合同説明会での母集団形成を成功させたいなら説明会代行支援サービスの利用がおすすめ！！

これまでの就職活動では当たり前だった企業合同や会社単独の企業説明会。

コロナ禍が始まって以降、人々の密集を避ける為に中止を余儀なくされる状況が続いていましたが、ここ最近復活の兆しを見せています。

全国の合同企業説明会情報を検索できる「合説どっとこむ」によると、2022年9月には大手就職サイト「マイナビ」が主催する合同説明会をはじめ、企業説明会だけでも全国各地で19件予定されています。

※2022年8月上旬の情報です

そんな合同説明会、学生に自社を知ってもらい、学生に直接自社の魅力をアプローチできる貴重な機会です。そして何より母集団形成に役に立ちます。

しかし、準備や当日の対応になかなかの労力がかかる上、せっかく準備したのに学生を上手く呼び込めなかった、集客が出来なかったという企業の方は少なくないのではないでしょうか？

本日はそんな人事・採用担当者の方におすすめしたい、プロ人事の説明会代行サービスについてご説明します！

説明会の目的・有効性

説明会の目的と有効性について確認する前に、合同説明会と単独説明会の違いについて簡単におさらいしましょう。

合同説明会はその名の通り、複数の企業が合同で行う説明会です。

大手就職サイト「リクナビ」や「マイナビ」といった外部の企業が開催するイベントで、参加した求職者は一度の説明会で色んな企業のブースを訪問、説明を聞くことができます。

単独説明会はその企業自体が主催する説明会で、その会社にエントリーする学生が受けるものになっています。

稀に転職フェアと名した中途採用向けの合同説明会もございますが、基本的に説明会自体は新卒の学生に対して行われるものが多くなっています。

※中途採用に関しては、応募から面接のプロセスに進むものが多く、説明会を挟む機会はそう多くないからです

その為、今回の記事は新卒学生向けの企業説明会について解説するものとなっております。

ではそれぞれの説明会の目的・有効性について確認していきましょう

合同説明会の目的・有効性

合同説明会の目的は主に母集団の形成です。

一般的には、合同説明会で応募者を集め、単独説明会への参加を促すことを目的としています。

合同説明会では自社の名前や事業内容を就活生に対し知ってもらうことがメインとなっているので、説明会の内容自体も基本的なものにすることが多いです。

沢山の企業が参加するので参加する就活生の数自体も期待できますが、企業側の知名度が低かったり、学生を呼び込む為のノウハウが足りなかったりすると、学生を集めること自体が難しい場合があります。

大きな声を張って人を呼び込むなんて、社会人になってからだとまず行う機会はないですよね。そんな事もあいまって、あまり声を出せなかったり、積極的に学生に働きかけるのが難しい方が少なくないようです。

学生を効率よく集めることが出来れば参加すること自体は非常に有効ですが、そうでなかった場合はリソースを無駄に使ってしまった…なんてことも発生しうるのがこのタイプの説明会です。

単独説明会の目的・有効性

単独説明会は、合同説明会で集めた学生達に対して自社の魅力を知ってもらい、最終的に入社への意向を醸成することが目的となります。

合同説明会で集めた学生の中でも、自社に何かしらの興味を持っている学生が参加することになるので、最初からある程度志望度が高い学生も参加しているでしょう。

そんな学生の意向を醸成するために、いかに自社と他社の差別化をし、説明会で就活生たちにしっかりと説明できるかが鍵となります。

中には就活生の選考を兼ねている場合もあるので、実質的な採用に結びつくという点では非常に有効です。

ここは取りこぼしを防ぐ為にもしっかりと準備して臨みたいところですが、自社の魅力を上手く説明できなかった場合、意向醸成に結びつかない可能性があります。

会社の顔として学生たちの前に立つことになるので、面接官自身の振る舞いや話し方等も重要になってきます。

ここまでで説明会に力を入れることの重要性は改めて認識頂けたと思いますが、そうは言ってもマンパワーが足りずこれ以上力を入れる余力がない…そんな人事の方におすすめなのが、プロ人事の説明会代行プランです！

