ウェブ説明会で自社の魅力を伝えるにはどうすればいい？？採用のプロが解説いたします

採用を取り巻く環境は２０２０年の新型コロナウイルスの影響によって大きく異なりました。

合同説明会など、求職者と企業の対面の接点を作ることが困難になり、その代わりにウェブ説明会などの非対面のオンラインでの接点の重要度が上がってきています。

一方で、しっかりと準備・対策をしてウェブ説明会に臨むことができている企業は非常に少ない状況になっています。

約７７％の企業がコミュニケーションに不安を抱えていると言われています。

人事も新しい手法であるウェブ説明会などの非対面の接点づくりに手探りで対応している状態で、中々準備をする時間が取れない上、ノウハウの蓄積もない状況で対応も困難になっています。

今回はウェブ説明会などオンラインの接点のノウハウをプロのコンサルティングサービスを運営している企業として、そのノウハウとを公開していきたいと思います。 

1：ウェブ説明会とは

ウェブ説明会とは文字通り、ウェブ上の説明会を指します。

ウェブ説明会は大きく分けて【録画型】、【リアルタイム型】、【合同説明会型】の３つの型に分けることができます。

基本的に多いものは､録画型かリアルタイム型であり、一部、人材会社が行っているイベントとして、合同説明会型が別枠で行われているというイメージであります。

１．録画型のウェブ説明会

録画型とはその名の通り説明会のプレゼンなどを事前に録画して用意したものを求職者に見てもらう形式のものを指します。

企業のwebページに説明会が載っていたり、　YouTubeなどの動画投稿サイトに説明会の模様を映した動画が掲載されている場合もあります。

メリットとしては、求職者が２４時間いつでも見れる（参加できる）ため、日程が合わないなど不都合により参加できない状況を防ぐことができることに加え、一回作ってしまえば使い回しが可能である点が挙げられます。

マイナビの調査によれば３月時点で録画型の説明会に参加した経験のある学生は７６．６％とリアルタイム型を上回っています。

一方、デメリットとしては、学生がきちんと視聴しているかわからない、視聴を完了したかどうかわからない、学生が一方的に話しを聞くだけになってしまうなど、疑問に思った点などを質問をする事もできずに一方的に長時間の動画を見ることになるため、学生の集中力が続かない傾向があります。

２．リアルタイム型のウェブ説明会

リアルタイム型では、企業の人事担当者と学生が決まった時間に同じインターネット上のサイトに集まり、リアルタイムで説明を行い／聞きます。

質疑応答などリアルタイムで双方向のコミュニケーションが取れるため、学生側の集中力も続きやすいことなどがメリットとして考えられます（それでも、対面の説明会と比べると､集中力が落ちる傾向にあります）。

また、使い回しではないため状況によって柔軟に説明内容を変更できますし、実際に対面に近い形でコミュニケーションが取れるため、互いの理解が進み、次の選考につなげやすくなるのも大きなメリットです。

一方、毎回準備とプレゼンを行わないといけないため、コンテンツ作成に時間がかかるのがデメリットです。

３．合同説明会型のウェブ説明会

各企業が個別で行うものとは別に、マイナビやリクナビなどの求人関連の企業が日時を決めて多くの企業・学生に呼びかけて行われるものが、ウェブ版の合同企業説明会です。

多くの学生が参加しているため母集団形成がしやすくなるのが大きなメリットですが、ある程度会社に興味がある上で参加する場合が多い個別説明会とは異なり、会社の名前すら知らないような学生がなんとなく参加しているような場合も少なくはないため、そのような状況で学生の理解度を上げられるかどうかが課題です。

