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【人事が作っていませんか?】合同説明会の資料をプロのコンサルタントに外注するメリットとは?

合同説明会に使用する資料をプロのコンサルタントにアウトソーシングするメリットについて解説

早速ですが、合同説明会や単独説明会などの、人材の採用に関する資料のクオリティに満足していますか?

資料の質を上げることは説明やプレゼンの質を上げることと共に、説明会全体の質を上げると、応募者の増加や意向醸成につながります。

特に合同説明会や単独説明会などの資料の印象で応募者からの心象が大きく異なるため、しっかりとデザインされた資料を作っていくとよいでしょう。 

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目次

1.説明会の資料は非常に重要である

まず初めに

この記事では、説明会の資料作りは、採用のプロに依頼した方がいいと言う旨だけでなく、我々採用のコンサルティングサービスの会社がデザイン部隊も持っており、説明会の資料作りの御依頼も承っておりますのでそのサービスの紹介をしていきます。

さらに、「本当に高いクオリティの資料が作れるかどうかを判断したい」という方に対して、説明会用の資料をブラッシュアップするにあたってのノウハウを公開します。

この資料で我々の資料作りのクオリティーをご覧頂ければと思います。

アンケート結果*1によれば就活生の25%は説明会で資料を重視すると回答しており、資料そのものを重視する人はとても高い傾向です。

また、合同説明会などの場合、資料を見比べて次のステップに進むかどうかを検討する学生も多く、資料の重要性は高いと言えます。

また、リクナビの調査によれば合同説明会に行ってよかったと答えている学生の6割以上が企業理解を深められたことを理由として挙げており、理解に直結する説明と資料の重要性が伺えます。

1*の調査結果

https://and-l.jp/magazine/company-information-session/

https://job.rikunabi.com/contents/seminar/5920/

https://hrnote.jp/contents/b-contents-saiyo-kaisyasetumeikai-20190829/

近年では、新型コロナウイルスの影響によって、Webでの説明会も一般化してきており、さらに説明会の資料の重要度は高くなっています。

というのも、従来のようにface to faceで対面でのコミュニケーションによって情報を伝えられていたものが、ウェブ説明会になることで、情報の伝達が難しくなるという点を踏まえると、説明会の資料のクオリティーが重要となります。

まとめるとこの2点の観点から説明会の資料が重要であると言えるのです。

2ポイント
  • (1)応募者の理解土を向上させるため
  • (2)応募者の会社に対する印象を良くさせるため

ここまでで、説明会の資料のクオリティーを上げるべきであるという点はご理解いただけたのではないかと思います。

では次に、具体的にどのように説明会の資料のクオリティーを上げられるのかをご紹介します。

2.説明会資料を外部に委託するメリット

説明会の資料はほとんどの企業で人事が手作りしてるケースが多くなっています。

これは、中小企業だから自社で作っているというだけでなく、大手企業であっても説明会向けの資料は自社の人事が作っているケースが多くなっています。

しかし、結果につながる採用をしたいのであれば、断然、外部の専門家に加え、デザイナーも取り入れた上で作成した資料を使うことをおすすめします。

では、具体的に、外部に委託するメリットをご紹介します。

外部に委託するメリット1:採用のプロのノウハウを入れられる

メリット

ちなみに、我々はこの記事で解説している説明会資料の作成代行を承っています。

ただ、我々は説明会資料の専門の代行業者ではありません。

我々の本業は、採用のコンサルティングサービスの会社となっており、過去の事例から培ったノウハウを注入したりKPIの改善などと組み合わせて資料の改善業務も行っていくことが可能となっています。

また、資料の専門の代行業者ではありませんが、当然、資料の作成においてもプロのノウハウを有しており、社内の採用のコンサルタントとプロのデザイナーが連携して、資料制作に取り掛かりますので、単なる企業の印象値を良くするだけでなく、その先の応募や選考のことも頭に入れた上で、会社の魅力をアピールしつつミスマッチにつながらないような資料の作成を行うことができます。

