優秀な人材を採用する切り札【リクルーター】制度の導入方法と外注について

優秀な人材を獲得する鍵になる!?リクルーター制度とはなにか??

近年、採用に力を入れている企業の中には、リクルーター制度を導入する企業が増えています。

リクルーター制度を導入することで特に優秀な人材の採用を有利にすすめることができます。

一方で、リクルーター制度については、手間や時間などのコストが大きくかかってしまうのが、デメリットとなっています。

しかし、大手企業や他の採用の競合企業と人材の奪い合いをしており、なかなか苦戦してしまっている際には大きな効果を期待できる手法と言えます。

この記事ではそんなリクルーター制度の導入について解説していきます。

一方でリクルーター制度については運用が難しい面もあるため採用コンサルタントなどのプロに外注する企業も増えています。

ぜひ、我々、プロ人事では導入から定着、一部業務の代行まで幅広く行っていますのでお気軽にお問い合わせください。

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目次

1.リクルーター制度

企業のうち3割が導入してるリクルーター制度ですが、そもそもリクルーター制度とはどのようなものなのでしょうか?

リクルーター制度の導入方法に関する解説に入る前にまず、リクルーター制度とはなにか面接との違いなどについてみていきましょう。

1−1:リクルーター制度とは?

「リクルーター」を活用した採用手法の事を指します。

リクルーターとは【採用担当者】を意味していますが、それぞれの立場・役割などは会社によって大きく異なります。

【どのような権限を持ってリクルーター業務を行っているのか】、【どんな人材がリクルーターになっているのか】など、非常にバリエーションが広くなっています。

しかし、基本的には一人の学生に一人の社員が担当(リクルーター)としてつき、直接連絡を取るなど担当者として面接官とは異なる部分でサポートしていくのがリクルーター制度となっています。

学生との出会い方については、大学のゼミやサークルに出向いて、企業が欲しい人材の発掘を行ったり、OB・OG訪問にて、面会した学生の評価をまとめて人事部に報告する、あるいは教授や大学を通じて対象となる人物にコンタクトを取る、教授や大学に対して推薦応募枠として通知し、希望者を募るなど様々な形でリクルーティングが行われます。

各大学ごとやエリアごとに担当者を決めて行うことが一般的となっています。

というのも、近年では2020年に発生したパンデミックの新型コロナウイルスの影響などによって非対面での就活も一般的になっていますが、やはり最後のクロージングの場面では学生との個別の対面での面談が必要となるケースが多いため、学校別やエリア別などで担当者を変えていく手法が効率的となっています。

1−2:リクルーター制度と面接の違いとは?

面接とは異なり「選考要素がない面談」と学生に伝えた上で、面談を行う事が最大の違いとなります。

ちなみに、本当に選考要素が無い場合も多く学生を専攻する面接と学生をフォローするリクルーター制度がしっかりと分かれている場合もあります。

しかし、その場合であってもリクルーターと面接官が連携している場合が多くありますので、リクルーターからのレポートがなんらかの専攻結果に影響を与えている可能性はあります。

これが選考結果に対して「NG」の方向に作用してしまっている場合には、本来採るべき人材を逃していることにもなります。

逆に「合格」の方向に作用してしまっている場合も多くあります。

特にリクルーターに採用人数目標を課してしまっている場合には、必要以上に合格にしてしまう可能性もあります。

この点がリクルーター制度の設計における注意点の1つとも言えます。

また、実際に面談する場所としては、オンラインでの面談も当然ありますが、対面の場合には、社内の会議室などではなく、学内のカフェテリアや普通のカフェなどでカジュアルに就職活動の悩みなどを聞きつつ自社の魅力を伝え意向度を上げることが多くなります。

