リファラル採用を社内で定着させるには何をするべきか？採用のプロが解説！！

近年、注目を集めている採用手法が「リファラル採用」。

これは自社の社員が中心となって、その社員の実際の友人知人にアプローチを行い、入社をしてもらう採用手法です。海外では一般的な手法であり、国内でも取り入れる企業が急増しています。

リファラル採用では、ある程度の信頼関係がある知人や友人からの紹介であるため、入社希望者のミスマッチが起こりにくく定着率の向上が見込めるほか、採用コストを抑えることができるといったメリットがあります。

リファラル採用はその採用フローの特徴から、短期的に結果を出すのは難しいとされており、中長期的な視点が求められてきます。そのためには最初が肝心といえるでしょう。社員にリファラル採用の良さやメリットを実感してもらい、軌道に乗せていくことが成功の秘訣です。

そこで今回は、数多くのリファラル採用のコンサルティング・採用支援を行っている株式会社プロ人事のコンサルティングノウハウをご紹介しながら、リファラル採用の促進方法をご紹介します。

また、実際にリファラル採用を強化したい、新たに取り入れていきたいと考えている企業はぜひこの機会にプロ人事までお問い合わせください！

1.リファラル採用を促進することの重要性

リファラル採用とはそもそもどのような採用手法となっているのか。

リファラル採用は後述するように従来の採用手法である人材紹介会社を利用するような場合と異なる点があります。

この章では、リファラル採用がどのような手法となっているのかについて簡単に紹介しつつ従来の採用手法との相違点や重要な点について解説をしたいと思います。

1-1:リファラル採用とは？

リファラル採用とは、現場の一般社員が紹介者となり、自分がよく知っている友人知人から自社にマッチする人を紹介させるシステムです。

導入している企業の中には、報酬制度を設けたり評価がアップしたりと、紹介者や応募者の双方にメリットがあるような仕組みが一般的になっています。

血縁関係者や婚姻関係者を中心とした「縁故採用」と似ていますが、こちらは会社の権力者が紹介者であることが多く、従来の基準に達していない人材を採用してしまうことが多々あります。リファラル採用ではこのような問題も起こりにくいのです。

1-2:採用フローにおける従来の採用手法との違い

リファラル採用は、一般社員が紹介者となって友人知人をリクルートするという特徴があります。従来の転職エージェントを通じた採用とはフローが全く異なるため、始める際は注意点が必要です。

一般社員のモチベーションを上げるために、報酬制度を設ける企業が多いですが、報酬さえ良ければやるというものでもありません。紹介者となる社員は「友人知人の役に立ちたい」「会社の発展に貢献したい」という動機が多く、意外と報酬目的ではなかったりするのです。

＜リファラル採用における報酬制度とは？　リンク　＞

また、応募者となる友人知人に仕事のことを説明したり、関係性を壊さないようにフォローするなど、これまでの採用手法では気遣う必要がなかったところのケアも必要となってくるのです。

1-3:促進して定着させることが大事

そこで、まず自社に合った採用フローや条件を整えたら、次は社員に定着させることが最も重要です。社員の協力なしには成り立たないものである以上、最初に「これはいい制度だ」と思ってもらわなければなりません。

リファラル採用というのは、たとえ社員全員がやってくれたとしても、採用のために声をかける友人知人となると、そこまで数はいません。

そうすると、毎年の新入社員や中途社員が積極的に紹介者となってくれることが望ましいと言えます。「興味のある一部の人だけ」ではなく、会社全体としてリファラル採用が定着している風土があれば良いといえるでしょう。

では具体的にどのような促進方法が考えられるでしょうか？

採用のプロフェッショナルである「プロ人事」が、事例を挙げてご紹介します！

2.リファラル採用を促進する方法

リファラル採用を促進するためには、①「社内での認知度を上げる」②「紹介者である社員に『体験』をしてもらう」③「効果について社内で宣伝する」という3つの手順で回すことを、「プロ人事」ではご提案します。

