口説き面談・オファー面談のやり方、質問内容、きちんと理解できていますか？

今回は、優秀な人材に内定承諾をしてもらうための強力な手法【内定者面談】【オファー面談】の実施方法について解説します。

これらの面談は会社により呼び方は異なりますが、「口説き面談」「条件面談」などとも呼ばれます。

どちらも内定後に行われる面談を指す言葉です。

応募者は、内定が出るまでが就職活動や転職活動の山場、ひとつのゴールだと考えています。

しかし、人事は内定を出した後が本番です。

「内定を出した後、応募者が本当に入社をしてくれるかどうか」が最大のポイントになるのです。

多くの企業では内定を出した後、応募者から「内定承諾」か「辞退」かを返答する期限を設定し、あとは待つだけのケースがほとんどです。

プロ人事では連絡を待つだけなく、入社を促す取り組みとして、内定を出した後に応募者とコミュニケーションを取る【口説き面談】【オファー面談】の設定をオススメしています。

今回の記事では、口説き面談・オファー面談の重要性から、具体的な質問内容まで解説します。

準備の手順や、やってはいけないNGポイントも補足しますので、下記にひとつでも当てはまる方はぜひ最後まで読んでみてください！

プロ人事では口説き面談・オファー面談の改善・代行も行っています！

1.内定承諾率の重要性

現在、日本において優秀な人材を採用することは非常に難しいと言われています。

そこで、人材採用の戦略を立案する際にKPI分析を行う企業が多くなっています。

KPIとは、Key Performance Indicator（重要経営指標）のことで、人材採用におけるKPIというのは以下のように定義づけされることが一般的です。

応募（エントリー）→書類選考→一次面接→最終面接→内定→内定承諾

前述の通り、応募者のゴールは「内定」ですが、人事のKPIゴールは「内定承諾」です。

下記は多くの企業で使われている採用までのフローです。

選考の回数などについては、会社独自によって異なりますし､その間に適性検査などを要求するケースもあります。

選考フローについては一概に言えるものではありませんが、このようなフェーズを経ていくという考え方はどのような企業でも大きな差はないでしょう。

話は少し変わりますが、求人応募者に入社してもらうため、入社率を上げるためには「内定承諾率を上げること」が必須です。「内定承諾率を上げる」ための効果的な手法は「内定承諾者を増やす」ことです。

では、内定承諾者を増やすためにどうしたらよいのかというと、内定者を増やすことが重要になります。

そして、内定者を増やすためには最終面接参加者を増やすこと、最終面接参加者を増やすためには……のように、人材採用戦略KPIの逆から考えることが重要です。

「応募（エントリー）」を増やすことが近道だと考えられますが、これらを底上げしようとすると求人広告の費用などが上がってしまうリスクもあります。

それ以外にも、書類選考や面接の通過者を増やそうとすると、結果としては選考基準を甘くすることになるため、現実的になかなか受け入れられるものではありません。

しかし、内定承諾者を増やし、内定承諾率を上げることは、社内の取り組みで可能になります。選考基準を甘くする訳でもないので、社内の理解を得やすいでしょう。

承諾率さえ上げれば、採用基準を変えず、莫大な求人広告費用もかけることなく、結果的には採用人数を増やすことができます。

つまり、採用人数を増やすための最も効果的な方法が「内定承諾率を上げること」で、そのために自社でできる取り組みが【内定者面談】【オファー面談】なのです。

2.内定者面談・オファー面談とは

内定承諾率を上げるには

内定承諾率を上げるためには、【選考中の対応】か【内定後の対応】に尽力することが必須です。

本来であれば､【選考中の対応】と【内定後の対応】両方の改善が重要です。

しかし、【選考中の対応】は面接の中身の変更であったり、様々な求人の募集要綱やツール、広告の変更が必要になります。工数が非常に増えるため、すぐに、簡単に取り入れることはできないでしょう。

ですが、【内定後の対応】の改善だと、応募者全員ではなく内定を出した人に集中して対応できます。追加の費用がかかるわけでもないので、非常に効率的な対応だと言えるでしょう。

