合同説明会を成功させるには何に気をつけるべき？プロ人事が徹底解説

新卒の採用活動の過程としてはじめの大きなイベントとして合同説明会の開催が挙げられるかと思います。

合同説明会では、リクナビやマイナビ等の外部の企業が主催し複数の企業がブースを設置して行うことになります。

就活生にとっては、企業の情報を収集する場として利用されることになりますが、企業にとっては、どれだけ就活生に自社のことを知ってもらえるのか、興味をもってもらえるのかといったように両者にとって重要なイベントとなります。

重要であるからこそ、当日に慌てることなくスムーズに実施したいと考えるのではないでしょうか。

今回は、この合同説明会にあたって事前に準備しておくべきことについて解説いたします。

1:合同説明会の目的

準備をするにしても、何を目的として実施をするのか→そのためには当日できるようにしておきたいこと→準備として何が必要なのかといったようにゴールから逆算して考える必要があります。

では、合同説明会の目的とはなにか。

1－1：合同説明会の目的

合同説明時点の就活生は、どこの業界に行きたいかが決まっているが、明確にどこの会社に行きたいかまで決めていないという者の方が多数を占めています。

だからこそ、プレゼンを通して就活生たちに自社の名前や業務内容等について知ってもらい知を広げ後に続く単独説明会へ誘致をし母集団形成を行っていきます。

それと同時に就活生の意向醸成としてのスタート地点（魅力的に感じてもらえるのか）となっていきます。

このように、合同説明会は、【母集団形成】と【就活生の意向醸成】という２つ目的を有しております。

1－2：理想の本番を迎えるには？

上記の２つの目的を達成する上で、当日するべきことはなにか。

まず、就活生の意向醸成として、思いつくのが【魅力的なプレゼン】の実施となってきます。この点については多くの企業が頭を悩ませる問題としてもあがりやすいものですし、一番に思いつくところだと思います。またプレゼンにあたって、【学生に提供する資料（配布物）】も外すこともできません。さらに、合同説明会は母集団形成の一貫として後続の【単独説明会への誘致】として開催日の告知等も行っていきます。

プレゼンがどれだけ魅力的な仕上がりになっていたとしても、ブースに立ち寄ってくれる就活生がいなければ意味をなしません。そこで【どれだけ学生を呼び込むことができるか】も注意する必要があります。

さらに、呼び込みはもちろんのことブースの設置にあたって、合同説明会に参加している就活生から目に付きやすいように、ポスターやパネル等の【装飾の設置】が必要となってきます。

このように、合同説明会当日ではやるべきことが非常にたくさんあるのですが、ひとことで言えば、【多くの就活生を呼び込み、魅力的なプレゼンを行う】ということが本番の理想的なムーブとなります。

これを元に当日にやりたいことを簡単に分類すると大きく【説明会自体必要なこと】と【集客方法】に分かれることになります。

では、この当日の理想のムーブをするために、当日までに事前に準備しておくべきこととはなにか？

2:準備編

理想のムーブをするために事前にどのような準備をしておくべきか。上記に挙げたものをもとについて分類毎に解説。

2－1：説明会編

①プレゼンの構成

プレゼンについて、まず意識しなければならないのが、就活生目線を意識したプレゼンの作成になります。意外と見落としがちな視点なのですが、プレゼン作りには欠かせない視点です。

合同説明会は学生が情報を収集する場でもありますので、自社の魅力をアピールすすることを意識してしまい学生が本当に知りたいことを無視して、会社側だけの視点ばかり意識した構成をすると、結局学生に興味を持ってもらえることはできません。

また、プレゼンに関しては実施時間についてもポイントがあります。学生の集客に絡んでくることになるのですが、合同説明会のプレゼンの実施時間は短時間で実施し、回転数を上げることで集客率を上げるようにしましょう。

魅力を伝えるならば時間をかけた方が良いのではないかと考えがちですが、実はこの認識自体が誤解なのです。そもそも長時間をかけた方がよいというのは、聞き手側が最後まで話を聞いているということが前提となります。しかし、実際のところ、話が長ければ長いほど集中力は切れてきますし、その全てを聞いて覚えるということはできません。ですので、かけた時間分だけ無駄になってしまいます。

短時間での時間に加えて、プレゼンの形式面について冒頭部分を長くし、逆に本編部分短く構成することで、さらに集客率を上げることが可能となります。というのも、冒頭を長くしておくことで、学生が途中からでも参加しやすい状態を作ることができます。こうすることで待ち時間を減らすことができるため、呼び込みをした就活生を逃すということを防止することができます。

②配布する資料

説明会の資料については、参加した就活生の手元に残るものであるからこそ、その重要性を無視することはできません。資料作成に関するポイントとしては、まず採用競合する会社を意識していく必要があります。合同説明会では、就活生は複数の企業のブースに立ち寄ることになるため、就活生の手元には複数の企業の資料が残ることになります。この資料は、後々就活生が内定承諾先を決める際も影響を与えるものであるからこそ、他の企業との差別化を図るということが重要になってきます。

また、プレゼンでも指摘したように、就活生視点を意識することも忘れないようにしましょう。

③単独説明会への誘致

合同説明会は後続の単独説明会への誘致という役割を兼ねているからこそ、どのように誘致するかも工夫をする必要があります。

よくあるのは、単独説明会の実施日程を告知するだけにとどまることもあるのですが、最低限必要なことではありますが、これだけでは、実施日程を忘れてしまったりと就活生側の判断に完全に任せてしまうことになります。そこで、参加してもらった就活生にその後どのようにアプローチしていくのかを決めておく必要があります。

