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リファレンスチェックとは?優秀な人材を採用する際に導入する方法

リファレンスチェックを行っている企業は国内には多くありませんが、本当に優秀な人材を厳選して採用していきたいと考えている企業であれば検討したこともあるかもしれません。

しかしまだまだ馴染みのない方も少なくないと思いますので、この記事では主に人事の方向けに、リファレンスとは何なのか、また日本の企業がリファレンスチェックを導入するメリットについて解説していきます。

リファレンスチェックとはなにか?優秀な人材を採用する際に導入する方法について解説します!

リファレンスチェックとは、「リファレンス」を「チェック」することです。

リファレンスは日本語では「参照」と訳すことができるため、意味合いとしては「参照して確認する」と言った意味になるでしょう。

主に中途採用者に行うものです。

中途採用者の以前の仕事場での経歴や働きぶりを前職場に確認して、採用するかどうか判断します。

採用予定者に対して前職などでの勤務状況や能力、スキルなどを履歴書以外の情報を仕入れることができます。

日本の企業では一般的ではないものの、海外や国内でも外資系企業ではよく行われています。
海外や国外の企業は、転職は決してマイナスイメージではなく、転職することでスキルアップするという考え方なので、むしろ前職の上司が応募者を進めてくることも多いのです。

リファレンスチェックは履歴書ではわからないその人の実際の仕事ぶりがわかるものとして使われているのです。

目次

1:リファレンスチェックは違法なのか?

リファレンスチェックは採用予定者の過去やある意味でパーソナルな情報を調べることになりますので、もしかしたら、リファレンスチェックは違法だと思っている方もいるかもしれませんが、結論から言えばリファレンスチェックは違法ではありません。

というのもリファレンスチェックを禁止する直接的な法律はないのです。

つまり、原則リファレンスチェックを本人の許可をとった上で行うのは全く問題がないということになります。

また、本人の許可を取ろうとすることそれ自体がなにかしらの法令に触れるといったこともなりません。

そもそも企業は応募者を入社させるか選択する権利を有しており、応募者のリファレンスチェックを行うことに法的な問題は発生しないと言えるでしょう。

しかし、個人的な情報も手に入れることから、当人に必ず承諾を得てからにしましょう。

2:リファレンスチェックを行うメリット

リファレンスチェックを行うことには大きなメリットがあります。ここではその主なものをご紹介します。

メリット1:その人の本当の評価がわかる

応募者は面接などで基本的に自分のことをポジティブにアピールすることに終止することが多く、面接官は当然それを踏まえた上で面接に臨みますが、完全に相手を見極めることは不可能に近いでしょう。

前職での活躍などについても脚色したストーリーを用意していたりすることもあります。

一緒に働いていた人に実際に評価を確認することで、その人の本当の働きぶりや人間性などに対する評価が把握できるのはリファレンスチェックの大きなメリットだと言えるでしょう。

メリット2:経歴詐称を防ぐことができる

経歴詐称を防げるのも大きなメリットになります。

リーダー業務やマネジメント業務など、実際には殆どやっていないのに「やっていた」などと語ることは面接などの場においては大いにあることですが、、それを本当にやっていたのかは通常は面接の受け答えなどから見極めるほかありません。

リファレンスチェックでは前の会社に確認することで、その業務を本当にやっていたのかを見極めることができます。

メリット3:ミスマッチを防ぐことができる

リファレンスチェックを通常の選考ツールと併用することで、今までは得られなかった情報を得ることができ、その結果ミスマッチを減らすことができます。

面接ではその場で見ることのできる情報しか得ることができませんが、リファレンスチェックではその人と長く付き合った上司などから話を聞くことがでいるため、その人物の能力や人柄、働きぶりなどに関しての中長期的な評価を知ることができます。

3:デメリット

リファレンスチェックの導入にはメリットだけでなくデメリットも存在します。一つずつ見ていきましょう。

デメリット1:なんらかの拒否反応を示される可能性

リファレンスチェックは欧米などでは一般的に行われているものの、日本においてはまだまだ馴染みのない手法ですので、採用予定者側の拒否反応が大きいかもしれません。

本人はその会社に入りたいと思っていても、リファレンスチェックを行うと聞いてびっくりしたりそれが嫌だから辞退するなんてことになりかねませんので、事前にしっかりと行う意義を伝えて納得してもらいましょう。

デメリット2:工数がかかる

リファレンスチェックを行うのはあくまで会社ですので、通常の選考フローに加えてリファレンスチェックが入ることで、今までかかっていなかった工数がかかってしまう。

3:リファレンスチェックを導入すべき企業とは

ここまで見てきたようにリファレンスチェックにはメリットもありますが、デメリットも少なくないため、まだまだリファレンスチェックを導入すべき理由が見当たらない会社もあると思います。

