【採用代行サービス】面接日程調整を外部に委託するメリットとは?

面接日程調整こそ外部に委託すべし!面接日程調整代行サービスのメリットを解説!

簡単なように見えてやってみると以外とややこしい業務といえば、応募者との面接日程調整業務が思い浮かぶのではないでしょうか?

面接の日程調整では、応募者との調整だけでなく、面接官のスケジュールや利用する会議室が使用できるのかといったように複数との日程調整をしなければならず、手間もかかる上に中には、都合の良い日程の連絡が遅かったりと非常に面倒なものになってきます。

しかし、この日程調整がスムーズに行われず、企業からの連絡が遅くなってしまうと応募者からの信用を失ったりと場合によっては面談や内定辞退をすることもあります。

面倒な割には採用成果に影響を及ぼす可能性のある日程調整ですが、このような業務は外部に委託することで解決をすることができます。

今回は、面接日程調整代行サービスのメリットについて解説いたします!

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目次

1:意外と難しい面接日程調整

面接日程調整は採用業務のなかでもノンコアな業務に分類されるものであり、他の採用フローと比較するとノウハウが要求されることがあまりない業務であるため、簡単なように思われるかもしれません。

しかし、実際にやってみると手間がかかる業務であり、日程調整がスムーズに行われなかったために優秀な人材を逃すこともあります。

ここでは、なぜ日程調整業務に手間がかかってしまうのか、スムーズに行われない場合に起きる問題について解説いたします。

1-1:面接日程調整がスムーズにいかない理由

面接日程調整がスムーズに行うことができない要因としては以下の3つの点をあげられます。

それぞれの要因について見ていくことにしましょう。

①複数人の日程調整

このように、面接日程調整以外の業務に追われているのですが、面接の日程調整自体がかなり手間のかかるフローとなっています。

例えば、単に日程調整が応募者1人だけとのやり取りであれば良いのですが、面接の実施には応募者だけでなく面接官との日程をあわせる必要がありますし、面接の実施も複数人に対しておこなうのが通常ですから、多くの人との日程調整が必要となってきます

特に後者に関して、複数の応募者と面接を設定するなかでダブルブッキングが起きないように慎重に調整が必要となってくるからこそ時間もかかるのですが、日程が確定したあとに応募者側の都合(特に中途採用をする場合は現職が忙しいこともあって起きやすい)で変更をしなければならないこともあります。

さらに、対面で面接を実施する場合は利用する会議室の空き状況も確認しなければならないため、これらすべての調整をするとなると非常に手間がかかる業務となってきます。

②応募者連絡の管理

応募者との日程調整に関しては、さらに応募者との連絡の管理自体も難しいものになっています。

というのも、日程調整は応募者が同じタイミングで始めるということはなく、応募者からの返信がくるタイミングも違えば、まず応募者から質問や確認のメールなどが送られてくることもあり、それらの対応に追われてしまったりと日程調整が進まないこともあります。

また、日程調整を送ったがなかなか返信が返ってこない場合は、再度確認のメールを送る必要もあったりと、応募者毎に対応が異なってくることもあって、管理も非常に面倒なものになってきます。

③忙しい人事部

特に採用期間中の人事部は繁忙期ということもあって、社内でのMTGから面談や面接などの採用業務に追われることになります。

昨今では、ダイレクトリクルーティングやリファラス採用など新しい採用手法を取り入れる企業も多く、求人広告を掲載する従来の採用手法と平行して運用することも往々にしてあり、非常に人事部の負担が大きくなっています。

このように人事部の業務が増加しているなかで、これに対応できるだけのマンパワーがあれば良いのですが、多くの企業では、他の部署と比較すると人員も少ない上に、他部署と兼務していたりと、満足なマンパワーがあるとはいえません。

増加した業務に追われてしまい、応募者の対応が後回しになってしまったり、中には応募者からの返信にすぐ気づくことができなかったというケースも発生することもあります。

①②で紹介したように、面接の日程調整はノンコア業務といえどかなり負担のかかるものになっているのですが、マンパワーが足りず他の採用業務に追われてしまい、日程調整がスムーズに進めることができないという事態が発生してしまいます。

1-2:面接日程がスムーズにいかないとどうなる?

面接日程がスムーズに行われないことの最大の問題は【欲しい人材を逃してしまう】というものです。

転職を考えている応募者は、基本的に複数の企業に応募していることが多く、他の企業と平行して選考を進める場合がほとんどです。そのため、面接の日程調整に手間取っている間に先に他の企業との予定が入ってしまい面接辞退されてしまうということもあります。

また、日程調整がスムーズに行われず期間が空いてしまうことで、応募者自身のモチベーションが下がってしまい辞退をすることもあります。応募者からすると、連絡が遅くなればなるほどその企業に対する印象も悪くなってしまいますし、不信感から転職先の候補から外すこともあります。

選考前なので欲しい人材であるかは分からないからこそ、辞退されたからといってあまり問題視されることは少ないのですが、人材獲得競争が難化しているなかで少しでも欲しい人材を獲得できる可能性が高くなるならば応募者数を減らすのは悪手といえます。