通常の対面型の合同説明会の場合でも、学生にわかりやすく魅力的に伝えるということが難しくポイントでもありました。

一方でウェブであればさらにそれが難しくなっていますので、ウェブでもわかりやすく伝えるような仕組みづくりが重要になっています。

 録画型VSリアルタイム型、どちらが良いのか？

結論、企業の属性によって変わってくる部分が大きいですが、結論は出ています。

有名企業／学生人気の高い企業であれば、画一的な内容を少ない労力で届けられる録画型がおすすめです。

説明会のプレゼンに会社の情報をたっぷり入れておけば、仮に面接において会社の理解が甘い学生がいれば本人の意向度や努力不足と判断して落とすこともできます。

一方で、知名度が低い企業やあまり人気の無い企業の場合は録画型は避けたほうが無難です。

工数の問題を抱えているならば、せめてリアルタイム型と録画型の両方を用意して学生が選べるような形にするといいでしょう。

録画ならいつでも見ることが可能になり、それだけ幅広い層にアピールできます。

ただ、リアルタイム型のほうが魅力を伝える力が強くなるため、興味を持ってくれている学生向けに相互のコミュニケーションが取りやすいリアルタイム型は用意しましょう。

そしてリアルタイムの説明会は参加者数が少なくても開催しましょう。

録画型は、録画を見てくれた学生が次の選考に進んでくれない、連絡がつかないといったケースが多いため、説明会に参加してくれた学生をいかに面接につなげるかといった部分の対策も重要です。

2：ウェブ説明会で大事なこと

まず、開催の日程については、できるだけ、土日祝も含めてすべての曜日や時間帯（午前、午後）を学生が選択できるようにしましょう。

できることなら業務時間外も入れてください。

例えばブラック企業だと勘違いされたくないという気持ちから夜の７時スタートなど遅い時間帯を避けることはよくありますが、「夜の時間が調整しやすい学生に視聴してほしかったので今回今日は例外的に残業しています」などといえば、払拭可能です。

実際に学生が一番対応できる時間帯は夜で、居酒屋など飲食店のアルバイトをしている学生以外は基本的に参加できる場合が多いです。 

また、最も重要なのが最初の１回目の説明会です。

最初の１回目で学生にいかに魅力を伝えきれるかが勝負です。一回目に失敗したらもうそこで候補から外れてしまい、電話をしてもメールをしても基本的に無視されます。

次はないような気持ちで最初の一回に賭けましょう。 

3：ウェブ説明会におけるQ ＆ A

反応がわからないとやりにくいのだがどうしたらいいのか

・リアルタイム説明会の場合の解決策

想定していたような反応がない場合はやはり多少やりづらくなってしまいますが、そもそも反応を得られ無くても、滞りなく進められる構成にしましょうというのが答えです。

反応がわからないくてやりにくいというのは大体の場合構成の段階で失敗しています。

多くの場合､対面で行っていた説明会の内容をそのままにウェブにしているといケースが多くなっています。

それでは、対面の魅力がなくなっただけで、プラスの利点があまり無い状況となってしまうのです。

逆にウェブだからこそ、出来る魅力点として、資料をプレゼン資料だけでなく、説明の中に考えて答えをもらうような課題を入れたり、学生側が参加型できるようなものを入れ込むことで、ウェブならではの利点を活用した内容にしましょう。