メリットもデメリットもある中で、自分の会社でリファレンスチェックを導入するべきなのかわからないという人事や経営者の方もいらっしゃるでしょう。

そこで、ここからはリファレンスチェックを積極的に導入したほうがいい企業の特徴をご紹介します。

3-1:優秀な人材を採用したいケース

まずは優秀な人材を採用したい企業の場合はリファレンスチェックを導入するメリットは大きいと言えるでしょう。

リファレンスチェックは日本ではまだ一般的ではないので、採用予定者から拒否されるケースもあります。

ただそのような人の多くは経歴を盛っていたり実際に前職から評価されていないなどネガティブなものを抱えている場合が多く、能力が高く、経歴も真っ当であり、前職での評価も高い人材であれば問題なく受け入れてくれるでしょう。

採用予定者としても会社としても採用のハードルを上げることになるので、とにかく人数を集めたいのであれば不向きかもしれないですが、少数精鋭でもいいから一人あたりの採用を慎重に行ってでも優秀な人材を採用したいのであれば、おすすめな手法だと言えるでしょう。

優秀な人材の採用では、人材紹介会社を活用するなどの場合、高額なフィー(人材紹介会社に支払う報酬)がかかってしまうことも少なくありません。

リファレンスチェックでは人材の見極めを深いレベルで行うことができますので、せっかく採用した人がすぐにやめてしまうことを防ぐことができるでしょう。

3-2:手数料を減らすことになる

リファレンスチェックを行うことは、無駄なお金を減らすことにつながります。

ただ人材紹介会社は採用してもらって、初めて報酬につながるのでリファレンスチェックに反対されたり非注力として扱われるかもしれません。しかしミスマッチによる損害は避けることができるので積極的に導入すべき手法です。

4:リファレンスチェックの流れ

STEP
本人への実施の説明

前職の方から本人の情報を確認するなど理由など説明して本人の同意を得る

同意が得られないのに無理やり実施するのは避けましょう

同意の範囲内で前職の上司などから情報を得ましょう。

本人が拒否した場合にはリファレンスチェックなしで判断していくしかありません。

本人の拒否した理由などを踏まえて納得の行く判断をしていきましょう。

STEP
第三者の連絡先を教えてもらう

調査をする相手方の連絡先を本人に教えてもらいましょう。

STEP
日程調整

具体的な日時を決めていく

STEP
実施

基本的には電話で行う

相手に時間をとってもらうことになるので、質問の内容はまとめておきましょう。

3つのポイント

リファレンスチェックをする際に注意すべき3つのポイントをご紹介します。

リファレンスチェックのポイントについて解説した図
リファレンスチェックの3つの要素
  • ファクトチェック

在籍期間と役職、仕事内容を聞きます。

履歴書で経歴をあえて長く表記したり、空白期間を消すために入社や退社を後ろ倒しにしたり役職もリーダーと記載していても実際にはリーダーをやっていなかったりということがありますので、リファレンスチェックで確認します。

  • 人柄

仕事をすすめる上でコミュニケーションが取れるか、現場の雰囲気がよくなるかなど、人柄は重要です。

オープンな質問とクローズドな質問を合わせて行います。

人柄に点数をつけていったり、周囲とのコミュニケーションに点数をつけるなら何点ですかなど聞いてみます。その後にその理由を聞くことで、人柄を把握します。

  • 能力

リーダーシップや課題解決力があるのかどうか確認します

中途採用などでは、応募書が実際にリーダーシップが取れる人間なのかによって現場の配置も変わりますし、仕事内容も変わってきます。

ですので、実際この人物がどのような能力を持っているかを把握しましょう。

以上に述べたこの3つの観点を中心に確認していくといいです。

4・レポート

リファレンスチェックの内容をレポートをにまとめ、選考に関わるスタッフと情報を共有します。

点数をつけさせるようなクローズドな質問とオープンのものを組み合わせることで、レポートの客観性を担保できるといいでしょう。

ただし、点数の付け方は注意です。

100点目満点にしても合格点を60点と考えるか90点と考えるかなど大きく異る採用したい人物によって点数は変わってきます。

レポート作成をしてレファレンスチェックは終わりです。

内定を出してしまっている場合、レファレンスチェックの内容が悪くても内定取り消しなどは実際には難しいですし、経歴詐称などがあればまだしも単純に評価が低いだけでは内定は取り消せません。

ただ面接は合格していても内定はまだな状態であればレファレンスチェックの結果によって落とすのは可能です。

ただ応募者とのコミュニケーションとして、ほとんど内定だよと言ってしまっていれば問題になるかしれせんので、安易にほとんど内定だよとか言わずに、リファレンスチェックの結果次第など言っておくことでコミュニケーションがスムーズになるでしょう。

まとめ

リファレンスチェックは経歴詐称を発見するためだけではなく、前職でのその人の人柄や仕事ぶりを知るために効果的な方法です。

その人の能力をしり、採用後にその能力にあったところに配置することで早期退職も防げます。

リファレンスチェックについて導入を検討されている企業様がいらっしゃれば、ぜにプロ人事にご相談ください。人事のプロが的確な提案をいたします。

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この記事の監修者

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