では順番に見ていきましょう。

2-1:社内での認知度を上げる

運用開始が決まれば、社内にアナウンスします。初めての採用手法ですし、一般社員は普段の業務とは違うため、内容について理解していません。どのように認知度を上げるのか、事例とともに解説します。

＜事例①　説明会＞

A氏の会社では、今年度からリファラル採用の運用を開始することが決定した。リファラル採用というのは、自分たちが紹介者となって知人友人をスカウトする採用方法らしい、ということは同僚たちとの会話で知っていたが、「今の状況からさらに仕事が増えるのはキツイ」と思い積極的な気持ちはなかった。

しかし、社員全員参加の説明会に参加すると、意外に興味深い内容だった。まず、人事担当が採用に苦労しているなんてまったく知らなかったし、ちょうど今人材不足の部門にぴったりな人間に心当たりがあった。

リファラル採用をきっかけに久しぶりに友人に会えるのも良い上に、報酬の代わりに食事代も経費で落とせるとのこと。A氏はもっと詳しい内容を知りたいと思うようになった。

―ポイント①―

自分の業務に関係ないと、人事担当が採用に苦労していたとしても、まったく事情を知らない場合もあります。

そこで、「なぜリファラル採用を運用することにしたのか」などリファラル採用の意義から始まり、社員のモチベーションに繋がる報酬制度の説明などもしていきます。

リファラル採用を手伝うということは、通常業務より負担が増えることになるため、メリットがないとやる気になりませんので、ここは聞き手としても興味深いことでしょう。

続いて、説明会後の周知方法です。

＜事例②　ポスターや社内サイトを充実させる＞

A氏は説明会で概要を聞いて興味を持ち、実際に自分が紹介者になるとどのような手続きが必要なのかについて知りたいと思うようになった。

その後、休憩室にポスターが掲示されていたのを見て、その場に居合わせた同僚たちの間でも話題に。自分以外にも興味を持っている人がいたので情報交換をしているうちに、ほかの人でも気になってきた様子。「一度やってみようか」という話になった。

以前、人事部から届いていたお知らせメールから社内の専用サイトに飛び、内容を確認。

より詳細な採用フローや条件、経費の申請方法などが分かった。資料だけでは分からないところについては、人事にいって詳細を聞くなどして、「自分にもできそうだ」と思ったのでぜひ試してみようと決めた。

―ポイント―

説明会でリファラル採用のメリットを知って興味を持っても、それ以上のデメリットや不安要素があると「やっぱりやめておこう」となってしまいます。

そこで、興味を持った社員が実際にやってみようと思った際に、採用フローの詳細や、例えば友人知人を誘ってご飯を食べに行ったりした時の経費はどうなるのかといった申請方法などを分かりやすく提示します。

アナウンスする手段としては、「説明会」「ポスター掲示」「社内サイトに専用ページを設ける」といった方法が考えられます。気軽に問いあわせできる雰囲気があれば、なお良いでしょう。

運用を開始したばかりで事例がない場合は、他社の成功事例などを取り上げても良いかもしれません。

2-2:紹介者である社員に「体験」をしてもらう

「プロ人事」では、本格的に始動する前にまずは「お試し」の体験期間を設けることをご提案します。

＜事例＞

A氏は「リファラル採用で友人に声をかけてみたい」とは思ったものの、導入したばかりで過去の事例もないため、自分が最初にやるのはためらわれた。

例えば、「報酬代わりの食事代は本当にスムーズに支払われるのか」「申請するのに意外と面倒な手続きがあったら嫌だな」など、不安材料があった。

すると、本格導入の前に「体験期間」を実施するという。その体験とは「『リファラル会食』で友人を誘ってみよう」というもので、カフェチェーンの1,000円分チケットが支給されるという。リファラル会食後に、友人とのやりとりを簡単に報告書に書くというお手軽な内容だった。