こういった面からも【内定後の対応】として、応募者と面談、コミュニケーションをとる「口説き面談」「オファー面談」をおすすめしています。

もちろん、私たちプロ人事では【選考中の対応】の改善に取り組む支援も行っています。

具体的には、面接の質を改善し、自社に魅力に感じてもらえるようにする【面接官トレーニング研修】を行っています。興味のある方はぜひお問い合わせください。

この記事では、面接官トレーニングの内容ではなく「内定後のオファー面談について」を解説するため、面接官トレーニング研修については割愛します。

面接官トレーニングに興味のある方は、網羅的にかつ徹底的に解説している記事があるので、ぜひ併せてご覧ください。

口説き面談・オファー面談とは

それでは、改めて本題である「口説き面談」「オファー面談」について解説します。

まず、かなり基本的な内容であり、理解されている方も多いと思いますが「面談」について再確認しましょう。

面談とは、選考要素のない出会いの場です。

面接と言葉は似ていますが、面接は選考要素があるものと定義されるため、中身はまったく異なります。

選考要素のない面談の中でも【内定を出した後】に行い、入社をしてもらうことを目的とした面談を「口説き面談」「オファー面談」と言います。

応募者に伝える際は「オファー面談」の方が適しています。

一方で、人事内でコミュニケーションを取る際には、応募者を口説くという意味で「口説き面談」と呼ぶケースもあります。

「口説き面談」「オファー面談」の内容は、明確に定められているものではありません。

口説き面談を導入している企業により、やり方は様々です。

実際、弊社がアドバイスさせていただける企業様でも、応募者によって口説き面談の内容を変えるようにしています。

しっかりとポイントを抑え､内定者が自社に魅力を感じられる面談にする必要があります。

面談をしたからOKではありません。しっかりと準備を行うことが重要です。

次に「口説き面談」「オファー面談」の準備を進めていく上で重要なポイントを解説します。

3.口説き面談・オファー面談で重要な5つの質問内容／伝えるポイント

「口説き面談」「オファー面談」が、入社の承諾に向けて非常に重要だと解説しました。

次は､「口説き面談」「オファー面談」で重要なポイント5つを解説します。

ポイント１：口説き面談は「内定を先に出す」

当たり前ですが、内定を出さずに「口説き面談」「オファー面談」はありえません。

「内定を出すかどうかを悩んでいるので、一度面談をしたい」と考えてしまうケースもあるでしょう。しかし、採用を成功させたいのであれば、やらない方が賢明です。

結論を言えば､基本的に先に内定を出すべきであるといえます。

また、内定の出し方も重要です。

口頭で伝えるだけでなく、文面で「内定」の証拠を渡しましょう。

「内定」と口頭で言われても証拠がない限り、内定をもらえたと心から安心できないためです。

安心しきれない応募者は「万が一､落ちたときにも自分の心が傷つかないようにしよう」という気持ちが働き､実際にその会社で働くイメージを膨らませて考えきれないケースもあります。

そうなってしまうと、せっかくの「口説き面談」「オファー面談」も台無しです。

じっくりと事前に入社後のイメージを考えたり、質問を考えてきてもらったりすることが「口説き面談」「オファー面談」の質にもつながります。

質の高い面談をするためにも、内定の証拠を面談の数日前には送りましょう。

証拠を送る際の項目は「あなたは正式に内定です。条件は〇〇です。」「本日から〇日間内定は有効です」などが良いでしょう。

ちなみに、「基本的に内定を先に出しましょう」の「基本的」には理由があります。

応募者が他に受けている会社の選考結果が出ていないケースでは、内定を先に出さない場合もあり得るからです。

例えば、他の会社の選考結果によって内定を出すかを決めたい、結果次第で新たな条件を提示したいなどが挙げられます。

このような場合でも、我々としては基本的には内定を先に出した方が良いと考えています。

どうしても他社と条件揃えたいなどの場合には、次に解説する「条件を事前に伝える」という大切なポイントを破るとしても、あえて条件を伝えない方法などがあります。

しかし、内定である、最終面接に合格したことはなるべく早く伝えましょう。

ポイント2：「金額・年収条件は面談で説明します」はNG

中途採用の場合、月給や年収などの細かな点を「面談でじっくり話したい」として、事前に伝えないケースがあります。

「口説き面談」「オファー面談」で深い話をするために、応募者に前もって条件について考えてもらう必要があります。そのため、条件は事前に伝えておくべきでしょう。

特に、年収が入社の決め手になった・年収にこだわりを持つ候補者には、「年収600万円が希望」というような曖昧な条件ではなく、細かな部分まで考えてもらう必要があります。