しかも、資料制作の依頼だけでなく、同時にコンサルティングの依頼も組み込むことでサービスの中で追加コストをかけずに質の高い資料をプロに依頼することができます。

外部に委託するメリット2:マンパワー不足を解決できる

メリット

説明会には複数の企業が集まって行う【合同説明会】と自社だけで行う【単独説明会】があります。

多くの企業では、合同説明会と単独の説明会で内容は近いものの、合同説明会(約15分~20分)と単独説明会(約1時間~1.5時間)では時間の違いもあるため、それぞれ異なる資料を用意しています。

これだけで2種類のものありますが、実は合同説明会や単独説明会の内容に関して資をカスタマイズしていくとさらに効果的であると言えます。

しかし、現実的には、そこまでの工数を掛けるのがマンパワー面からみても難しいケースがあります。

だからこそ、専門のプロに任せることで、自社ではマンパワーが足りずにできていなかったことを、効率的に行うことが可能になるのです。

外部に委託するメリット3:外部の客観的な目線を入れることができる

メリット

人事が作る資料では、効率のために過去の資料を踏襲することが多くなります。

その場合、どうしても自社の資料しか比較対象がないので、視野がかなり狭くなってしまっているケースがあります。

プロのコンサルタントを活用することでその中身のブラッシュアップも行えます。

効果的な対策を行うためには、採用競合企業がどのようなプレゼンを行っているのか、自社が採用したいと考えている学生はどういった内容に魅力を感じるのか、などを調査分析する必要があります。

その上で、他社と比べて、負けていない資料になっているのか、自社の採用したい学生の魅力に感じる内容になっているのかを検討した後、漏れている要素を加える必要があります。

自社で資料を作成した場合は、他社との比較などの点で伝え切れていないケースがあるため、外部の専門家が入ることで、社内ではなかなか気づきにくい魅力を訴求していくことができます。

外部に委託するメリット4:デザインの改善を行える

メリット

外部のプロを活用する最大のポイントはデザインの改善が出来る点です。

やはり、説明会の短い時間の印象を良くするためには、「デザインの力」が欠かせません。

しかしながら、自社の人事のよるデザインではどうしても限界があります。

だからこそ、プロデザイナーの力を取り入れていきましょう。

我々は、デザイン会社ではありませんが、社内に専門のデザイナーがおり、そのデザイナーが資料の作成しますので、見た目のデザインを大幅に改善することで、中身だけでなく見た目の面でも他社に大きく差をつけることができます。

ちなみに、デザイン力について確認されたい場合には、ぜひ、我々のホワイトペーパーをダウンロードしてみてください。

その辺のデザイナーではなく、プレゼン資料のデザインに特化した経験を持つデザイナーが作成していますので、そのクオリティーには、自信をそのもっており、オススメできます。

3.こんな悩みを抱えていませんか? 〜説明会後に応募辞退する学生たち〜

悩み

説明会での課題として大きいのは、説明会に参加した学生がその後、選考に進んでくれないというケースでしょう。

学生は説明会に参加したあとに選考を辞退することもあり、その割合は多くて3割、少なくて1割ほどと言われています。

また辞退しなかったとしても連絡がつかなくなるケースもあり、説明会でいかに学生にいい印象を与えつつ応募の辞退に繋がるような悪いイメージを抱かせないかがポイントになります。

以下の調査データ・アンケートから、実際に説明会を受けてから選考辞退した学生の本音の部分を見ると興味深いことがわかります。

説明会からの辞退の理由として最も多いのは【仕事内容】、次に【雰囲気】、そして【成長機会】と続きます。

この傾向は会社の規模などによって大きな違いはありません。

ここでのポイントは「本当に学生は企業を正しく理解した上で辞退しているでしょうか?」という点です。

なんとなくで辞退している学生はいないでしょうか?