  ・録画説明会の場合の解決策

反応がないのは仕方がないことです。

ただプレゼン資料の中身をブラッシュアップして、見ている学生が一人でも理解できるように聞いている学生を理解に導いて上げられるような内容にしていきましょう。

特にポイントになるのが、単なるプレゼン資料を読むだけのようなプレゼンは避けましょう。

動画や漫画などの分かりやすい手法を活用するなどを行い､学生の理解を得やすいような仕組みをしっかりと整えていきましょう。

学生に伝わっていない気がするのですが。

伝わっていないように思えるだけで本当は伝わっているケースと、本当に伝わっていないケースがあります。

ウェブ説明会は難易度が高いというのもあり、伝わっていないような気がするときは本当に伝わっていないことが多いです。

もともとウェブは対面に比べると伝える力が弱いツールであるからこそ、内容や伝え方の部分で問題がないか改めて見直しましょう。

伝わる資料作りやプレゼンづくりに関しては当社のような採用コンサルタントの利用も効果的です。

当社の場合、プレゼン資料づくりにおいてもデザイナーやイラストレーター、また、ご希望によっては内容を漫画化することも可能です。

多くの企業は人事が資料作りまで行っていますが、レイアウトやデザインをプロが手掛けるだけでも伝える力は格段に上がります。 

学生が人事に質問しづらいのですが。

まず、質問の内容として、あまりにも基本的な質問が出るようであればプレゼンの内容がそもそも不完全であるということなのでプレゼン資料をブラッシュアップしましょう。

しかし、ブラッシュアップをしたとしても、すべてを網羅することはやはり不可能なので細かいポイントなどについて学生から質問が出てくるかも知れません。

しかし、ウェブ説明会での場面では、質問しにくいケースが多いでしょう。

だからこそ、ウェブ説明会が終わった後に、フォロー全員にしていくということを約束して、何時頃に電話をかけていくなどをお伝えしていき､説明会後の電話で質問を回収するなどで質問のハードルを下げていきましょう。

説明会が終わったあとにどう面接につなげていけば良いのか

説明会参加後に選考にっすうまない場合も少なくないですが、これをスムーズにエントリーに繋げるには終わったあとのケアが一番大事です。

各種説明会におけるツールに学生をフォローできるような機能があればそれを利用してもいいですが、プロ人事はあくまで電話や対面というアナログな手法をおすすめしています。

説明会、電話でのフォロー、面接とスムーズに繋げるために、説明会が終わる間際などに今後どういった流れになっていくのかの説明を口頭でしっかりとしていきます。

もちろん、効率を重視するのであれば、LINEや他の採用支援ツールを導入すると、効率は高まるでしょう。

しかし、その効率の高さを実感出来るのは、人気の企業のケースとなります。

中小企業や一般の企業の場合には、効率的なツールを使いすぎると､かえって学生から連絡が来ないということになってしまいかねません。

学生に対して「人事担当の〇〇というものから電話があります」などのように伝えた上で、電話に出ることでどんなメリットが有るのか、あるいは次の選考に進むときにどんなメリットが有るのか、などを伝えた上で説明会を終わらせましょう。

また、「選考に関わっていない人事が電話をするので就活の悩みがあれば相談してね」など、学生を安心させた上で本音を聞き出せるような仕組みや学生側にとってのメリットを意識させましょう。また、電話で学生の相談に乗った上で「面接だけでも来てよ」と直接伝えることができれば、断られることは稀でしょう。

 

４：まとめ～プロ人事のサービスでできること～

今回は、ウェブ説明会で自社の魅力を伝えるにはどうすればいいのかという点について解説していきました。

株式会社プロ人事では、プレゼン資料の作成や説明会代行サービス等も実施しております。

漫画をメインにしたものなどプレゼン資料のブラッシュアップや動画の作成などウェブ説明会で使うプレゼン資料作りに加え、プレゼン代行も可能です。

人事担当者の方のヒアリングや打ち合わせを通して会社としての強みや弱み、ターゲットなどをお伺いさせていただき、その上でトークスクリプトを作ることもできます。

我々がしゃべることもできますし、あるいは人事の方がスピーカーされたいという場合にはそれをスピーカーされたときにその育成トレーニングといったところもさせてもらうこともできます。ニーズに応じて、例えば「リアルタイム型で、もっと枠数を増やしたい」という場合には人事の代わりに説明会を丸々代行することも可能ですので、手軽なマンパワーとしても活用いただけます。

また、行った説明会の内容は後で録画を確認していただくことも当然可能です。 

是非、プロ人事ではウェブ説明会に関すること以外にも様々な採用に関する支援を行っています。

さらに、採用に関するノウハウも積極的に公開しているので、是非、そちらもご覧下さい！