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採用代行・アウトソーシング(RPO)の「選び方」とは?【2021最新版】

採用代行・アウトソーシングサービス(RPO)をどのように選べば良いのかを解説!

この記事では、採用代行サービス(RPO=Recruitment Process Outsourcing)の選び方についてを、採用代行サービス(RPO)のプロが解説します!

早速ですが、採用代行サービスを利用したことはありますか?

採用サービス

採用代行サービス(RPO)とは人事のサポートや、代わりに人事業務全般を行ってくれるサービスです。

そもそも、採用をアウトソーシング(代行)するサービスは一昔前は非常に珍しいものでした。

しかし、現在は一般的に行われるようになってきており、その結果、採用代行やアウトソーシング業者も様々な企業・サービスがでてきています。

様々な業者・サービスが出てきているということは、ユーザーとしての選択肢の幅が広がることから、ポジティブな面もある一方で、デメリットとして「どうやって選んだらいいのかわからない」といったネガティブな要素もあります。

そこで、この記事では、実際の採用代行サービス・アウトソーシングのサービスを提供している、我々プロの目からみたサービスや提供会社の選び方を解説していきます。

採用代行サービス・アウトソーシングについては現在様々なものが出てきており、会社やサービスによっては向き不向きや、強み弱みなどがありますので、自社にあった業者を選べるかどうかで望める効果も大きく変わります。

是非とも自社に合った、採用代行・アウトソーシングサービスを選んでいきましょう。

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目次

1.採用代行・アウトソーシング(RPO)とは?

採用代行・アウトソーシング(RPO)とは?

採用代行・アウトソーシング(RPO)とは、人材の採用のプロセスの一部を外部のアウトソーシング企業に依頼することを指します。

近年はプロセスの一部のみでなく、採用全般をアウトソーシングする事例も増えてきており、採用代行・アウトソーシング(RPO)をいかに活用するかが採用の成功の鍵を握るようになってきています。

労働人口の減少による採用競争の激化・エンジニアなどの特定職種の求人倍率の高騰を背景に、採用代行・アウトソーシング(RPO)を活用して、プロの力を利用して採用競争力を上げることで採用を有利に進めようとする企業が増えてきています。

RPO
採用代行・採用アウトソーシングサービスは必要な時に必要な分だけ使える

採用代行・アウトソーシング(RPO)では、必要な時にだけサービスを利用し、それ以外の時には自社人事で対応することで、間接部門の固定費を減らすことが可能になるため、コストパフォーマンスの面からも採用代行は注目を集めています。

新型コロナウイルスの影響による景況感の悪化等、外的要因などの変更によって、経営戦略上の急な採用人数の変更などにも柔軟に対応できるアウトソーシングのサービスは、今後柔軟な経営体制を構築する上で必要不可欠な存在であると考えられています。

また、採用代行・アウトソーシング(RPO)のサービスとしても、コンサルから実務まで幅広い業務に対応できるため、自社の需要に合わせて最も適したサービスを柔軟に利用できるところも好まれています。

2.採用代行に依頼できる業務内容とは

次に採用代行・アウトソーシングサービス(RPO)に依頼できる内容について詳しく解説していきます。

内容1:計画、戦略の立案(採用戦略策定)

計画、戦略の立案(採用戦略策定)

どのような人材に内定を出すのかなど、書類選考から面接官の最終的な合否の基準の策定まで採用戦略の立案や修正のサポートを行います。また、「採用基準の決定」だけでなく「採用戦略の提案」も行います。

具体的には、どういった求人媒体を使うのか、どれだけのコストを配分するのか、等の採用プロセスの中で必要になる各要素のすり合わせとなります。

それに加えて、社内向けの資料の作成や応募者向けのプレゼン資料の作成、応募者向けのチラシやパンフレットの作成まで幅広く対応しています。

採用

特に、応募経路によって承諾率や選考の誘致率が変わることに悩んでいる企業は、経路毎によって、説明内容や情報伝達内容の違いが発生している可能性も高いことから、ツールなどを活用して情報の齟齬の防止にも貢献します。

求人広告の制作を外部のメディア担当者に任せきりの場合、求人広告では応募者の人数を最大化させることを意識しすぎるがあまり、応募が増えたとしてもその後の誘致率内定の承諾率が下がってしまう傾向もあります。

理由としては、求人広告に応募者へのメリットや目立つ内容のみにフォーカスしすぎてミスマッチが発生している場合があります。

各媒体の情報を共有し、デザイン面はそれぞれにマッチしたものを作成しながらも、コアなメッセージを統一する事で、ミスマッチの少ない選考が行えるような取り組みを行っていきます。

