【人事部必見】説明会代行で応募者数を増やしませんか

説明会代行で集客数を増やす!?プロ人事の説明会代行について解説!

会社説明会では、母集団の形成や入社への意向醸成として、採用に至るまでのレールにのせられるかどうかの初期段階として、重要な役割をもっています。

つまり、説明会が成功するかどうかが、採用の成功の鍵を握っているといっても過言ではありません。

そして、説明会を成功させるポイントとなるのは、説明会の集客数となります。

では集客数を増やすにはどうすればよいのか、この問題について悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。

そこで、今回は会社説明会の成功へ導く手段として、説明会代行の利用方法を解説いたします。

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目次

1:説明会の基礎知識

説明会は多くの場合、新卒を対象としており、中途採用の場合はエントリーしてから書類選考、その後面接に進むステップが多いため、あまり説明会を実施するケースが少なくなっています。

説明会の目的は大きく分けて①母集団の形成(応募者を集める)②就活生の意向を醸成する(応募者に魅力に感じてもらう)という2つの目的を有しております。

説明会には合同説明会と単独説明会の2種類が存在しています。

合同説明会

リクナビやマイナビを始めとした外部企業が開催するイベントで、一度に様々な会社の説明会を聞くことが出来るようになっている。

単独説明会

その会社が主催する説明会で、その会社にエントリーすることが決まっている学生が受けるものになっている。

この2つ説明会は、①合同説明会→②単独説明会の順で行われることになるのですが、この2つの説明会の特徴についてそれぞれ見ていきましょう。

①合同説明会

合同説明会では、母集団の形成を主な目的としており、合同説明会で応募者を集めて単独説明会への誘致をしているものとなっています。

合同説明会は、単独説明会と比べると就活生たちは、どこの会社に応募するか悩んでいる就活生も多いため、自社の名前を覚えてもらったりどのようなことをしているのか等、説明会の内容自体も基本的なものとなっています。

②単独説明会

合同説明会で集めた就活生に対して会社のことを知ってもらうことが目的となります。

その結果、「入社への意向を醸成する」というのが、最終的なゴールになります。

単独説明会では自社に興味を持っている就活生が参加することになりますので、合同説明会に比べると、参加する就活生の数は絞られることになります。

合同説明会では短時間で基本的な内容で説明会を実施するのに対し、単独説明会では実施する時間の1~2時間で行われ、説明会の内容も応募してもらうために自社のアピールしたり、なかには就活生の選考を兼ねているという場合もあります。

このように合同説明会と単独説明会はそれぞれ目的が異なり、その実施内容も細かな違いが生じています。

この違いから、それぞれの説明会の実施のノウハウも合同説明会と単独説明会で異なってきます。

では、それぞれのノウハウについて次の章で解説していきます。

2:説明会のノウハウ

合同説明会と単独説明会について、就活生に対して自社の説明をするという点で共通していますが、上述したように、採用活動のフローとして違う段階にあり、目的が異なっていることからそれぞれの説明会を成功させるノウハウも異なります。

そこで、それぞれの説明会のノウハウについて解説していきます。

2-1合同説明会

合同説明会の目的は主に母集団の形成となっています。

そのため、まず重要となるのが説明会に参加する就活生の数(集客数)を増やすということになります。

そして、説明会の集客数を増やすポイントは様々なものがあるのですが、ここでは主に2つご紹介いたします。

  1. 就活生の呼び込み
  2. プレゼンの実施時間
  3. プレゼンテーションの構成

①就活生の呼び込み

合同説明会の段階では、就活生はまだどこの会社に入社したいかということも決まっていな者も多く中には、どの業界に行きたいかということも決まっていない者もいます。

そのため、就活生はどこの会社の説明会を聞きたいのかということも決まっていませんし、自身が聞いたことのある会社名のブースでまず説明会を聞こうと考えている学生がほとんどです。

大企業等人気企業であれば、自然と学生が集まってくる可能性がある一方で知名度の低い企業は就活生になにかした働きかけをしなければ、なかなか説明会に来てくれません。

そこで、就活生の働きかけとして説明会を聞いてもらうためにとにかく”就活生を呼び込む”必要が出てくるのです。

この呼び込みについて、意外なことのように思われるかもしれませんが、思っているよりも出来ていないというケースが多いです。

人事部のなかでは、どちらかというと営業が苦手だと感じる者が多く、呼び込み行為に苦手意識がありなかなか就活生に話しかけることが出来ていないのです。

上述したように、呼び込みをしなければ就活生が自然と来てくれる可能性は基本的に低いので、まずはとにかく就活生に対する呼び込みをするというだけで集客数が変わってきます。