特にカフェなど会社の場所ではないところに場所を移し、食事を共にする事で学生側の警戒心を解くことができ、本音を聞き出すことができるようになります。

やはり会社の会議室などの場合には、学生から見ればアウェーですので、緊張してしまいますし、なかなか本心を言わないケースが多いでしょう。

そこで、学内のカフェテリアや一般のカフェなどで軽く食事なども共にすると本音を聞き出しやすい環境を作り出すことができます。

しかし、これも単にカフェで食事をすれば簡単に本音を聞き出せるわけではありません。

話し方のポイントや面談を進めるポイントもありますので、その点にはしっかりと注意しましょう。

この資料の最後にポイントを解説していますので、そちらを参考にしていただくか、あるいは、是非我々、プロの採用のコンサルティングサービスも受けて頂ければと思います。

また、リクルーターは選考には関わらない場合が多いため面接には同席参加しません。

ただ、面接前に面接に向けた不安点の回収やアドバイスを行い、面接を有利に進められるようなサポートを行います。

一般的に面接が終わったあとに連絡がつかなくなったり応募辞退につながる場合があり得ますが、多くの場合面接でのミスマッチによるものです。

面接で色々と良くない点を知ったことで、辞退したいと思っていると思われがちですが、実際は勘違いや思い込みで辞退している場合も多いのです。

だからこそ、リクルーターの出番と言えます。

面接官が少し大げさに厳しさを伝えすぎてしまって、萎縮して辞退しているケースなども多いので、リクルーターがフォローをして、辞退を防ぐようにしていくのが、肝となるでしょう。

リクルーターによる面接後のフォローによってこのような勘違いを訂正し、辞退率を下げることも可能です。

リクルーターはOB・OG訪問を行った入社志望者に対して連絡をとったり、会社説明会に参加した際に記入してもらったエントリーシートの情報を使用するなどして最初の連絡を行っていきます。

2.リクルーターを取り入れる目的・メリット

リクルーター制度を導入することで多くのメリットがありますが、今回は重要なポイント3つに絞って解説していきます。

3つのポイント

  • 応募者の意向醸成
  • 内定辞退の防止
  • 選考フローから離脱しないフォロー

①:応募者への意向醸成

リクルーター導入のメリットとして最も重要なものが【応募者への意向醸成】です。

意向醸成がうまく行えれば知名度が低くても大企業を出し抜くような採用ができます。

応募者一人ひとりにフォロー担当が付き、就職活動の状況や悩みをヒアリングしつつ自社の魅力を伝えます。

その際には、一緒に就職活動を進めているような信頼を抱いてもらうことが理想ですので、自社をよく言ったり、他社を悪く言うような事は極力避け、フェアな対応が望ましいでしょう。

会社の選び方に対するアドバイスなども一緒に行っていくことで、従来であれば興味を持ってもらえなかったような人材の囲い込みを行うことができます。

言い換えれば青田買いをすることが可能になり、早い時期から関係性を構築することで、他社に付け入らせずに採用までこぎつけることができます。

②:内定辞退の防止

有能な学生であれば他社の内定も当然、複数持っているケースが多くなっています。

内定をとったあとにどの会社に入社するか決めますが、一般的なフローでは内定後に本音で質問できる機会が少なく、応募者からの質問を回収しきれません。

また、学生によっては、面接で質問がないか確認したとしても多くの場合遠慮して思ったことを聞くことができません。

この観点は人事の方から見ると盲点と言える点でしょう。

「質問があれば聞けばいいのに…」と思うかもしれませんが、多くの学生は企業や人事に対して本音をなかなか開示できないため、質問ができないのです。

そして、その結果ネット上の評判などで判断して内定辞退に至る場合も多いのです。

そこで、リクルーター制度があれば、カフェなどで面談をして学生と関係性を構築していければ、本来であれば聞き出しにくい不安点などを聞き出し、しっかりとフォローをしていくことで、内定後辞退の防止につなげることができます。

③:選考フローから離脱しないフォロー

直接、大きな結果が出るわけではないという意味では地味ですが、意外に大きいメリットです。

実際に、面接後連絡がつかなくなり辞退となってしまう学生の中には、辞退の意向が強い学生だけではなく、タイミングが合わなかったりなんとなくずるずる行ってしまっている学生もいます。

当然、第一希望の会社に対してならそうはならないにしても、志望度が若干低い企業に対しては、このようなケースも見受けられます。

つい、企業から見ると「そんな意向の低い学生はいらない」と思ってしまいがちですが、

その学生が情報を知らないだけかもしれませんし、第一希望の会社に必ず受かるというわけでもないでしょう。

そういった観点でみれば、彼らも貴重な応募層であることは間違いありません。

だからこそ、リクルーター制度を導入し、連絡のつきにくい学生にしっかりと連絡・フォローを行い、選考のフローに乗せていきましょう。

通常の人事の対応頻度であれば、連絡が繋がらない学生への追いかけの連絡は一週間に1回程度が限界でそれ以上中々時間をかけることが難しいですが、リクルーター制度を活用すれば人事からではない別口からの連絡を増やすことができます。

