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【採用人事を「採用代行」「外注」に切り替えませんか?】人事をアウトソーシングするという提案

採用人事を採用代行や外注に切り替えて、人事業務をアウトソーシングしていくことのご提案

この記事では、人事アウトソーシング、採用代行(RPO)のコンサルティング会社である、私たち株式会社プロ人事が【採用人事を「副業」「外注」に切り替えませんか?】という提案をさせていただきます。

外注

改めまして、私たち株式会社プロ人事は主に採用に関するプロのコンサルティングサービスを提供している会社となっています。

我々のようなサービスは、主に人材採用のアウトソーシングとも呼ばれており、比較的新しいサービスを行っております。

だからこそ、新しいサービスを積極的に導入していくような企業にとって見れば、このようなサービスは抵抗感無く導入することもできるのですが、やはり【採用は自社の顔だから外部に依頼・アウトソーシングするなんてとんでもない】と思っている企業も非常に多くなっています。

その意味で、我々が普段感じている【採用人事を「副業」「外注」に切り替えませんか?】という提案の解説をしていきます。

最もお伝えしたいことを先に結論として纏めさせていただきます。

それは、採用に関して全てを外部に丸投げするということでは無く、採用の中でも工数が掛かったりしてしまうような業務を外部に投げて、本来最も重要視されている業務を人事の方々が集中できるようにしていくことを提案いたします。

採用を軽く考えてるから外注するのでは無く、採用にこだわって集中するが故に、外注していきませんか?

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(株)プロ人事は人事・採用代行に特化した専門のコンサルティング会社になっています。
だからこそ、この記事に記載しているノウハウ以外にも豊富な採用に関するノウハウを有しています。
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目次

1.採用人事と人事アウトソーシング 〜採用人事とは〜

会社の人事部の中でも「採用」を行っているものに限定した表現が「採用人事」です。

当然、人事の業務内容としては、採用だけでなく、研修や評価も行っています。

採用

だからこそ、他の研修や評価と区別するために、採用人事と記載しています。

また、採用人事は大きく、二つに分けられます。それは新卒採用と中途採用です。

これらを同じチームとして、両方を同時に行っているケースも有れば、それぞれ個別に行っているケースもあります。

私たちのサービスメニューとしては、主に採用人事がサービスの主となっており、対象としては、中途採用と新卒採用の両方のケースで対応が可能となっています。

2.人事アウトソーシングとは

それでは、改めまして、我々プロ人事のメインのサービスである「人事アウトソーシング」について詳しく解説していきます。

人事アウトソーシングとは、バックオフィス(間接部門)の人事の業務を社外の人に外注することを指します。

アメリカでは既に一般的になってきている考え方です。

アウトソーシングは元々会計や給与計算などから始まり、その後採用に拡大してきました。

人事

当初は採用人数の大きい会社に多く用いられていましたが、近年は規模の小さい会社においても、採用の固定費を変動費に変えたい、人事業務におけるマンパワー不足を解消したいなどの理由で利用する企業が増えてきました。

派遣社員を受け入れるのと同じように考えられがちですが、派遣社員の場合はその社員の指揮命令権が受け入れ会社にある一方で、人事アウトソーシングでは、コンサルタント会社側が指揮命令権を持ちます。

また派遣社員の場合は費用が安い代わりにスキルのレベルがまちまちであり、人事全体の業務の一部、それもシンプルな業務をメインにすることが多いですが、アウトソーシングにおいては業務そのものを丸投げする形で請負うことが多く見られます。

全面的に委託することに抵抗を感じる場合もあるかもしれませんが、アウトソーシングの上での採用代行は業務委託契約であり、大きなミスには賠償請求も可能なのである意味でリスクは低いと考えることもできます。

一方で結果や手法などが個別のケースによる部分も多く評価が難しいのに加えて、近年人事コンサルタント業界への参入が増え、クオリティの差も拡大してきているので、コンサルタントの質を的確に見極めることが必要です。