本格導入後のリファラル会食では、1人当たり5,000円で複数回使えるということで、回数も金額も大きくなることから、「手続きが面倒なのでは」と躊躇しそうだったが、「500円で簡単な報告書くらいならできそうだ」とすぐに試してみることにした。

この体験があったおかげで、本格導入後のハードルも下げることができた。

―ポイント―

「体験」といえば、みなさんにも心当たりがあるのではないでしょうか。

例えば、今まで行ったことのないお店に初めて行くときのことを想像してみてください。多くの人は、「本当に大丈夫かな？」「店員さんと合わなかったらどうしよう」など行くのを迷った経験はありませんか？

その時に、「初回限定　割引クーポン」があって、それをきっかけに初めて店に行ってみたという人も多いのではないかと思います。

このように、新しいことを始めるときの障壁を取り除くために、本格的に取り組む前にお試し期間があると、気軽にできてフローも確認することができます。小さな成功体験をすると、「次もできそう」と思える状況になりやすいでしょう。

カフェに行って内容を報告する程度であれば、業務と肩ひじを張ることなく、休日に友人と遊ぶ感覚で誘えますし、「リファラル会食の体験」という名目で久しぶりの友人に会う機会にもなります。

リファラル採用に興味のある人なら、これをきっかけに本格的な運用で同じ友人に声を掛けるなど、次に繋がる可能性も高くなるかもしれません。

2-3:リファラル採用の効果について宣伝する

体験が終わって、本格的に導入がスタートしたら、リファラル採用の成功事例を重ねて、社内にアナウンスしていきます。

＜事例＞

今年スタートしたリファラル採用で、A氏はさっそく制度を利用。友人のZ氏を誘い、無事採用に至った。

そこで人事がインタビューしたいということだったので、Ａ氏は快諾。A氏のインタビュー記事は、社内報やポスター掲示、社内サイトなどで紹介された。

リファラル採用を進める上で申請がスムーズだったこと、業務が増えるのではないかと最初は心配していたが特に負担はなく、友人であるZ氏と仕事の話で楽しい時間が過ごせたことなど、ポジティブな内容とともに、採用条件が分からず少し情報の確認に手間取ったことなど、ネガティブなことも交えて紹介。

ネガティブな事に関しては人事部としても改善策を提示しており、リファラル採用を迷っている社員にとっても参考になったと好評を得た。

ーポイント―

慣れていないことに対して、積極的に参加しない社員は多いものです。そこで参考になるのは、やはり当事者のことばで語られる体験談でしょう。

一般社員たちは、人事がリファラル採用を進めたいということは分かっているので「いいことしか言わないのでは？」と思っているかもしれません。しかし、自分たちと同じ立場である一般社員となれば話は別です。

「本当に利用して良かったのか」「業務の負担ではなかったのか」など、同じ目線で語られることばには説得力がありますし、部署が近いのであれば直接本人に本当のところはどうなのか、聞ける機会もあることでしょう。

ポジティブな面だけでなく、ネガティブなところも出してもらって人事が改善しているとなれば、「それならできるかな」と思う社員も増えやすいでしょう。

①「社内での認知度を上げる」②「紹介者である社員に『体験』をしてもらう」③「リファラル採用の効果について宣伝する」を1年単位など順番に回して、新入社員や中途社員に周知徹底と実際に動いてもらえるようにしましょう。

3.まとめ

今回は、リファラル採用の促進方法について、プロ人事がおすすめする事例とともにポイントを解説しました。

リファラル採用は従来の採用手法と違って、中長期的な視点で見守る必要があること、また一般社員のモチベーションにかかっているといった理由から、社内での促進が成功のカギとなります。

いままでにはなかった採用という過程においても「社員満足度」を考えることになり、リファラル採用がうまくいけば、紹介者・応募者両方にとってよい効果を挙げることになるでしょう。

採用に特化したプロ人事では、会社の規模や業界などあらゆるケースにおける対策をご提案できますので、リファラル採用の導入を検討、あるいは基本方針の策定に迷っている場合はぜひご相談ください。