人事からの連絡にプレッシャーや罪悪感を感じている場合にもリクルーターとの信頼関係ができていればうまく選考フローに戻すことができますし、そもそも一度、カフェなどで面談をしていれば、連絡がつながりやすくなります。

まとめ

ここでは、リクルーター制度において、3つのメリットをご紹介しました。

実は、この3つ以外にもメリットは多くあります。

例えば、【大学の教授との関係が構築でき母集団形成につながる】、【面接前に本音で話をすることでスマッチの予防になる】、【本来であれば合格レベルのが学生だが、面接の対応力が低いため落ちそうな場合、面接のレクチャーで合格できる】【傷病歴など、面接では知ることができない機微情報を把握できる】

このような一般的なフローでは得られない情報を得られるのはリクルーター制度ならではと言えるでしょう。

3:こんな企業にオススメ!リクルータ制度を導入するべき企業!

リクルーター制度の内容やそのメリットについてみてきましたが、ではリクルーター制度を導入すべき企業とはどのような企業なのでしょうか?

この章では、リクルーター制度を導入すべき企業についてその理由とともに解説していきましょう。

・理系優秀層を採用したい企業

そもそもですが学生数は少子化の時代においても増えています。

全入時代と言われ、多くの学部学科が新設されているため、学生数そのものは伸びていますが、理系の学生は残念ながら理系離れの影響から10年以上前から減少傾向にあります。

そして、今後は少子化の影響も受けるため、理系学生の減少は加速的に進んでいくと想定されます。

一方で、理系学生を採用したい企業は増えてきており、理系学生の採用競争は年々激化していくでしょう。

さらに、文系学生と比べると理系学生は保守的な学生が多いデータがあるため、大手志向となっており、中堅中小などにとっては理系学生を採用するのは一筋縄ではいきません。

だからこそ、リクルーター制度を導入して、学生へのフォローを進めていきましょう。

ただし、他の理系を採用したい企業もリクルーター制を導入しているため、単に導入したからといってそれで良いわけではありません。

しっかりと学生のフォローを強化できるリクルーター制度の設計を行っていくためにも、我々採用のプロにお任せください!

また、有名企業や人気企業がリクルーターを各学生につけて応募から入社までサポートしていると考えれば、少なくともリクルーター制度がなければ勝つことは更に難しくなってしまいますので、まだ導入していないという場合には、最低でも導入は必ずすべきと言えるでしょう。

今は理系採用が出来ていたとしても、今後、採用が難しくなっていくことは明らかなため、今のうちから対応していきましょう、

・内定承諾率が3割を切っている企業/著しく業界の平均を下回っている企業

ここでの内定承諾率の3割はあくまで基準です。

内定の出し方は各社でそれぞれですのでこの数値を上回っているから安心というわけではありません。

しかし、この数値を下回った場合には、危険信号と思った方が良いでしょう。

ちなみに、内定の出し方については、本人の意向を確認した後にしか内定を出さないような場合、5割でも低いといえます。

意向の確認の徹底度合いによっても異なりますが、内定承諾率が低い場合、それを高めるためには、リクルーター制度が良いでしょう。

というのも、内定辞退率を改善するための手法はあまり多くなく、他には会社が根本的に良くなるか、面接官研修などで面接力を上げるかという選択肢しかありません。

そのため、リクルーター制度を導入し、フォローを密にしていくことで内定承諾率を高めていくことができます。

内定承諾率は採用のKPIにおいても最後のフェーズですので、この数値を高める事で採用に関わるコストを大きく変えることができます。

承諾率を上げるだけで、母集団形成の必要な人数が少なくて済むため、非常にオススメな手法と言えるでしょう。

また、余談ですが、面接辞退の3割は面接の雰囲気を改善すれば防ぐことができます。データに現れていない多くの人が辞退はしなかったものの嫌な印象を持ち、それが内定辞退や早期退職につながることもあります。

・事業内容や社風などの企業理解が進んでいないという課題感を持っている企業

応募者が自社を理解していないという課題感を持ってる、あるいは入社後の早期の退職が多いなどの場合もリクルーター制度を導入すべきです。

リクルーターと接触してよかったことで7割以上の学生が企業理解を挙げているように、リクルーターを入れることで長期に渡って安定した関係を築くことができ面接前や後のフォロー、内定後のフォローを行うことができます。