応募者数や説明会参加者数、一次面接参加者数、内定者数、内定承諾者数、入社数などのKPIの設定を行い、各段階の目標達成状況を確認しながら選考のマネジメントを代行して頂けます。

これらの業務については、丸ごと戦略面を御依頼いただけるだけでなく、クライアント企業の責任者の方と共に策定しながら、アドバイザー的な立ち位置から提案させていただくことも可能となります。

特に人事面の責任者の方が他の部門を兼ねておられるような企業様や、外部の手法も取り入れていきたいと思われる企業様には非常にマッチした手法と言えます。

内容2:求人票の作成・スカウトメール・ダイレクトリクルーティングの運用代行

求人票の作成・スカウトメール・ダイレクトリクルーティングの運用代行

求人票の作成、スカウトメールを始めとしたスカウトの代行・ダイレクトリクルーティングの運用や説明会の代行、エージェント・人材紹介会社への対応の代行などを行います。

さらに、リクナビ・doda・マイナビなどとの間に立った求人媒体の作成折衝や、日々継続的なブラッシュアップが必要な自社の採用ページの運営なども採用代行サービスでは対応可能となっております。

ここでポイントになるのが、それぞれの業務においてどれだけ人材採用のノウハウを持っているのかという点です。この辺りをしっかりとチェックしていきましょう。

例えば、我々の場合、人事向けの採用のオウンドメディアを運営していることから、そのコンテンツを確認して頂ければどれだけ採用に関するノウハウを持っているのかは一目瞭然だと思います。

運用代行

ちなみにオウンドメディアを保有しているかどうかだけでなく、その中身なども注意して確認していただきたいです。

人材系企業の中には、オウンドメディアを保有しているけれどもその中身のコンテンツは検索すれば出てくるような、誰でも知っているようなレベルの記事を量産しているようなケースもあります。

そのような人材企業の場合は、コンテンツの制作を外部に丸投げしていたり、採用に関する知識のない人がコンテンツを制作しているケースが多くなっています。

結果として、その人材企業そのものも採用に関するノウハウや知識が少ない事が想定されますので、そういった会社は選ばないようにしましょう

また我々の場合ですと、実際にスカウトメール・ダイレクトリクルーティングの運用の代行業務を行った実績があります。

応募者によってメールの中身を変えることや、対象となる応募者の職種に関する専門的な知識を有するコンサルタントがその都度ダイレクトメッセージを送ることによって、返信率をサービスの導入前の平均値0.2%からサービス導入後の平均値5%まで改善を実現する事ができました。

また人材紹介会社の活用についても、独自のノウハウがあります。

多くの求人を募集している企業の場合であれば、人材紹介会社に求人を出してそれで終わりで、あとは応募者が来るのを待っているだけというケースも多くなっています。

しかしながら、人材紹介会社・エージェントからの応募数を上げるための取り組みというものがあります。

具体的なノウハウについては、当社ホームページに、人材紹介会社活用マニュアルもありますので是非一度ご覧下さい。

こういった細かなノウハウを持っているかどうかが採用代行・アウトソーシングのサービスにおいて最も重要ですので、ノウハウをしっかりと持っている企業に依頼するようにしましょう。

我々、採用代行・アウトソーシング(RPO)のプロの立場としては、こういった所のノウハウを持っていないような業者が非常に多いように見受けられます。

採用代行・アウトソーシング(RPO)の選び方としては、本当にこのような採用のノウハウをしっかりと保有しているかどうかをチェックしてください

さらに、小規模のエージェントの活用も我々の方で対応の代行も行うことが可能です。

多くの企業の場合、大手の人材紹介会社への依頼だけになっており、少人数のところまで手が回らないようなケースがあります。

実際に少人数の人材紹介会社への対応や、そこへのレクチャーなどは工数も掛かってしまいます。

一方で少人数の人材紹介会社は、人数は少ないものの特殊や特性としてそこにしかない要素も少なくないため、積極的に多くの小規模エージェントを利用していくことをおすすめしています。

また、分かりやすく効果が上がりやすい業務として、説明会の代行も行っています。

沢山の人材に会わなければ優秀な人材を採用するのは難しいため、幅広い日程を用意して会える学生を増やすことが必要になりますが、限られたマンパワーを補うために採用代行を利用するケースが増えてきています。

特に2020年では、パンデミックである新型コロナウイルスの影響によって変化を余儀なくされた採用プロセスを見直し、採用のボリュームを担保する取り組みの一つとして小規模説明会や小規模イベントへの参加数を増やし、その際の説明を代行するケースが増えました。