ちなみに、ここでは従来の採用手法での面接を前提にしていますが、例えばダイレクトリクルーティングでスカウトした応募者との面接調整がスムーズに行われない場合、欲しい人材から返信が合ったにも関わらず逃すことになるとさらに損害が大きくなってきます。

面接の日程調整はノンコア業務といえど、手間がかかる上にスムーズに行うことができなければ人材を逃してしまうといったように採用に大きな影響を与えるものになっています。

2:お悩み解決できるサービス

人材を逃さないように面接日程の調整をスムーズに行うには、調整業務を行う余裕があるだけのマンパワーが必要となってきます。しかし、なかなか簡単にマンパワーを補充することはできません。

このマンパワー面を解決する上で、オススメしているのが、採用代行サービスの一つである日程調整代行サービスとなります。

この章では、プロ人事の日程調整サービスについてご紹介いたします。

2-1:採用代行サービスのメリット

①マンパワー不足の解決

繁忙期にもなると猫の手も借りたいほど忙くなる人事部ですが、その原因は採用業務に対応できるほどのマンパワーが人事部にないという点に尽きます。

もちろん採用代行を利用する以外に、新たに正社員や派遣社員を採用するということもあります。

しかし、正社員や派遣社員の採用をするとなると、その採用のために時間がかかったり、採用に成功してからも育成の時間がかかるなど結局その分の業務が増えることになります。

その点、採用代行サービスを利用する場合、採用に関するノウハウ・経験も豊富であるため、即戦力を簡単に獲得することができます。

②効率的な採用活動

また、ノンコア業務を外部に委託することで、マンパワー不足の解決に加えて人事部はコアな業務に集中することが可能となります。

本記事で紹介したように、面接日程調整といった応募者の対応は手間がかかるものですが、書類審査や面接などのメイン業務と比較すると重要度は下がってきます。そのため、応募者の対応に時間や労力を割いてしまいメイン業務に集中ができないとなると効率が落ちることになります。

とはいえ、上述したように日程調整も採用に影響を与える業務である以上、手を抜くこともできません。

そこで、このようなノンコア業務を外部に委託し、人事部は面接などのコアな業務に集中することができる環境を作ることが可能となります。

③採用のノウハウを利用

上述したように、採用代行サービスでは、採用に関するノウハウ・経験も充分にあり、即戦力の起用を叶えることができます。

スタートアップ・ベンチャー企業によくあるのですが、中には採用経験のない者が人事担当者となったが、経験者から教わることができず手探りで採用業務にあたるケースも少なくありません。

このような企業にとっては、採用ノウハウを活用することができる点は大きなメリットといえます。

④必要な時に必要な分だけ利用できる

マンパワーの補充として正社員や派遣社員の採用を挙げていますが、この方法のデメリットとして採用・育成時間がかかることに加えて、採用期間が終了したあとに増やした人員が浮いてしまうということがあります。

というのも人事部員が他の部署と比較して人員が少なかったり、他部署と兼務していることが多いのは、人事は採用期間が経過したあとに採用業務がほとんどゼロになる場合もあります。そのため、採用期間中に増えた業務に対応できるマンパワーを増やしたあとに終了した後、採用業務が減少してしまい、増やした人員の業務がないという事態が発生することになります。

このような場合、正社員での採用となると、簡単に辞めてもらうこともできず、他の部署への異動もなかなか難しいものになってきます。また、派遣社員に関しては正社員と比較すると契約を切りやすいのですが、引き継ぎがあったり、再度採用したいとなっても同じ人を採用するかも運次第なところがあり、場合によっては新しい人を採用しなければならず育成をしなければならないということもあります。

これに対して、採用代行サービスでは、利用の開始・中断がしやすく、派遣と異なりそもそも育成の必要がないため利用再開する場合もスムーズに行うことができます。

このように、必要な時に必要な分だけ利用することができるため、採用活動のアクセルとブレーキを柔軟に切り替えることが可能となります。

2-2:プロ人事の日程調整サービスとは

プロ人事の日程調整代行サービスでは、基本的に依頼していただいた企業様のニーズに合わせて内容をカスタマイズすることになりますが、主に応募者対応、面接の日程調整や返信が来ない応募者への後追いメール・電話を実施致します。

また、面接の日程調整に関してスムーズに行うために面接官のスケジュールの公開をお願いすることもあります。

もちろん、依頼したい業務に合わせる以外に、企業様の予算に合わせてプランを提案することもできますので、安心してご利用していただくことができます。

3:まとめ

今回は日程調整を外部に委託することのメリットについて解説をしてまいりました。

面接の日程調整について、手間がかかる業務でありながらスムーズに行われなければ採用活動に影響を与える業務になっています。とはいえ、書類選考や面接などのコアな業務と比較するとその重要度は下がってきます。

このように、面接日程調整は、手を抜くこともできないがそれ以上に重要な業務もあるという採用活動の中でも絶妙な位置づけとなっています。

そこで、このようなノンコア業務を外部に委託し、人事部はコアな業務に集中することができる環境を作ることができるという意味でもオススメしているのが日程調整代行サービスとなります。

本記事を読んで、プロ人事の日程調整代行サービスに興味のある方はぜひお気軽にお問い合わせください。

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この記事の監修者

採用代行・採用コンサルティングサービスを提供している株式会社プロ人事が運営する採用メディア「SaiDai」

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