また、アプローチのためには、参加した就活生のデータをどのように収集していくのかも重要な要素となってきます。訪問票などの紙媒体での収集や、アプリやLINEの連携等の電子媒体での収集によるのかなど様々な手段が講じられることになりますが、どの手段をとるかによってもプレゼンの実施後に就活生へ作成や登録、連携についてその場でやってもらえるようにアナウンスしたりと、漏らさないように手段を講じる必要もあります。

2－2:集客方法

①ブースの装飾

見て回っている就活生の目にとまるように、ブースにパネルやポスター等を掲載し装飾をしていきます。

どのようなブースかは、当日にならないと分からないため、基本的に装飾に使うものは多めに持っていくようにすると良いでしょう。

ただし、ブースの準備は当日の開催時間になるまでの限られた時間で設置していかなければならないため、ある程度使用するパネルやポスターの優先度を決めておくと当日慌てずに済みます。

また、基本的なところではありますがどこに何が入っているかがわかるようにしておくとスムーズに準備を進めることができます。特に、使用する機材やポスター・パネル等を準備する人と当日設置する人が異なる場合は、何を持って来ていて、どこに入っているのかわからないとなると無駄に時間がかかることになる上に、使って欲しいものが使われていなかったりというケースが起こることになります。ブースの設置に関しては、見落としがちですが情報の共有も欠かさないようにしておきましょう。

②就活生の呼び込み

集客方法の中でも重要なのが、合同説明会に参加した就活生の呼び込みとなります。特に、知名度に自信がない企業は、待っているだけで就活生が勝手に来てくれるということはあまりありませんので、こちらから積極的に呼びかけていく必要があります。

そのため、当日ブースで運営する担当者はプレゼンター以外にも呼び込み担当を何人かアサインしておく必要があります。とくに、昼休憩を取る場合にその時間完全にブースの運営を停止するということもあると思いますが、集客率の観点からいうと、ブースの運営を止めるというのは悪手と言えます。ですので、交代要員分の余裕がある人数をアサインできると良いでしょう。また、どの時間を担当するかのシフトも決めておきましょう。あらかじめ誰がどの時間ブースに入るのかを決めておくことでスムーズに運営を行えるようにすると理想のムーブと言えます。

本記事では、合同説明会に事前準備について、ポイントを絞って解説をしていますが、それだけでもかなりやっておくべきことが多いことがわかります。

また、ブースの運営についてもある程度の人数を割く必要がありますが、割り振れる人数に限界があるという企業も多いかと思います。

そのような企業にオススメしているのが、プロ人事の代行サービスとなります。

3:説明会代行サービスの活用

合同説明会の実施に関して、事前準備段階から手間がかかる上に当日の運営についてある程度の人数を必要とするため、マンパワーに自信がない企業には厳しい面があります。

とはいえ、合同説明会の参加も大体60万円程度の費用がかかるからこそ、実のあるものにしたいものです。

そのような企業様にオススメしているのが、【説明会資料作成サービス】【説明会代行サービス】となります。

①説明会資料作成サービス

プロ人事の説明会資料作成サービスでは、採用のコンサルティングとプロのデザイナーが連携して資料の作成を行っており、デザイン面はもちろんのこと、応募や選考のことなど先の採用活動の過程を念頭においた上で、依頼された企業様の魅力のアピールとミスマッチにつながない資料の作成を行っていきます。

また、外部に委託することで、外部の客観的な目線を入れることが可能となります。内部だけで作成を完結すると、どうしても比較対象が内部だけにとどまってしまうため、どうしても視野が狭くなりがちです。資料は他の企業と比較されやすいものになっていますので、採用競合する会社を意識した資料作りという観点からすると、あまり良いものとは言えません。

その点、外部に委託することで、第三者の視点を取り入れることが可能となるため、作成にかかる手間を省くのはもちろんのこと、資料のクオリティを上げるのにも役立つサービスとなっています。

②説明会代行サービス

説明会の運営を代行するサービスとなっています。プロ人事のサービスは、基本的に企業様にニーズに合わせてカスタマイズしていくスタイルを取っていますが、こちらのサービスでは、運営を完全にプロ人事にまかせるプランと、現場に人事部の方に来ていただいた上でプロ人事がそのサポートや追加人員として参加するプランの大きく２つのプランをご用意しています。

前者のサービスのメリットは運営を完全にプロ人事にまかせることができるので、人事部はその間に他の業務の遂行をすることが可能となっています。説明会に割り振る人的リソースを応募者との面談・面接に回すことで、枠数を増やすことができたりと、人事部員は他のコアな業務に集中できるため、効率的な採用活動実施を可能とします。

後者のサービスは、メリットとして、育成の必要なく即戦力として活用することができる点にあります。サポートとしての人員を増やすならば派遣社員やアルバイトの起用等が考えられますが、ネックとなるのが、起用した人材に採用関連の経験・知識がないために、結局育成をしなければならず、その分の負担がかかってくることになります。この点、プロ人事は、人事支援に特化しているからこそ採用の知識や経験は充分にありますし、育成の時間も不要ですしかつ独自のノウハウを利用することができます。

それぞれのサービスについてここでは簡単にご紹介をしていますが、もっと知りたいという方は以下の記事でも解説をしておりますので、合わせてご覧ください。

4:まとめ

今回は合同説明会の実施に関する事前準備のポイントについて解説をしてまいりました。

実りのあるものにするためには、どれだけ事前に準備をすることができるかが勝負どころになってきます。合同説明会では、プレゼン関連にフォーカスが行きがちですが、プレゼンだけでなくどれだけ集客することができるかなどブース運営面についてもどのように行うのかについて固めておくようにしておきましょう。

また、人的リソース面にネックがある場合は、代行サービスの利用を視野に入れることも必要となってきます。

上記でも紹介したように、プロ人事でも説明会に関する代行サービスも提供しているので、興味のある方や、利用を検討している方はぜひお気軽にお問い合わせください。