3.人事アウトソーシングをするメリット

それでは、次に人事アウトソーシングを行う事によって、得られる3つのメリットを解説していきます。

メリット1:固定費を変動費にすることができる

メリット

メリットの1つ目は変動費にする事ができるという点です。

一般的に新卒を多く採用する企業であれば、採用に関しては新卒採用のスケジュールに合わせて業務は進むので、例年3月から5月は業務量が増え、一方で10月から12月頃は減ることになります。

人事の仕事は採用だけではないので実際には1ヶ月の中においても業務量の差は生まれますが、繁忙期と閑散期の業務量の差は必然的に生まれるのに関わらず、正社員の給料は固定費になります。

アウトソーシングを行うことで固定費である正社員給与を変動費に変換でき、採用が終わったのに関わらず繁忙期と同じ固定費が掛かってしまうことを防ぐことができます。

メリット2:守りと攻めを柔軟に変化させることができる

メリット

経営戦略の変化や競合他社の動向に合わせ、人材採用計画を柔軟に変更できることもアウトソーシングのメリットです。

海外進出や市場の拡大に伴って急遽大量に人材を採用したい、あるいは業績の悪化に伴って急遽採用規模を縮小したいなどのニーズが生まれたとしても社内の人事部の人員構成の急な変更は難しいです。

しかし、人事アウトソーシングであれば状況や戦略に合わせて契約内容を大きく変えることも可能ですし、採用が終われば解散ということも可能です。

また即戦力となる採用のプロを増員できるため、自社の社員を育成する手間も掛かりません。

契約によっては、内外環境の変化で採用代行の人数を減らすこともできるという契約も可能であり、採用に大きな柔軟性が生まれます。

必要最低限の採用担当を設置して、彼らにはコアな業務に集中させ、その他を人事アウトソーシングに委託するのが理想的だと言えます。

自社の人事は自社のことを知り尽くしたその会社の人事のスペシャリストなので、中心の業務は彼らが担い、エントリーの初期段階の電話入れなど、かけた労力が結果に直結しないようなものは、委託していくのがいいでしょう。

メリット3:プロのノウハウを持っている

メリット

当社では、人事アウトソーシングの現場を担う採用コンサルタントは人事や採用の会社出身者となっており、これまでの経験から培ってきたありとあらゆる採用ノウハウを持っています。

これらを活かしてレベルの高い採用支援が可能です。

自社の正社員である人事担当者は、自社の採用や人事に精通していますが、人事コンサルタントを利用することで別の会社で成功した採用手法や事例のノウハウを自社に入れることで採用自体を良くすることもでき、外部の目で人事の業務自体の改善に繋げることが可能です。

また、こちらのデータは人手不足を感じている企業がアウトソーシングに取り組む理由のアンケート結果です。

全体的にはやはり、アウトソーシングが持っている柔軟性や臨機応変に対応できる点に魅力を感じているケースが多いと言えるでしょう。

同時に人材の採用に関する戦略はやはり景況感に影響を受けやすい事から、臨機応変に対応できるという点は非常に大きなメリットであると言えます。

4.採用代行・アウトソーシング例 〜合同企業説明会〜

採用代行・アウトソーシング例

当社の人事アウトソーシング・採用代行の中でも一番ニーズの高いサービスが合同説明会の代行です。

リクナビ・マイナビなどの大手の合同企業説明会の支援が多くなっており、対応を全面的に依頼していただくパターンもございます。

これらの場合、合同説明会の準備や、学生対応、説明会、撤収、個人情報の受け渡しなども纏めて対応しています。

我々のような人事アウトソーシング・採用代行を活用する事によって、限られた人数の人事のスケジュールを調整せずにいくつでも説明会を自由に採用日程に組み込めるだけでなく、同時発生的に開かれることも多い説明会に、人事の人数のキャパシティに関係なく同時に参加できるのも大きなメリットです。

キャパシティを超えた時に、営業など他の部門の社員が参加する場合だと採用のことを知らない為、食い違いや問題もよく起こりますが、経験豊富な人事のプロであればそのようなこともありません。

また、説明会での自社のブースの着席数を増やすことに特化した契約もあります。

当社のような専門的な人事コンサルタントであれば、学生を呼び込むなどのノウハウも豊富に持っていますので、天候の影響などに左右されやすい説明会の集客上のリスクを減らすことができます。