4.リクルーター制度の導入フロー

では、リクルーター制度を導入するまでどのようなフローで進んでいくのしょうか。

ここでは、リクルーター制度の導入に至るまで基本的なフローについて、簡単にではありますが解説をしていきましょう。

ちなみに、株式会社プロ人事では導入からフォローまで、丸ごとサポートできるサービスもございますので、お気軽にお問い合わせください。

STEP
リクルーター制度設計
設計

リクルーターの立ち位置や、フロー、役職の設計を行います。

一番難しいのはリクルーターの活動を会社としてどのように評価するのかという部分です。

一日の業務や、一ヶ月の業務の量は決まっている中で、そのうちのどれだけをリクルーター業務に費やすのか慎重に検討しなければいけません。

リクルーター制度に関してはどの部署がどのような扱いをするのか、例えば既存の営業マンをリクルーターとして扱う事になった場合その人材の賞与や給与をどのように計算していくのか、どの部門から賞与を出していくのか、慎重な調整が必要になります。

人事部と他部署が関わる中で批判的に見られるケースも有りますので、注意が必要です。

例えばリクルーターとしての業務を行っている間、給与の半分を人事部から出すといった場合においても、元いた部門側は業務を任せにくい状況が生まれ業務効率が大幅に下がる場合もあります。

一方、業務の片手間ではリクルーターとしての大きな成果も期待できないため、このような軋轢や問題を生まないためにも丁寧な制度設計が重要です。

ちなみに、最終的には【外部の専門家である我々プロの人事】がリクルーターとして活動するプランを選ばれるケースが多くなっています。

というのも、採用人数によってもリクルーター制度の人員が変更になるだけでなく、主に活動を積極的にしたい2月〜5月のみの時期が限定されている点などを踏まえると、社内の正社員にそれを調整するとどうしても、バランスが悪くなってしまうためです。

STEP
マニュアル作成
マニュアル

リクルーターがどのように学生に接するのかを定めたマニュアルの作成です。

人事が当たり前に行っているようなことでも人事以外の部門からの人間にとっては当たり前でなかったり、また会社として何を学生にメッセージとして伝え何を伝えないかなどリクルーターの中で共有すべきものを揃えていきます。

また、人材の採用におけるコンプライアンスなどの徹底のためにもこのようなマニュアル作りや研修は重要です。

STEP
リクルーターの選定
選定

制度設計が終わったあとにようやくリクルーターの選定が始まります。

各現場から適切なメンバーをアサインすることも可能ですし、多くの企業は人事から声をかけての指名制ではなく、挙手制で希望者を募る場合が多いです。

短い時間の説明会を開催したり、ホームページの社員用のページに募集のお知らせを貼るなど様々な募集方法があります。

応募者がたくさん集まれば社内で選考を行います。

本人がその業務に向いているかの判断は重要ですが、その本人が抱えている業務とのバランスも考慮する必要があります。

また、リクルーター業務をしっかり行っていくのであればその人が持っている業務が対応できなくなるためその直属の上司や部門との調整はしっかりと行っていく必要があります。

こういった調整は非常に時間もかかる上、微妙な調整が必要なので、社長直轄のプロジェクトなどでない限り、この調整が難航し頓挫してしまうケースが多くあります。

特に社内の栄魚王など収益を生む部門からのクレームが来る場合があります。

既存の他の部門であれば人事からのレクチャーを行う必要がありますが、採用のプロであればその必要もなく、会社の情報の共有のみでスムーズに始められますし、むしろ採用におけるノウハウを獲得することに繋がります。

STEP
リクルーター制度の運用
運用

各説明会に参加を促したりなどを行います。詳しくはこの次の章で解説していきます。

5.リクルーター業務の流れ

それでは、実際にリクルーター制度の業務(運用)の流れについてこの章で説明していきましょう。

業務の流れに関してここでは、新卒採用を念頭に流れを解説していきます。

表
STEP
キックオフ

採用が本格化する時期に一年の流れを決めます。

それぞれの目標や意識していくことを共有し、人事の意志などを伝播させましょう。

人数が少なければこれだけでいいですが、人数が多い場合には、リクルーターとその上司との1 on 1のミーティングをあわせて導入すると良いでしょう。

STEP
母集団形成に参加

リクルーターとしての経験が豊富であれば必要ないですが、そうでないのであればまずはインターンシップや説明会に人事とともに参加することで、様々な理解が進みます。

人事の方からみると意外かもしれませんが、現場の社員は自社の社員にも関わらず、自社のことをしらないケースがほとんどなのです。

自分が関わっている部門などについては、当然、生の状況なども知り尽くしていますが、自分が関わっていない部門については、そもそも存在も知らなかったり、知っていても名前だけというケースは枚挙に暇がありません。