このように、パンデミックなどの急な外的環境の変化に対応することが容易な点も採用代行・アウトソーシング(RPO)の特徴です。

内容3:オペレーション業務/選考対応

オペレーション業務/選考対応

オペレーション業務では主に応募者対応を行います。

応募者への連絡や、書類の不備の対応合否の連絡もこの業務に含まれます。

選考対応では書類選考や面接における対応を行い、忙しい人事をサポートします。

自社の人事でなくてもできる業務は採用代行に任せることで、自社の人事が重要な業務に集中する手助けを行います。

高度なコンサルティングサービスだけでなく、このようなライトなサービスも提供することができる会社かどうかを見分けてください。

中には、ライトなサービスのみしか対応できない採用代行・アウトソーシング(RPO)の会社もあるので要注意です。

内容4:応募者フォロー

応募者フォロー

応募者フォローでは電話対面意向醸成を行います。

ここまで踏み込んだサービスの提供ができることが我々の一番の強みです。

採用代行業者は多くありますが、ここまでしっかりとフォローできる採用代行・アウトソーシング(RPO)業者は少ないのではないのでしょうか。

我々は人材紹介会社出身者・人事出身者で構成されているため、入社までの求職者の悩みや条件など入社までの過程に寄り添うことを得意としています。

候補者・応募者にしっかりと寄り添いながらその個人の指向性を整理し、自社への志望度を高めるように誘導していきます。

3.採用代行業者のパターンとは?

採用代行・アウトソーシング(RPO)を行っている会社は様々ありますが、大きく分けて金額仕事内容の規模感の異なる2つのパターンに分けることができます。

そして、それぞれに持っているノウハウなども大きく異なるので注意が必要です。

A:コンサルティング会社

費用面では高めですが、ノウハウや経験豊富なコンサルタントが所属しています。

ちなみに我々もこの分野と言えます。

採用代行・アウトソーシング(RPO)を依頼すると基本的に月額約40~50万以上と、社員一人雇うより割高な場合が殆どとなっております。

しかしながら、割高な分、高いクオリティを実現することができます。

コンサルティング会社

例えば、単に応募者への架電アプローチを行う場合を例に上げても、事務社員や派遣社員であれば日程の連絡など決められた業務の連絡が中心となってしまいます。

我々のようなプロの採用コンサルタントでは、架電アプローチであっても学生と就職活動の相談などの話を行い、その際にその学生の就職活動の軸や企業の判断基準などをヒアリングして面接官へ申し送りを行う事も可能です。

さらには電話で意向醸成を行うなど、クオリティー面で違いが出るため、レベルの高い仕事を求める企業に向いています。

一方で、細かな指揮命令は採用代行・アウトソーシング(RPO)会社が行うため、人事の指示もいらないので管理コストが少なくて済むのも強みです。

B:派遣会社

時間給や月給で契約した社員が派遣されます。

費用はコンサルティング会社より安いのが魅力です。

元々派遣会社をやっているいるような会社が、新規事業として人事に特化したようなサービス提供しているケースが近年増えています。

ただし、中身を見れば業務としては単なる派遣社員が対応していますので、実務業務を見れば一般的な派遣となんら変わらないクオリティーとなっています。

派遣会社

もちろん、派遣社員の方の中には専門知識や高い経験を有する方もおられるので、決してクオリティーが必ず低いというわけではありませんが相対的に見た場合には、コンサルティング会社の方がクオリティーが高いことが一般的です。

なぜならば、働く側の立場としてはコンサルティング会社でも派遣会社でもどちらでも働くことが可能であることから、本当に能力の高い人材はコンサルティング会社の方にいかれるケースがほとんどですので、報酬の高いコンサルティング会社の方がクオリティーが高いと言えるでしょう。

また、指揮命令系統についても注意が必要です。

派遣会社の場合には、自社の社員が指揮・命令をしなければなりません。

依頼内容が決まっている、あるいは指揮・命令をしっかりしていきたいといった場合に向いていますが、逆にアドバイスをしてほしい高い質を実現したい場合にはあまり向きません。