「その年収は手取りなのか、賞与を含んでいるのか、月収で考えると最低月収どこまで許容できるのか」のように、かなり細かく話すことが大切だからです。

実際に稀にあることですが、「年収600万円」と年収の希望に合致していても、「賞与の比率が高すぎる」と言って辞退してしまう応募者が存在します。

そのため、応募者に細かく考えてもらうことを促す必要があるのです。

一方で、年収条件を伝える際は非常に慎重に行う必要があります。

なぜなら「内定」と一回伝えた後で、年収を上げることはなかなか難しいからです。

先に年収条件を伝える場合は「年収についてしっかりと考えてきてほしい」と伝えましょう。そうすれば、面談で条件について最終のすり合わせをしたい場合でも問題はありません。

年収など事前に条件を伝え、内定・口説き面談の際に話し合えるようにしましょう。

「口説き面談」「オファー面談」で年収を伝え、応募者から「それでは、その条件で検討してまた連絡します」と言われてしまってはいけません。

その場で「この条件であれば入社する」くらい、事前に応募者を”握れている状態”がオファー面談の理想の状態といえるでしょう。

もちろん、なかなかそこまで握れている状態を作ることは簡単ではありません。

握れている状態を作りたい方には、プロ人事が握るためのノウハウをお伝えいたします。すべてお任せいただいてもかまいません。まずは簡単にご状況を教えてください。

次は応募者を”握れている状態”にする方法の一つ、想いを伝えることの大切さを解説します。

ポイント３：なぜ内定を出したのか、その想いや期待を詳しく伝える

内定を出した理由や想い､期待値を伝えることは、非常に大切にするべきだと言えます。

理由は単純で、言われた候補者が嬉しい気持ちになるためです。

内定を出した理由や想い、期待値を伝えることについて、人事の方によっては「あまり伝えても意味がない」と思っています。

そもそも伝えていないこともあれば、事務的に伝えてしまっているケースも一部あります。

応募者の性格によっても異なりますが、「自分をどう思ってくれたのか」や、企業にどれくらい期待してもらえているか、熱い思いがある企業なのかを重要視している方も多くいるのです。

「想い」を重視している方は、多少条件が悪くても、「強い想いを持つ会社」を入社先として選びます。

想いを重要視している応募者に熱い想いや内定の理由、期待値を伝えられれば、それだけで大きなアドバンテージになるでしょう。

具体的には、過去のその応募者を面接した面接官からヒアリングしたり、面接官から内定を出した理由や想い､期待値を伝えると候補者の気持ちも高まります。

ポイント4：仕事の内容を伝える

多くの人事や面談の担当者は、「仕事の内容は求人票に書いてある」と思われています。

確かに求人票には書いているのですが、せっかくの面談の機会で特に伝えてほしいことがあります。

単なる仕事内容ではなく、「応募者のこれまでの経験を踏まえて、どのような仕事をしてほしいのか」です。

つまり、応募者にあわせた仕事内容を、期待値も含めて伝えるのです。

「○○さんには最初にこの業務をやっていただいて、うちの仕事内容をしっかり理解していただきたいと思います。その後は今の○○の経験を活かして、○○をしてほしい」というように伝えましょう。

このように、応募者ごとに「その人のための言葉」を伝えることで、応募者の納得感も上がり、内定承諾率も上昇していきます。

ポイント5：仕事の課題を伝える

5つ目は、「口説き面談」「オファー面談」の場面で、あえて課題を伝えることです。

課題とは、応募者自身の課題も含まれますし、新しくジョインしていただく組織やチームの課題などもあります。

一見するとネガティブな要素でもある「課題」を伝えることで、自分に何が足りないのか、どうすれば良くなるのかをイメージ出来るようになります。

課題点を伝える際に重要なのが「伝え方」です。

「○○さんは、お客さんに尽くす観点が非常に優れている方だとお見受けしています。強みではあるのですが、反対に、当社の仕事内容ではお客さんに尽くしすぎてしまい、厳しいことを言えない点に苦労されるのではないかと思っています。」