例えば、【仕事内容が合わなそう】【会社の雰囲気が合わなそう】など多くの「イメージ」や「想像」で辞退しているのではないでしょうか。

なんとなくのイメージが学生に辞退という決定的な行動をさせてしまっているとすれば、そのイメージを変えることが出来れば辞退の数を大きく減らすことができます。

例えば「社員の雰囲気が合わない」という辞退理由に関して30%強の学生が挙げていますが、この判断は全ての社員に会ったわけでもなく、目の前の人事の性格やキャラクターだけで行われています。

人事の人柄に影響を受けるのは仕方がない部分もありますが、このように原因がはっきりしていれば、それによる辞退を減らすことは可能なはずです。

属人的な要素はプラスにもなりますがマイナスにもなる非常に微妙な要素なので慎重に戦略を練る必要があります。

ただし、人事の人柄を改善しようとしても、すぐにはできるものではありません。

だからこそ、説明会の資料のブラッシュアップによって資料面からその雰囲気を醸成していく手助けをしていけば良いのです。

資料から他の社員の雰囲気が伝われば、辞退を防げる可能性も上がります。

そういった意味で、プレゼンテーションを行うなど、学生に接する時間の長い人事と、そこで配布する資料は両輪として補完的に高めていく必要があります。

4.どのような資料作りをすべき?プロが教える説明会資料の4つの作り方ポイント

ポイント1:採用競合を意識する

ポイント

まず、はじめに押さえるべきポイントとして、採用競合を把握しておくことは非常に重要です。

この採用競合とは、単にビジネス上の競合他社だけでなく、別の業界の企業でも、人材の採用において競合する可能性がある企業を指します。

採用競合になり得る企業対策のためのスライドは、「負けない」説明会を行うためにも、説明会のプレゼンやその資料に必ず入れておかないといけないものの1つです。

当然ながら、優秀な人材は多くの企業から優秀と判断され、多くの企業から内定をもらうため、内定を出した後は他社との比較で勝ち負けが生まれます。

その時に他社との差別化を図ることが重要になります。

だからこそ、資料作りの段階からしっかりと採用競合を意識した資料作りをしていくのがポイントです。

特にクロージングなどのフェーズにおいて、そこで初めて伝えた新しい情報よりも既に渡している資料にクリティカルな情報があった方が応募者にとっての安心感に繋がるため、資料作りの点は非常に意識をしていきましょう。

ポイント2:次の選考に進みたくない理由を潰す

ポイント

合同説明会の一番の目的は次のステップに進んでもらうことです。

その意味では、無闇やたらとブラッシュアップするのではなく、次の選考に【進みたくない理由を潰す】、【進みたくなるような理由を付加する】という2つの観点での資料作りが大事です。

進みたくない理由を潰すことに関しては「自分のやりたい仕事と違いそう」「社員の雰囲気や社内の文化が求めるものと違いそう」などの主だった理由を1つにつきスライド一枚以上を使って潰しましょう。

「仕事内容に関するギャップの潰し方が分からない」「学生によって求めるものは多様だから潰せないのではないか」という風に思われる方が多いですが、学生の求めるニーズをしっかり言葉にしてキーワードとして盛り込み、根拠を追加することで、辞退者は減ります。

具体的な手法としては、マイナビなどの人材系企業が毎年行っているアンケートを参考に例えば「楽しく働きたい」というポイントであれば、社員全員に「楽しく働いていますか」というアンケートを取ってみたり、楽しく働いている人にインタビューを行いフォーカスするなどの対策が有効です。