説明会代行プランについて

プロ人事では様々な代行業務を行っておりますが、説明会の代行についても請け負っております。

大きく分けて２つのプランに分かれており、企業のご要望に沿ってご対応できます。

・応援プラン

こちらのプランでは、合同説明会を行う人事の方をプロ人事の職員がサポートするプランとなっております。

例えば、人事の方が集めた学生に対し説明会を行っている間にプロ人事が呼び込みを行い、学生の集客数を増やしていきます。

プロ人事が呼び込んで案内した学生に対して人事の方に説明して頂くことで、人事側のリソースと作業負担を減らすことができます。

呼び込みだけなら実際誰でも出来るし当日アルバイトを雇えばいいのでは？と思われるかもしれませんが、意外とそんなことはありません。

普段し慣れていないことをするのは意外と難しいもので、経験上ここでシャイになってしまう人事の方は一定数いらっしゃいます。

かと言って呼び込み等が得意そうな営業の職員を引っ張ってこれるかと言うと、きっとそんなこともありませんよね。

プロ人事には呼び込みが得意な職員が多数在籍しておりますので、ぜひこういった場で活用して頂けたらと思います。

また、プロ人事の場合必要が無くなったらすぐに解約して頂く事もできますので、企業側の必要なタイミングのみご支援することが可能です。

必要な人材を後廃れなく必要な時のみ活用する、それがRPOの魅力だと思います。

・プロ人事に運営お任せプラン

こちらのプランはその名の通り、当日の運営から設営まで全てプロ人事が行うプランとなっております。

なので、人事の方が現場に来て頂く必要がありません。

このプランの最大のメリットは、全国各地の説明会にプロ人事が参加、説明会の開催数そのものの数を増やすことができます。

全国各地に拠点を持つ企業なら、こちらは特に魅力的に映るのではないでしょうか。

本来ならその各拠点ごとに人員と時間を捻出しなければいけないのに、それがまるごと必要なくなってしまうのです。

もちろんこちらのプランをご利用いただく場合、細かく打ち合わせを実施し企業様のご意見をしっかりと反映させていただきますので、企業側の意向にそぐわないことにならないよう細心の注意で行ってまいります。ご安心いただければと思います。

また、補足ですがプロ人事には「集客保障プラン」というものも存在しております。

例えば10人以上集客が出来なければ、お支払い頂いた金額の一部を返金させて頂きます。

せっかく費用をかけたのに学生を集めることが出来なかった、という場合でも安心してご利用頂けるかと思います。

また、合同説明会に参加する時間をそのまま他の業務に充てられるのもメリットです。

例えば合同説明会の時間をそのまま面接の時間に切り替えて頂くことで、トータルでの面接枠数の増加や他の企業に先んでて学生に対しアプローチすることが出来ます。

こちらのプランで時間を捻出すれば、せっかく学生を集めていたのに、自社のリソース不足で対応が遅くなり、他の企業に取られてしまった…なんて悲劇を避けることができます。

自社のリソース不足に対する一般的な解決方法は、恐らく「新たに正社員を雇用し人員を増やす」ことでしょうが、この少子高齢化で労働人口がどんどん減っている現代日本では逆に現実的ではありません。

むしろ正社員を新たに雇用する為の労力やコスト、かかる時間を考えると、こういった「採用には必要だけど面接と比較したらやや間接的な業務」に関しては、アウトソーシングした方が企業側に取っては得策な場合があります。

企業の顔として参加しないといけないのに、代行を立てるのはちょっと…

ここまでの説明を読んで、「説明会の代行ができることは分かったけど、企業の顔である人事を代行させるのはちょっと…」と思われた方も少なくないのではないでしょうか？

実は、プロ人事には説明会代行専門のチームがおりまして、説明会の為の練習会も定期的に開催しています。

その甲斐もあってか、主に小規模な合同説明会で行われる学生アンケートなどで、プロ人事はよい結果を出すことが出来ています。（一番感じのよかった人事はどの企業ですか？といったアンケートです）

過去に企業側が説明会に参加した時よりも、委託した時の方が学生からのアンケートの結果が良い！と、企業側にご満足頂くことも多いです。

代行により企業のイメージを損なうことはなく、寧ろ印象を上げるお手伝いをすることが可能です！ぜひ安心してご利用頂ければと思います。

合同説明会代行をおすすめしたい企業

ここまでの説明を踏まえ、合同説明会代行をぜひおすすめしたい企業様の特徴を説明していきます。

採用を強化したいベンチャー／中小企業

企業の成長の為に出資を受けたり、優秀な人員を増やす必要のあるベンチャー／中小企業の場合、特に応援プランをおすすめさせてください。

ベンチャーや中小企業の人事部は、得てして少数精鋭で構成されていることが多いです。

中には人事担当はたった1人だけ、そういったパターンの企業も少なくないのではないでしょうか。

そんな少数精鋭のメンバーが合同説明会に駆り出される場合、ほとんど説明会の準備、当日の運営でいっぱいいっぱいになってしまうでしょう。もしくは人員が足りず他部署の同僚をひっぱってこないといけない…なんて必要もあったり。