とはいえ、呼び込みの得意不得意は、人事のメンバーの性格などなかなか修正が難しいという点であります。

このような場合には、呼び込み部分だけでもうまい会社にアウトソーシングすることをオススメいたします。

この呼び込みだけをアウトソーシングしてしまうと、アウトソーシング分のコストがかかってしまうという点が気になる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

しかし、逆に考えると集客呼び込みが上手いアウトソーシングを活用することで集客数を1.5倍~2倍以上増やすことができるならば、合同説明会の出展料が50万円、60万円以上かかるような事を踏まえていくと、むしろコストパフォーマンスが非常に良くなると考えることが出来るでしょう。

このような点から特に合同説明会を成功させたいと考えている企業の方は、呼び込みをアウトソーシングするという手法は向いています。

また、呼び込みの上手さだけで、集客数を増やすことができないうえに強引な呼び込みをしてしまうとかえって印象を下げてしまうことになってしまいます。

この点、プロ人事ならば、呼び込みのスキルの高さに加えて、合同説明会の詳細を把握しているので、安心して依頼していただくことができます。

詳しくは後述しておりますので、サービスの内容についてはここでは割愛をさせていただきます。

②プレゼンテーションの実施時間

多くの企業はプレゼンの実施時間を30分かけて行っているところが多いのですが、実は合同説明会のプレゼンとしては正しくありません。

上述したように、合同説明会の目的の一つは【母集団の形成】です。

この目的を達成するうえで、重要となるのは説明会(プレゼン)に着席する学生の数を増やしていくということになります。

では、プレゼンで着席する就活生の数を増やすにはどうするべきか。

結論から申しますと、プレゼンの時間をできるだけ短時間で開催して回転数を増やすということです。

7時間の合同説明会のイベントであれば、学生集客+後フォローにそれぞれ10分掛かっていると計算すると、プレゼン時間が30分ならば「10.5回転」になります。

これに対し、プレゼンを15分とすると、学生集客+後フォローの10分は変わりないため「16.8回転」になります。 

当然、順調な集客が出来る前提であるため机上の空論ではありますが、これほど多くの回転数が見込めるようになるのです。

短時間をやるとして学生に対して自社のことを知ってもらうことはできないのではないかと不安に思われる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

たしかに、せっかく説明会を聞いてもらったのに、自社のことをなにもわからずに学生が帰ってしまうのでは、結局応募者の数を増やせていないのと同じなのではないかと思います。

しかし、実はこの認識自体が誤解なのです。

というのも、説明会を聞く側は、長いこと説明されたとしても、話を全部聞いているということ自体が稀なケースです。

つまり、就活生側がで伝達された情報を受け取れていないのであれば、時間をかけて説明するということの方がむしろ無駄となってしまいます。

ましてや合同説明会では、就活生側は沢山の企業の説明会を聞くことになりますので、1企業の情報をすべて記憶している就活生は少ないのです。

また、合同説明会は後の単独説明会へ就活生らを誘致する役割を担っています。

単独説明会では、就活生達の志望度を深める役割がありますので、説明時間や内容も自然と多くなります。

つまり、合同説明会で、すべてを説明するよりかは、単独説明会の呼び水という点を意識していく必要があります。

となると、合同説明会ですべてを話すのではなく、むしろもったいぶるくらいの内容にする方が、就活生達の気を引くことができます。

このように合同説明会の目的を重視すると、プレゼンの実施時間は短時間、目安として10分~15分程度に収めるのが、最適なのです。

③プレゼンテーションの構成

短時間でプレゼンを実施するということに加えて、このプレゼンの構成も一工夫することで集客数を増やすことになります。

結論からいうと、この工夫とはプレゼンの冒頭(約1P~2P分)の時間を長くし、真ん中から以降の時間を短めに構成するというものです。

普通のプレゼンでは、冒頭の説明は短時間で構成し、真ん中以降の本題部分を長く構成いたします。

もちろん、基本的にこのプレゼンの構成が間違っているというものではないのですが、合同説明で同様の実施をするとネックになる部分が出てくるのです。

合同説明会では就活生は自由にブースを回って聞きたい説明会を選択することになるのですが、タイミングが合わずプレゼンの開始に間に合わず、すでに冒頭の段階が終わっている場合に途中参加ができず、せっかく呼び込んだにも関わらず就活生に待たせてしまうことになりますし、場合によっては待ち時間の間に他のブースに行ったまま結局戻ってこないということもあります。