このように、課題を伝えるだけではなく、良い点も一緒に伝えてください。

内定承諾率が上がるだけではなく、就職後の離職率を抑えることにもつながります。

4.口説き面談・オファー面談の準備

 次に実際に「口説き面談」「オファー面談」を行う際の準備について解説します。

面談の条件・定義を決める

まずは、会社として「口説き面談」「オファー面談」を誰が行うのか、どのタイミングで行うのかなどの、定義を決めましょう。

弊社のおすすめは、全内定者に「口説き面談」「オファー面談」を行うことです。

一部の会社では、応募者から要望が出た場合にのみ「口説き面談」を設定するケースがあります。

しかし、応募者が「口説き面談」「オファー面談」があること自体を知らない可能性も十分に考えられます。

実施した方が双方にメリットがある面談なのに、存在を知らないがゆえに希望してもらえないのです。

だからこそ、「全内定者に面談をする」と決める方が良いでしょう。

他社選考のスケジュール把握

次にすべきは他社選考のスケジュールの把握です。

他社にスケジュールで遅れを取ってしまっている場合には、「口説き面談」「オファー面談」を行うことで他社に内定者を奪われてしまいます。

具体的に、どのように他社のスケジュールを把握すれば良いのか。それは直接応募者に聞くことが最善だと言えます。

「他社の選考状況、スケジュールって大丈夫ですか？」

「もし、他社選考が進んでいて、早く返答を出してくれと言われているのであれば、こっちも急ぐことができるから教えてね」

と、とてもシンプルな質問で大丈夫です。

基本的に、転職活動・就職活動を何度もしている人はあまりいません。こちらから質問をしない限り、スケジュールを共有してくれる人は少ないでしょう。

「他に選考が進んでいるなら先に言ってくれたら、オファー面談の日程も調整できたのに…」なんて、後から悔やんでも元も子もありません。

悔いを残さないためにも、事前にスケジュールを確認しましょう。

誰を面談者にするのか決める　　

次に、誰を面談者としてアサインするのかを決めます。

誰が面談するのが一番効果があるのかを考えてアサインすることが重要です。

「口説き面談」「オファー面談」をしているものの、形式的になっていて、特定の人が実施している場合もあるでしょう。

確かに効率を考えれば、特定の人が行う方が良いでしょう。

しかし、応募者によって悩みや不安、質問は異なります。

例えば応募者が、会社の将来性や方針に悩んでいるのであれば、経営陣をアサインした方が良いでしょう。

働き方や雰囲気、マネジメントに悩んでいるのであれば、予定配属先の上司に面談させることをおすすめします。

面談者の選択肢をいくつも持てれば、応募者の悩みを解決してくれる、効果的な人をアサインできます。

改めて、「口説き面談」「オファー面談」に必要な準備をまとめます。

・面談の条件・定義を決める
・他社選考のスケジュール把握
・誰を面談者にするのか決める　

効果的な「口説き面談」「オファー面談」にしていきましょう。

5.面談当日の流れ

次に面談当日の流れについて解説します。

まず面談開始の10～20分は、基本的に人事が対応すると良いでしょう。

緊張を和らげることはもちろん、面談でしっかりと質問をしてほしい、事前に質問を考えてきたかを確認してください。

同時に、このタイミングで応募者に「どんな質問をしたいか？」を聞いておきましょう。

「年収面」や「給料」などの質問が出なければ、応募者側がお金の話はしづらいので躊躇しているといえます。

もしためらっているようであれば、「このオファー面談では「年収面」や「給料」について、必ず聞いてほしい」「評価の場ではなく､入社するかどうかをすり合わせる場」だと伝えましょう。