5.採用代行・アウトソーシング例 〜小規模合同説明会〜

採用代行・アウトソーシング例

これは特に近年、ニーズが増えているサービスです。

小規模合同説明会は、リクナビやマイナビなどの大企業でないベンチャー企業や学生団体が開催する100人規模に満たない合同説明会のことを指します。

新型コロナウイルスの影響で大規模イベントの開催が難しくなり、こういった小規模の説明会は今後増えていく可能性があります。

小規模な分、内容やコンセプトの幅は広い小規模合同説明会ですが、このサービスはグループディスカッションや個別面談などに加え、プレゼンテーションでの企業説明や、学生との交流の代行など幅広いニーズに対応しています。

小規模合同説明会は通常の合同説明会より一対一で話せる機会が多いため、対応を強化することで結果が出やすいイベントでもあります。

一方で少規模のデメリットとして学生の質にバラつきがあり、欲しい人材がほとんどいない場合などもあるため、小規模イベントはアウトソーシングで完全に対応を任せ、面接や大規模イベントなど重要なものは自社の人事が行うという形での活用もおすすめです。

6.採用代行・アウトソーシング例 〜定期フォロー〜

採用代行・アウトソーシング例

当社の採用代行サービスの中でも満足度が高く継続依頼が多いものの一つが学生に直接、フォローを行う定期フォローです。

エントリー後の学生に個別に電話などのアプローチを行います。

電話で就活の相談やフォローアップなどを行うだけでなく、契約等によっては、喫茶店などで話を聞きフォローアップを行うこともあります。

実際に時間や手間の問題で学生一人一人にここまで丁寧なフォローを行う企業は少ないため、かなりの効果が期待できます。

特に不人気業界や企業規模の小さい会社がそのハンディキャップを巻き返すのに有効です。

このような手法は限られた人事メンバーだけでは、全員をフォローするのは現実的にはとても難しいですし、面接など優先すべき業務の準備に追われがちな中、個別の学生に合わせた丁寧なフォローアップを行うことができます。

7.採用代行・アウトソーシング例 〜内定承諾率向上〜

採用の最終段階だけのフォローも可能です。

このサービスでは、主にクロージング面談とイベントを行います。

セットで提案させていただく場合が多くなっており、選考の初期から関わる事で説得力の高いクロージング面談を実現することが可能となります。

内定者向けイベントは、社内の様子などを含めて自社の魅力を改めて認識してもらう目的で開催し、その際にはケータリングの手配など含めて、企画、運営を合わせて代行します。

このようなイベントの運営はもちろん社内の人事がやってもいいですが、外部に任せることで効率的な運営が可能になります。

また開催できるイベントの数が増えるのも魅力です。

一度のイベントでは予定の折り合いがつかず参加できない学生がいたとしても、イベントの運営を一部委託することでイベント数を増やせれば参加できる学生も増え、内定承諾率の向上につながります。

日程のミスマッチによる機会損失を逃すのを避けられるのは大きな強みです。

8.採用代行・アウトソーシング例 〜オンボーディング〜

内定承諾者の意向醸成やスムーズな入社のための対応です。

ここでは新卒をメインに想定した研修制度を指します。

楽しく社内や社員、業務のことを知れるような研修を用意し、新入社員の早期の離職を防ぐ取り組みを行います。

9.採用代行・アウトソーシング例 〜スカウトメール・ダイレクトリクルーティングの運用〜

採用代行・アウトソーシング例

近年、注目を集めている手法として、スカウトメール・ダイレクトリクルーティングの運用が挙げられます。

攻めの人事として、一人一人にあったスカウト文を送ることが重要とされていますが、現実的に、一人ずつ配信するのは手間になり、それに時間を取られていては他に重点的に取り組むべき業務が疎かになってしまいます。

そこで当社のサービスでは、学生一人一人のニーズや希望をキャッチアップし個別の文面に反映させてアプローチを行います。

単なるスカウトメールでも、個別に文面変えることで格段に効果が上がるのは、実績が語っています。一括の送信では、反応率が1%を下回ることも珍しくないスカウトメールですが、内容を個別に変えることで最大8%まで上げることが可能です。