そこで、母集団形成意に欲や参加すると事で、そういった情報を知ることから始まり、、学生とのコミュニケーションを学ぶことにも繋がります。

リクルーターの担当が決まっていれば母集団形成のこのタイミングからリクルーターとしての業務を始めてもいいでしょう。

STEP
個別の面談

どこから始めるかは企業によりますが、学校訪問や説明会参加後に連絡を行う場合が多いでしょう。

エントリーのタイミングで学生に連絡をするのも効果的です。

早期にスタートし、長期的な関係づくりを行っていく事が重要です。

特にエントリーだけをしていてその後の選考に参加しない学生が多い場合には、なるべく早期に連絡していくと良いでしょう。

手段としてはメールや電話でアポイントを取り、対面やウェブで面談を行います。

一対一で30分や1時間や1時間半など、リクルーターそれぞれも面談に関しては学生に応じて変えている場合も多いのである程度の時間の幅の中で柔軟に対応しましょう。

移動時間など加味しないのであれば、長時間のものを少なく行うよりも30分など短い面談を回数重ねるのがおすすめです。

基本的にはだらだら長く続けることのメリットはないですが、学生側の気持ちや事情なども汲み取って調節しましょう。

本来であれば、面談は短ければ短いほどよいものおです。

ただし、学生の性格などによっては時間が短いとネガティブな印象を与えるかもしれませんし、学生が遠方であったり、交通費が自己負担の場合には短い面談はむしろネガティブになるかもしれません。

STEP
事前のフォロー

非常に重要な段階が面説前のフォローです。

説明会で全体に対する説明で理解しきれなかった部分を個別に説明し、面接へのアドバイスも行います。

説明会などで話を聞いてもらった上での疑問点などをここで潰す事ができれば、お互いの理解のためのより有意義な面接を行えます。

面接において企業理解が甘いという理由で落ちるのであればリクルーターが機能していないということなので、落ちた理由をリクルーター別に振り返りなど行い、改善につなげます。

STEP
面接後のフォロー

当然ながら、面接前と同じく非常に重要です。

面接の感想や感触を聞き出します。

特に重ようなのは、面接においてネガティブなものがあればそのフォローも行います。

このフォローは早ければ早いほうがいいでしょう。

それこそ、学生は細かい点も非常に気にします。

例えば、「面接の時間が30分といわれていたが、20分と短かったので、良くなかったんじゃないか…」などです。

企業側は余裕をみて30分お伝えていた場合でもそのように感じてしまうのしっかりとフォローしましょう。

また、面接の結果が出る前だと本音で話してくれない場合もあるので、可能であれば【面接後すぐ】と【面接の結果が出てから行う】の両方でのフォローがおすすめです。

STEP
内定前後フォロー

学生にとって内定は大イベントです。

ベンチャーやスタートアップなどでは、入社宣言がないと内定を出さない場合やインターンシップへの参加を条件に内定を出すなど内定に慎重である場合も多くなっています。

こういった場合にリクルーターを使って、内定への意向や、内定が出れば入社するのかなどの情報を聞き出したり、入社の意思などを内定前に考えてもらう働きかけを行うことができます。

内定後は改めてそれを受けて考えてもらい話し合いやフォローを行いながら入社につなげていきます。

入社するかを決めるイベントなどが場合もありますが、内定が出てから実際の入社まで一般的に一年ほどある場合が多いため、連絡をしないと不安になる学生も多く、リクルーターが積極的にフォローしていくことは自体を防ぐためにも非常に重要になります。

その後承諾前フォローや承諾後フォローにつなげていきます。

STEP
採用の振り返り

全体の振り返りを行います。各リクルーターのKPIなどを確認し費用対効果を見定めます。

6.まとめ

ここまででリクルーター制度についてをご紹介してきました。

リクルーター制度については、設計・運用がとても難しいのです。

特に保管の業務部門との調整などが非常に難しく、時間や利害も関わってしまいますが、採用に力を入れていきたい企業の多くが取り組み大きな効果を上げています。

だからこそ、導入を検討されておられる場合には、ぜひ、我々プロの採用コンサルティング、プロ人事にご相談ください。

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この記事の監修者

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