だからこそ、聞きそびれたり、聞きたかったことが聞けないことにはならないように、とも伝えます。

事前にメールや電話で伝えてあげるのも良いでしょう。

これらを伝え終わったあとに、改めて「内定」である旨を告げて、条件面の説明をします。

複雑な雇用条件の場合は書面で渡しても良いですが、最低でも年収や休日・福利厚生諸々はその場で伝えてください。

その後、本番の面談につなげます。

【本番の「口説き面談」「オファー面談」】

ここからが本番の「口説き面談」「オファー面談」です。

誰をアサインするかは先ほどお伝えした通り、応募者によって変えられるようにしておきましょう。

本番の面談に関しては、ロールプレイングまでしなくても大丈夫です。

ただし、本人からの質問があるので、回答の準備、想定は必要です。

人員としては1対1でもかまいませんし、複数名で面談をしてもかまいません。

どちらの場合でも、必ず気をつけるべきなのは､相手がすべての質問が完了していて、【入社するのか・辞退するのか】ジャッジできる状態かどうかです。

その点をしっかりと意識しながら「口説き面談」「オファー面談」に望みましょう。

6.「口説き面談」「オファー面談」での注意点

ここでよくありがちな注意点があります。

それは、応募者からの質問を想定して、質問されていないのに答えてしまうことです。

重要なのは応募者とのコミュニケーションです。応募者からの質問があって、その質問に答える、という形が重要なのです。

適切なコミュニケーションを繰り返すことで、信頼関係や意向醸成につながります。

その他にも「伝え方」 はとても大切です。

もし自社がネックに思っている部分があれば、その部分の伝え方の練習をしてください。

例えば、「残業の多さ」です。会社として今後どのように残業時間を短縮しようと考えているか、などです。

また、応募者と年齢の近い現場の人を面談にアサインして、残業についての肌感覚の話をすると説得性がかなり高まります。

伝え方にも注意や工夫をしていくと良いでしょう。

ちなみに、弊社はこのように【生の声で伝える】事を本気でおすすめしています。

結局、人間は「どう感じたが大事」なので、数字よりも【生の声】の方が、心に残りやすいのです。

できるだけ応募者と同じぐらいの年齢の社内のメンバーをアサインして、本人がネックに感じそうな点を伝えてあげましょう。

オンボーディング

また、オンボーディングも非常に重要なポイントです。

オンボーディングとは、入社してくれた人がすぐに活躍できるように手筈を調えてあげること

詳しくはオンボーディングの資料も用意しているので、ぜひご覧ください。

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オンボーディングは単にミスマッチを防ぐだけではなく、働くイメージも持たせられるため、クロージングの場面でとても役立ちます。

例えば、自社が業界3位の会社で、応募者が業界1位出身だとしましょう。

入社後、業界1位出身だからこその「こんなの非効率だからもっとこうしたほうがいい」などの話をされる場合があります。

本人は、転職して間もないので、早く活躍して役に立ちたいと思っての行動だと考えられます。しかし、既存の人からすれば嫌な感じがして、軋轢が起きてしまいかねません。

そこで、「口説き面談」「オファー面談」では「ここではこういう仕事の仕方をしている」「こういう人が多い職場だから、なにか思ったときはまず自分に言ってみて」など、簡単なオンボーディングをしてみましょう。

入社後の軋轢を防げるだけでなく､応募者が【その会社で働くイメージをつけられる】ので、入社に対する不安解消、入社後の活躍にも繋がります。

是非、こういったオンボーディングの手法も「口説き面談」「オファー面談」に取り入れてみると良いでしょう。

7.プロ人事について

弊社は採用におけるコンサルティング企業です。この記事で解説した「口説き面談」「オファー面談」について同席や、すべてを代行するだけでなく、貴社の「口説き面談」「オファー面談」での改善にも取り組みます。

具体的には､口説き面談のマニュアル作成や、口説き面談のトレーニングです。

コンサルティングというとなかなか敷居が高いと思われるかも知れませんが、弊社のノウハウを活用して得られる費用対効果は凄まじい物があります。

例えば、この「口説き面談」「オファー面談」の改善だけでも、内定承諾率が10％から20％程度上がっています。

これだけでも、会社へ与えるインパクトとしてはかなりの大きなインパクトになるでしょう。

そういった意味では､単なるコンサルティングとして考えるのではなく、自社に与えるインパクトとしてお考えくださいませ。

また、弊社では採用に関するプロのコンサルタントとして、採用に関するあらゆるノウハウを公開しています。ぜひご覧ください！

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