そこで、あえてプレゼンの冒頭部分を構成をすることで待ち時間を可能な限り作らせず途中からでも参加しやすいようにすることができるのです。

ここで紹介したものは、あくまで合同説明会におけるノウハウの一部となりますが、このように、言われてみれば納得していただけるようなものでも意外と気づいていないものも含まれています。

では、次に単独説明会におけるノウハウについて紹介していきましょう。

2-2単独説明会

前述したように単独説明会の目的は、就活生の入社の意向を醸成することが主になります。

単独説明会に参加している就活生たちは合同説明会に参加した者以上に入社希望の度は高くなっていますが、この説明会では単に人を集めるのではなく、いかに、就活生達に自社の魅力を伝えることができるのかがポイントになります。

ここでは、魅力を伝える方法に絞って以下の2つの観点からノウハウを解説いたします。

  1. 魅力的なプレゼン方法
  2. 伝える情報

①魅力的なプレゼン方法

合同説明会では、プレゼンの構成について冒頭に時間をかけることで、呼び込んだ就活生が参加しやすい構成にするとなっていましたが、単独説明会が自社だけの開催になりますので、待ち時間を作らせないようにする必要はありませんので、通常のように冒頭の時間を短めにそれ以降の本題に時間をかけていきます。

単独説明会の段階では、就活生達は採用に至るまでのフローでいえばまだ、入り口に入った段階ですので、説明会の雰囲気やプレゼンターの印象も重要になってきます。

そのため、プレゼンターは見た目や話し方等の第一印象に注意をする必要があります。

第一印象でもっとも重要なのは、【楽しそうにプレゼンをすること】

あまりにも、基本的なことではありますが、やはり目の前にいるプレゼンターが本当に楽しそうにしている姿は聞き手である学生にも伝わりますし、そのような会社で働きたいと考えます。

また、楽しそうにしている人がいる会社で働きたいという羨望をもってもらえるようにすることが最大のポイントとなります。

では、楽しそうにプレゼンをするために、どのような話し方や見た目に気をつけるべきなのか。

心理学では、なにが第一印象で左右されるのかを示す人間の基本的な心理面を表したメラビアンの法則というものがあります。

このメラビアンの法則では、「言語情報」「聴覚情報」「視覚情報」の中で第一印象においては、【視覚情報】が最も大切と言われています。

このメラビアンの法則をもとにすると、就活生達の視覚情報に【楽しさ】を訴えかけることがキーポイントとなります。

具体的にいうと、表情を明るく、手振りを添えて、就活生達の顔を見ながら話すということになります。

このように人間心理を理解し、利用することで、魅力的なプレゼンをすることができるのです。

ほかにも、自社の説明をする際には、就活生にとって聞きやすいものにしなければなりませんので、あまりビジネス知識がない状態の就活生に向けてなるべくビジネス用語を使わずに説明をしていく必要があります。

聞き馴染みのない言葉ばかり使ってしまうと、基本的に人間は聞き流してしまうことが多いので、特に伝えたい内容である場合には特に、日常的に使うような簡単な言葉で説明をすると良いでしょう。

②伝える情報

単独説明会は合同説明会と異なり、長い時間をかけて自社の説明をすることになります。

そのため、とにかく沢山の会社の情報を就活生に伝えれば良いのではないかと思われがちですが実はそうとは限りません。

というのも、多くの就活生たちは、複数の企業の単独説明会に参加しますので、印象に残らなかった内容は記憶から薄れていきます。

そのため、漫然と自社の情報を伝えるだけですと、会社全体の印象が薄くなってしまい最終的に応募してくれないという自体に陥ってしまいます。

そこで、説明会で取り上げる内容について、どこを厚くするのかといったように内容を考える必要があります。

特に、競合他社を意識して、自社が誇れる部分を厚くすることで、差別化をできるようにすると良いでしょう。

このように、合同説明会と単独説明会についてそれぞれにノウハウがあり、ここで紹介した意外にも細かなものがあります。

すべてのノウハウを駆使して説明会を実施することが一番望ましいのですが、そこまでするには育成の時間や費用等様々な障害があります。

とはいえ、合同説明会に参加する場合には一回に60万円かかりますし、やるからには実のあるものにしたいのではないでしょうか。

そこで、プロ人事では、このニーズに応えるべく、説明会代行サービスを実施しております。

次の章で、【説明会代行】について解説いたします。

3:説明会代行

説明会代行については、ざっくりといえば、これまで人事が実施していきた説明会を外部の業者が代わりに実施するというものですが、株式会社プロ人事説明会代行では、代替品としてではなく、これまで以上の成果を上げることを目的としてサービスを提供させていただくというものになっています。