また我々では、オンラインに限定することで高いノウハウを持っているコンサルタントを安価に利用できるオンライン採用チームのサービスも提供しています。

こうしたサービスもあるため、比較した上で選ぶことをおすすめしています。

4.採用代行・アウトソーシング(RPO)の事例

ここでは、技術アウトソーシング業務の説明会の事例をご紹介します。

採用代行・アウトソーシング(RPO)企業の中には、機械やITなどの分野は専門領域が多く不得意とする企業が多いですが、我々では問題なく対応しています。

ノウハウ

単に説明会の代行と言っても、学生を集めるノウハウブースに来た学生を次のプロセスに繋げるなど、様々なノウハウが詰まっています。

ブースの席に学生を座らせるための誘導やプレゼンの仕方の研修なども行っています。

さらには、繁忙期の架電業務もサポートを行いました。

人事のノウハウがあるコンサルタントが架電を行うことで、事務連絡のようなものとは異なり、応募者・学生の相談窓口として機能させることができます。

他社の応募状況や意向状況のヒアリングや就職活動の悩み相談などを行い、学生との結びつきの強化や自社の魅力付けに繋げることに成功しました。また、繁忙期に増える応募者対応のフォロー業務も行いました。

限られた人数の中で社内の人事では対応が追いつかない場合や、追いついたとしてもどうしても雑になってしまう場合も多く、一方学生側もその後の連絡やフォローがなければ優先度が下がってしまいます。

5.採用代行・アウトソーシング(RPO)業者はここを見るべし!選び方のポイント

次に、採用代行・アウトソーシングサービス(RPO)にを選ぶ際に注意してほしいところをご紹介します。

こちらに記載しているポイントを把握し、自社に合ったより良い会社に依頼してください。

ポイント1:会社の規模感と得意な採用人数

ポイント

実績が少ない会社では得意不得意が大きく分かれるため、自社と同様の規模の会社対応実績が豊富であるかどうかを見極める必要があります。

例えば、大企業ではボリュームの大きい大規模採用が行われますが、ベンチャー企業しか実績がない場合では対応が難しいです。

というのも、ベンチャー企業の採用ではどうしても数より少数精鋭志向に偏りがちで優秀な人材にだけ響くようなアプローチをしてしまいがちで、採用のボリュームゾーンに響かないことがよくあります。

一方で、自社がスタートアップなのであれば、スタートアップ出身者などの実績が多い企業に依頼した方がコミニュケーション等がスムーズに進みます。

尚、我々はどちらの実績も豊富にありますので、大企業からスタートアップまで幅広く対応可能です。

ポイント2:採用代行会社の得意な業界

ポイント

よく「どの業界も得意です」と謳う採用代行・アウトソーシング(RPO)会社がありますが、このような企業は要注意です。

もちろん、多くの業界を対応することができるのは我々も同様ですが、その中でも高い実績を誇る業界などが会社によって異なるはずです。

コンサルティング会社は発注元の会社に深く関わる為、得意な業界ができて当然なので、得意業界を明言できない時点で自社の強みを把握していないとみなして他社を当たりましょう。

なお、我々は創業者がエンジニア領域のコンサルタント出身なのもあり、ITエンジニア・機械電気エンジニアの採用が得意分野です。

ポイント3:採用代行会社の社風

ポイント

採用代行・アウトソーシング(RPO)サービスでは、「今年効果が上がったので来年も」などと重要なパートナーとして長く並走する場合も多いため、社風などの相性は極めて重要です。

そして、採用代行・アウトソーシング(RPO)の会社の社風自社とマッチするかどうかを判断するのも良いでしょう。

理由としては、採用代行・アウトソーシング(RPO)会社の社風が発注者の社風にマッチしていればコミュニケーションや強みの把握などスムーズにいく場合が多いと言えるためです。

ポイント4:対応できる業務の幅

ポイント

採用代行・アウトソーシング(RPO)業者の規模が小さい場合などは、説明会だけなど、業務の一部しか対応できないケースがあります。

幅広く対応できる企業であれば、採用業務を総合的に把握し、採用段階で入社後のオンボーディングまで意識した対応を行うなど、採用の次にプロセスまで意識した対応が可能なので、できるだけ全般的に対応できる会社をおすすめしています。

我々は、採用・研修に関して対応できないことは一切ございませんので、どのような業務でもお気軽にご相談ください。

まとめ

ここまでで、採用代行・アウトソーシング(RPO)の業者選びの解説を行ってきました。

採用代行・アウトソーシング(RPO)は近年、注目を集めており、採用成功する上では、これらのサービスをうまく活用する事が求められています。

プロ人事

だからこそ、採用代行・アウトソーシング(RPO)の業者ごとの違いをしっかりと把握して、サービスの導入をしていきましょう。

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まず1つ目におすすめしたいのが、採用代行・アウトソーシングサービス(RPO)の費用は実際どれくらいかかってくるのかを解説している記事です。

2つ目におすすめしているのが、採用代行・アウトソーシングサービス(RPO)のサービス内容について詳細に解説した記事になっています。

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この記事の監修者

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