能性がありますので、特に年次が高い人の評価が低い場合には特に注意が必要でしょう。

5:まとめ

いかがだったでしょうか。

今回挙げさせていたような取り組みは基本的なものですぐに取り組めるものも多いため、ぜひ取り組んでみてほしいと思います。

ただ、わかっていても中々できない部分もありますので手が届かない部分に関しては是非我々にご相談ください。

我々はオンライン説明会に特化した様々なメニューを用意しています。

またこのような説明会の研修に関しては、資料のブラッシュアップなども一緒にやらせていただくことも可能です。

単にオンライン説明会の改善策を提示するのではなく、会社ごとにどうすればいいのかの提案や説明会資料のブラッシュアップも可能になっていますので、そういった点もお気軽にご相談ください。

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この記事の監修者

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