そんな時にプロ人事の応援プランを利用して頂ければ、足りない人材を補うのはもちろん可能ですし、普段から採用に携わっている職員が企業様の応援に伺いますので余分な教育コストもかかりません。

（もちろん企業様のご意向はプロ人事内部でしっかりと共有いたします）

とにかく人員を増やしたい、全国に拠点がある大企業

プラン紹介でも触れましたが、全国各地に拠点がある規模の企業様に関しては、プロ人事に運営おまかせプランをおすすめします。

各拠点のリソースを一切必要とせず、合同説明会への参加数を増やすことができます。

自社のリソースを一切必要としないのに、合同説明会の母数を増やし、更に母集団の形成も出来るのはとても魅力的ではないでしょうか。

そうは言っても全部丸投げするのは少し不安、そういう場合は応援プランもおすすめします。

初めて説明会に参加する企業

説明会に初めて参加する企業様には応援／プロ人事に運営お任せプランの両方をおすすめさせてください！

ベンチャーや中小にも通じると思いますが、恐らく人事担当者の方はごくごく少数だと思います。

そんな中ノウハウが無い状態で参加しても効率よく母集団形成するのは、なかなか難しいものがあるでしょう。

当日の応援要員の確保はもちろん、運営そのものもぜひプロ人事にお任せください。

説明会に対するアドバイス

ここで、各説明会の内容についてプロ人事から少しだけアドバイスさせて頂きます。

・合同説明会の場合

学生の母数を獲得することが目的の合同説明会の場合ですが、就活生の呼び込みを積極的に行う以外に、プレゼンテーションの時間についても工夫が必要です。

例えば、沢山の学生を集めることが目的なのにプレゼンの時間に30分、学生の集客やプレゼン後のフォローに10分かかっている場合、学生を1回転させるのに40分かかっていることになります。

となれば、7時間の合同説明会に参加した場合10.5回転となります。

ですが、合同説明会の場合は企業に対して熱心に説明することよりも、企業の名前と事業内容を知ってもらい、単独説明会に繋げることが目的なので、30分しっかりとプレゼンを行うのは冗長になってしまう可能性がございます。

プロ人事のおすすめは、10分～15分にプレゼンの時間を抑え、その分学生の回転時間をあげることです。

ここで学生の集客をプロ人事にお任せいただいて、プレゼンは人事の方にしっかり行って頂くことで、学生の回転数をあげ、企業をより多くの学生に認知してもらえます。

・単独説明会の場合

単独説明会では、説明者のプレゼンスキルがモノを言います。

この場合は学生との意向醸成を目的としているので、合同説明会とは一転、じっくりと時間をかけて自社について説明しましょう。

そしてその際は、とにかく楽しそうに、学生の視覚に訴えるものにしましょう。

喋る内容は勿論大事ですが、それと同じ位に身だしなみや人事本人の振る舞いも大事な要素となってきます。

企業側が候補者を選ぶときにこの人と働きたい！と思うことがあると思いますが、学生たちにもこの企業で働きたい！といかに思わせるかが鍵となってきます。

人事は企業の顔だという認識を忘れずに取り組みましょう。

※プロ人事では、面接官の印象をあげるお手伝いも可能です！詳しくはこちらの面接官向けのトレーニングの記事をご参照ください

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まとめ

これまで、採用における企業説明会の本質と、プロ人事の説明会代行サービスについて解説してまいりました。

今回は特段触れていませんが、実はプロ人事は説明会代行のみならず、様々な採用に関する業務の代行、お手伝いやアドバイスをすることが可能です。

代表的なものですと採用代行、スカウト代行（ダイレクトリクルーティング運用代行）、研修代行、人事戦略設計のコンサルティング等…採用に関する多岐に渡る業務について、採用に関するコンサルティング企業としてご支援させて頂いております。

採用に関することでしたらご相談に乗れますので、上記に記載がない内容でもぜひ一度ご相談ください。きっとお力になれることがあると思います。

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