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【採用過程で返信が来なくなった!】音信不通時の対策方法とは?

採用過程で応募者からの連絡が途絶えるのはなぜ?場面ごとの例とそれぞれの対策法をお伝えします!

採用選考で応募者とやり取りをしていると、連絡が途絶えて音信不通になると悩んでいる採用担当様も多いのではないでしょうか。

この記事では、求職者からの貴重な応募を選考過程で途切れさせないために、求める人材の確保に繋げるためにどのように対応すればよいか、対策法をまとめました。2025年も有効な対策方法です。

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目次

応募者からの返信はどのような時に来なくなるのか

選考時のやり取りで、応募者が突然音信不通になったことも多いのではないでしょうか。

応募者からの連絡が来なくなる要因はいくつもありますが、まずは3つのパターンにわけて紹介します。

1.応募の初期段階で連絡が途絶える

最も多い例は、応募後、面接や履歴書の提出など、具体的な約束を取り付ける段階で連絡が途絶えるパターンです。

志願者に、必要な提出書類として履歴書の送付を依頼するも、そのまま送られてこないことがあります。

この場合に企業側がやるべきことは、返信が来ている、来ていないの統計を取り、分析をすることです。

2.面接前後で連絡が無くなる

2つ目は、面接の日程調整まで取り付けたものの、予定を取り決めている最中や、面接日前後に連絡がなくなるケースです。

例えば、エンジニア等の特殊な技能が必要な職種の採用枠の場合、エンジニアを求めている企業は他にも多数あるために、同時進行で何社も応募試験を受けている可能性が高いです。

いくつもの企業と同時にやりとりを行う中で、面接の予定を忘れてしまったり、SNSやメール返信に対応出来なくなっていることが考えられます。

3.内定が出てから連絡が途絶える

3つ目は、面接が終わり、内定を出した後の調整連絡が繋がらないケースです。

この場合が最も問題です。せっかく時間をかけて採用内定に至ったにも関わらず、白紙に戻ってしまうのは企業にとって大きなダメージです。

どうしてこのような結果が起きるのか、原因を見極める必要があります。

ケース別!音信不通の原因と対策例

では、どうすれば応募者の音信不通を防ぎ、採用に結びつけられるのか。具体的な対策方法を挙げて解説します。

1.採用応募の初期段階で連絡が来なくなる場合:応募のハードルを下げる

日ごろから忙しい生活を送っている求職者にとって、きっちりとした履歴書・職務経歴書の作成は大きな負担です。

エントリーのハードルが高いと、応募を諦めてしまう場合があるのです。

昔は、時間と労力をかけて手書きの履歴書・職務経歴書を提出する候補者の方が、働きたい強い意欲があると考える企業もあったでしょう。

ですが、「時間と労力をかけて完璧な履歴書を仕上げること=仕事ができる」とも言い切れません。

効率を求める社会では、重点だけを要領よく押さえて物事を進める力も重要になります。

また、貴重な人材ほど職の選択肢が多く、多忙な傾向にあることも考慮に入れなければなりません。

応募者側に負担が多いエントリー方法だと、最初はあったせっかくの応募意欲が下がってしまいます。

他社と同時に応募していた場合や第一志望でない場合、応募方法に細かい指定があったり時間のかかる書類の作成を求められたりすると、優先順位は低くなります。

新卒の学生なら、卒論作成やアルバイトをしている方も多いでしょう。普段仕事をしている転職希望者も、忙しい仕事の隙間時間で求職活動を行っているかもしれません。

近年、何度も履歴書を作成することや、一社ごとに形式の違う職務経歴書の提出が求められるのは、学生や転職希望者の過度な負担になっていると問題視されつつあるのです。

では、どうすれば採用工程を継続し、今後の選考に繋げていくことができるでしょうか。

対策法は、「応募のハードルを下げる」ことです。

作成に手間のかかるフォーマルな履歴書・職務経歴書の提出を、必須事項にしないのです。

現代の簡易化・効率化が良しとされる社会で、特にデジタルネイティブ世代の若い人材は、SNSのやり取りなども短文・短時間で返信する人が多くなっています。

簡易化・時短に慣れている人には、手書きの履歴書や捺印などは負担に感じてしまうかもしれません。

どうしても応募者に聞きたいポイントがあれば、履歴書でなくアンケートにすれば反応率はUPするでしょう。

アクションはなるべく簡易な形式にすることで、次の段階に進めやすくなります。

次に、応募要項で多くのことを要求すると、「自分は条件を満たしてない」と自信が持てなくなる応募者も現れます。意欲があっても、応募を取りやめてしまうことがあるのです。

例えば、一般的な事務職や販売スタッフは応募がしやすい職種ですが、これまで本人に馴染みのなかった特殊な職種だと履歴書を送りづらくなるでしょう。

WEBライターを例に挙げます。

応募条件に「経験者優遇」「ライター経験〇年以上」等のキーワードを書いていると、「未経験の自分はこの職に対してのアピールポイントが無く、採用されないだろう」と、自分から諦めてしまうのです。

応募の母数を増やす最初のステップは、自社に合う経歴を持つ候補者のみを選別するのではなく、カジュアル面談や面接など、次のステップに進める方を増やすことが大切です。

また、経験・未経験にかかわらず、企業側が「ぜひ採用したい」と思える候補者がいた場合です。候補者から連絡が途絶えたたとしても諦めるのではなく、何度も追いかけて連絡し続けることが重要です。