10.採用代行・アウトソーシング例 〜電話追いかけ〜

新型コロナウイルスの影響の大きかった2020年最大の効果を出した事例です。新卒採用では対面の接点がなくなり学生の本音を聞くことが難しくなりました。

その結果、企業・学生双方の危機感が上がり1月から4月ごろまでは例年より内定率が上がりました。

早めに動いている学生は早めに内定を取り尽くし、その後は例年より内定率が大幅に下がりました。

学生も企業も例年と違うことへの戸惑いから採用や就職活動がうまく進められず、多くのミスマッチが生じてしまいました。

そこで、このサービスでは架電アプローチ専門のチームを結成し、学生のフォローに当たりました。

人事のマンパワー不足を解消し、電話で企業の説明や意向醸成を行いました。

人事業務に詳しい人が電話してるという強みを生かし、電話で就活の相談をすることで学生に安心感を与えるとともに就職活動の状況や意向の把握を行い、応募を最大で昨年比2.5倍。

平均120%~130%増の効果を出しました。

人事業務を外注するとなると、電話サポートなどの業務は単なる人材派遣で人事経験のない一般の事務員やテレオペ対応要因が担当することが多くなりますが、彼らは人事のプロではないため、次の面接の案内しかできないことが多く効果には繋がりません。

一方で人事コンサルタントによるサポートでは意向醸成などその後の展開も視野に入れ、入社の承諾を見据えて行うため、大きく違いが出ます。

11.採用代行・アウトソーシング例 〜人材紹介会社向けの推薦増加支援〜

採用代行・アウトソーシング例

当社のスタッフには人材紹介会社出身者が多いため、人材紹介会社との関係づくりにおけるノウハウが豊富です。

人材紹介会社側としては、求職者がどの会社に派遣されることになっても同様の成果になるため、積極的に特定の会社へ人材を紹介するイニシアチブは無いのが実情です。

だからこそ、有名な会社や社内のコンサルタントが「知っている」会社へ誘致しがちになっています。

そのため、一般の多くの企業の場合、待っていても推薦してくれるものではないので、人材紹介会社へ営業をかけることが必要になります。

知名度や不人気業界などの理由で悩んでいる企業は多いですが、世の中の知名度を上げたり評判を上げることより、人材を斡旋してくれる人材紹介会社の人間の知名度や評判を上げることで大きく人材採用の難易度を下げることができます。

大手企業は個人と法人で窓口が違いますが、人材紹介会社の担当社員の中での重要度や知名度、おすすめ度を上げるべく、キャリアアドバイザーたちの業務のプラスになるような資料を渡したり、インセンティブになるようなキャンペーンを展開しましょう。

また、紹介してもらい、入社した社員の動向は気になるものなので、入社した社員の活躍などをフィードバックしてあげるなども担当者からしたら嬉しいものです。

さらに、キャリアアドバイザーを表彰などを行うのも効果的です。

取引先の社員を表彰するのは実は非常にコストパフォーマンスに優れた手法です。

自社にも相手の会社にもその社員にもメリットがあるので積極的に行っていきましょう。

表彰されたキャリアアドバイザーにとってはその社内でも評判が上がりますし、キャリアアドバイザーを監督する立場の上司の評価も上がります。

それがイニシアチブになり、いい人材を紹介してもらえる可能性も上がります。

まとめ


以上で、人事アウトソーシング・採用代行における実際の事例や人事をアウトソーシングしていくことの提案をしました。

ここに上げている内容だけでも、人事のアウトソーシングや採用代行サービスには様々な形態があることがイメージできたのではないでしょうか。

プロ人事

実際の御依頼についても、当然、クライアント企業様の状況によって個別にカスタマイズさせて頂くことができるため、課題に応じた御提案が可能となります。

また、当社には今回紹介した他にも様々なサービスがありますので、ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。

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また自社にはどの採用代行が合っているのか、導入するデメリット、採用代行を活用した事例なども挙げています。

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この記事の監修者

採用代行・採用コンサルティングサービスを提供している株式会社プロ人事が運営する採用メディア「SaiDai」

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