ここで大事なのは、本質的ではないと思われるかもしれませんが、論拠の説得性ではなく学生に対して「なんとなく楽しく働けそうだなあ」と思わせることです。

先程も説明しましたが、学生は希望していた仕事内容と違うから辞退するのではなく「なんとなく」違いそうだから辞退しているのです。

ですので、なんとなく楽しく働けそう、と思わせることでもいいのです。

薄い根拠でもいいので、あらゆる根拠からその要素を補強してあげることで説明会での目的は十分に果たされます。

そのあと面接等でそのポイントに説得力を持たせていきましょう。

ポイント3:次の選考に進みたくなるような要素を付加する

ポイント

行きたくなくなるような理由を潰すことに比べて、行きたい理由となり得るポイントを生み出すのは非常に難しいです。

ただ、この場合も採用競合の対策が有用です。

採用競合の資料やプレゼンをチェックしてそこで押し出されているポイントをカバーするような資料を作ることは一つのやり方として有効です。

我々に依頼して頂ければ、独自の調査方法によって我々は他社のスライドを独自に研究して製作することも可能ですので、是非、お申し込みください。

こういった観点での改善ができるものこそが、本当のプロの採用コンサルタントだと言えるでしょう。

ポイント4:学生目線を意識する

ポイント

学生が知らない言葉や、学生にとって難しすぎる内容にはせずに、彼らの言葉を意識しましょう。

「やらなければならない」や「伝えたい」という会社側視点の感覚でやってしまうと学生には伝わりません。

学生の目線に立ち、この話を聞いたら辞退するだろうなというポイントがあれば、それを先に潰しましょう。

5.資料のブラッシュアップだけじゃない?プレゼンター改善のすすめ

説明会の改善に課題をお持ちであれば、説明会資料のブラッシュアップだけでは片手落ちです。

その際に是非取り組んでいただきたいのが、会社説明会のプレゼンター(プレゼンする人)のブラッシュアップです。

ブラッシュアップ

例えば、実際に同じ内容をプレゼンしたとしてもプレゼンターによって大きく魅力に感じるかどうかの率は変わってきます。

また、聞き手に与える印象は決して先天的なものではないため、話し方や伝え方を工夫することでクオリティが大幅に変わってきます。

具体的に、我々、採用のコンサルティング会社に御依頼いただければ、人事の方の代わりに説明会を行う【採用代行】や人事の方のプレゼンの育成を行う【採用研修」の両方が可能ですのでぜひお任せください。

「印象の良かった説明会」「印象の悪かった説明会」
社員が魅力的だった(49.1%)社員の態度が悪かった(27.0%)
就活生の対応が丁寧だった(46.6%)社員のプレゼンテーションが分かりにくかった(26.6%)
さまざまな社員の話を聞けた(43.4%)不要な話しを長々とされた(24.7%)
セミナーの雰囲気が和やかだった(40.8%)社長や役員の印象が悪かった(23.9%)
社員同士の人間関係が良さそうだった(36.1%)セミナーの段取りが悪かった(22.0%)
質疑応答の時間がきちんと設けられていた(32.6%)セミナーが堅苦しい、暗い雰囲気だった(19.7%)
会社の強みと弱みもありのまま説明(28.8%)HPを見れば分かるような内容だった(19.6%)
HR NOTE
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例えば「社員の態度が悪かった」というのは非常によくある選考辞退の理由です。

態度

企業からすれば、態度が悪いというと上から目線なイメージですが、実は学生としての態度の悪さはもう少し広い概念です。

そのため人事が良かれと思って接した結果態度が悪いと言われることもあります。

例えば、フランクに学生に接するがあまり、態度が悪いということで辞退されるケースもありますが、一方でフランクに接する事でその社員が魅力的だったという理由で入社を決めるケースもあります。

このように一概ではありませんが、結局の所、自社の採用したいターゲットと相性の良い人事の見せ方を研修で得ていくことが非常に重要です。

我々であれば、単に教科書に載っているようなマナー講師のような画一的な人事を生み出す研修ではなく、採用のプロとして、自社の採用したい人材に響く魅力ある人事の育成やアピールの仕方について研修する事ができます。

本当の採用のプロの研修を是非お試しください!

6.ウェブ対応の説明会資料に関して

2020年に発生した新型コロナウイルスの影響もあり、ウェブ説明会を行う企業が増えています。

ウェブ説明会では、対面でない分、表情や手振りで分かりづらい部分もあり、通常の対面説明会より伝わりにくいことが多いです。

一方で、多くの企業が対面説明会と同じ資料でウェブ説明会をしてしまっています。

対面説明会の資料と同じにせず、ウェブにはウェブの利点もあるため、ダウンロード用のコンテンツや動画を用意するなどの観点を入れつつウェブ説明会の資料を一新していただきたいです。

コンサルが入らせていただく場合にはこのようなポイントを含め、対応を全面的にブラッシュアップします。

プロ人事

説明会の資料は軽く見られがちですが、資料やプレゼンの見直しによりその企業への印象を大きく改善することで、実は内定の承諾率などにも影響があります。

今回の記事では主に説明会資料のブラッシュアップにおけるノウハウを公開しましたが、ここに書いていないノウハウや、説明会におけるプレゼン内容あるいはプレゼンテーターの改善方法もありますので説明会の資料でお困りの企業様は、当社にお気軽にお問い合わせください。

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この記事の監修者

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