候補者に個別に何度もわたって連絡するのは工数がかさむため、企業側のハードルは高くなります。そのため、何度も連絡をした方がいいとわかっていても、実行できていない会社が多いのではないでしょうか。

音信不通になったからと言って、応募者はその企業に完全に興味がなくなったとは限りません

働く意欲があっても、忙しさで対応できていないだけだったり、自信のなさから自ら諦めてしまっているだけかもしれません。

中には連絡できなかったことを後から謝罪してくる応募者もいますが、採用担当者や企業側から見て印象が悪いだろうと、選考を続行したくても諦めてしまうのです。

連絡が来なくなった応募者に何度も連絡を取り続けることは、時間と労力を要します。一人の候補者に対してそれだけのことを実行に移すのは大変です。後追い連絡ができている企業様は少ないのではないでしょうか。

そこで、後追い連絡を採用代行に任せると、時間がなくてできていない悩みが解決します。

2.リスケジュールが多い場合:リマインド通達を送信する

予定を忘れないように候補者に思い出させる

面接の予定を取り付けたものの、予定日時に応募者が来ない、または都合が悪くなり日時の変更を要請してくる場合があります。

キャンセルやリスケジュールが相次いで起こっている場合、面接予定時刻の前日や当日、面接の直前、候補者にリマインドを送りましょう。

リマインドとは、前日か当日、直前に「本日の何時からの面接はよろしくお願いします」などと、予定を忘れないように改めて日時を連絡し、約束の予定を思い出させて念を押すことを言います。

企業側がそこまで手間をかけて候補者にへりくだるのは、納得できないというご意見もあるかもしれません。

しかし、現代の採用市場をきちんと把握し、現状に合わせた行動を取ることが成功につながるのです。

職種によっては、人事採用の難易度はとても高い

具体的な職種の例を挙げましょう。

一般的な事務職であれば、求人倍率は0.2倍の倍率、つまり5人の候補者で一つの枠を奪い合っている状態です。専門的な職種の採用に比べると、比較的企業側が候補者を選べる状態と言えます。

しかし、エンジニア等の技術職を見てみると、求人倍率は10倍と、非常に高くなります。

企業10社が一人の優秀な人材を奪い合っている状況です。

【有効求人倍率】 

全国の公共職業安定所に申し込まれている求職者数に対する求人数の割合。有効求人数(前月から繰り越された求人数とその月の新規求人数との合計)を有効求職者数(前月から繰り越された求職者数とその月の新規求職申込件数との合計)で除したもの。

出典 デジタル大辞林(小学館)

企業側が求める高い能力を持つ希少な人材を採用するためには、「ライバル、競合他社からも多数スカウトが来ている」現状を理解し、採用計画も合わせて行かなくてはなりません。

3.面接後内定が出ているのに辞退される場合:原因を分析し改善

内定を出した最終段階で辞退されるのは大きな問題です。

辞退率はどれくらいか、数字の統計を取っての分析が必要になります。

書面のやり取りで想像していた業務内容や、お互いが希望する条件のミスマッチが面接時に発覚するのは仕方がないことです。よって、後日辞退の連絡が来ることもあります。その場合、候補者から「合わなかったので」と丁重に理由を明確にして断られることが多いです。

条件が一致していたにもかかわらず応募者が音信不通になった場合、何らかの見えない原因があります。

内定後に1割~2割の確率で反応がない場合は要注意です。面接の内容や時間の長さに問題がなかったか、きちんと話ができていたかなど、面接の内容を一から見直す必要があります。

採用面接とは、企業側が候補者を選別する機会であると同時に、候補者が企業を見極める機会でもあります。

面接を通して、候補者がここで働きたいと思えるよう、魅力をアピールし意欲を高める行動も必要です。

面接は、採用選考の行方を決定づける最も重要な工程であるため、計画的に行いましょう。

企業の規模や職務のポジション、仕事内容などによって状況は様々ですが、結果の統計を取って対策することが必要です。

まとめ

応募者が音信不通にならないためにできることは、主に3つです。

  1. 履歴書が送られてこないとき
    →履歴書提出を必須にせず、簡単なアンケート形式にする
  2. 候補者側からの予定変更希望が多いとき
    →候補者にリマインド通知を送り、予定の抜け漏れを防ぐ
  3. 内定辞退が多いとき
    →統計を取り、面接内容が不適切でなかったか見直して改善

自社に合う人材を確保するには、採用の行程を丁寧に行い、候補者を丁重に扱う意識を持つことが大切です。

企業側がへりくだるのは不本意かもしれませんが、長期的にみると企業の繁栄への大きなプラスとなります。多少の時間と労力をかけてでも、丁寧に採用業務を遂行させるという意識が必要です。

当社プロ人事では、これまで蓄積してきた経験やデータを元に、公正な目で見たサポートが可能です。

企業の人事担当様だけでは処理しきれない時間のかかる個別の採用行程も、当社にご依頼いただければ問題を解決に導きます。

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この記事の監修者

採用代行・採用コンサルティングサービスを提供している株式会社プロ人事が運営する採用メディア「SaiDai」

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