では、具体的にどのようなサービスとなっているのかについて、プロ人事では大きく2つのサービス形態となっていますので、それぞれについて解説していきます。

3-1:①応援プラン

こちらのサービスでは、人事の方が現場に来てもらい、プロ人事がそのサポートや追加人員として入るものになります。

例えば、人事の方が説明会をしている間に呼び込みをし集客数を増やしていきます。

呼び込みだけなら、派遣社員やアルバイト等で手が回るのではないかと思われるかもしれません。

しかし、人事に関する知識がないまま、呼び込みをしてもあまり効果はないうえに、ある程度育成をする必要が出てきます。

この点、プロ人事では上記に紹介したノウハウも含めて、様々なノウハウを駆使して呼び込みをしますので、育成をする必要なく、即戦力として起用することが可能となります。

また、人員を増やす手段として、正社員を雇用するということも考えられますが、育成の時間がかかるうえに、必要がなくなったからといって辞めてもらうということもできませんので、さらにコストがかかってしまいます。

プロ人事の採用代行サービスですと、必要がなくなりましたら、解約をしていただければいいので必要な時に必要な分だけご利用していただくことが可能となります。

3-2:プロ人事に運営おまかせプラン

応援プランと異なり人事の方が現場に参加せず、完全にプロ人事が説明会を運営していくプランとなります。

この丸投げプランの最大のメリットが、【人事がその間に他の業務ができる】というものです。

具体的に、【他の業務】についてオススメしているのが、「面接」業務です。

というのも、説明会業務をプロ人事に丸投げすることで、浮いたリソースを応募者との面接の機会に回すことで、面接の「枠数」を増やすことが可能となります。

せっかく、合同説明会などで集まった学生に対して面接の日程がかなり先になってしまうと他社に先を越されるなどでリソースを毀損してしまいます。

このような事態を防止するためにも、現実的なの方法は「まかせられる業務をまかせる」こと、つまりは説明会の代行を利用するということになります。

もちろん、単純に、正社員を雇用して人員を増加させれば業務を分担することで上述の問題をクリアすることはできます。

しかし、この手法でネックになるのが、固定のコストがかかり、柔軟な採用戦略をとれないという点です。

これに対して、説明会代行では、必要なときに必要な分だけ利用することができるので、柔軟なソリュ-ションなのです。

このほかにも、説明会で使用するスライドのアドバイス等もいたしますので、プロのノウハウを利用することが可能というメリットがあります。

丸投げをするということで、依頼を検討する方が不安に思うのは、自社の意向通りに実施してもらえるのかという点かと思います。

この点、プロ人事では、依頼していただいた企業様と細かな打ち合わせをしていきます。

打ち合わせに関して、例えばブースの設営に際してブースの大きさが会場毎にまちまちですので、基本的に複数持っていくのが通常ですが、どのようなポスター・タペストリーを使いどこに設置するのか、また配布するパンフレットの配布対象がどのようなものか等の細かな点について打ち合わせしていきます。

このように企業様のこだわりを反映いたしますので、丸投げといっても企業様の意向にそぐわないようなものにならないよう細心の注意を払っておりますので、その点についてもご安心ください。

また、プロ人事では、集客保障プランもご用意させていただいております。

集客保証プランでは、たとえば10人以上集客できなければお支払いしていただいた金銭の一部を返金させていただくという形で保証するというものになっており、代行会社の中でも珍しいプランとなっており安心してご利用いただけます。

4:まとめ

今回は、株式会社プロ人事のサービスの一つである説明会代行について解説していきました。

合同説明会や単独説明会も採用活動を成功させるうえで、やはり手を抜くことのできないものですし、説明会の改正に際して準備時間や費用がかかりますので、やるからには成功させたいと考えるのではないでしょうか。

上述したように株式会社プロ人事では、単なる代行サービスではなく、採用の質を上げるためのプラン内容となっておりますので、応募者数を増やしたいと考えている企業様には特にオススメのサービスとなっております。

説明会代行サービスについて、気になる方はお気軽にお問い合わせください。

また、2020年に流行した新型コロナウイルス対策として、オンライン説明会を導入する企業が増加しましたが、オンライン説明会に関するポイントについてこちらの記事で詳しく解説しておりますので、ぜひ合わせて御覧ください。

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この記事の監修者

採用代行・採用コンサルティングサービスを提供している株式会社プロ人事が運営する採用メディア「SaiDai」

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