リファラル採用を導入する上で知っておきたいトラブル事例

近年、注目を集めている採用手法が「リファラル採用」。

これは自社の社員が中心となって、その社員の実際の友人知人にアプローチを行い、入社をしてもらう採用手法です。 海外では一般的な手法であり、国内でも取り入れる企業が急増中です。

リファラル採用では、ある程度の信頼関係がある知人や友人からの紹介であるため、入社希望者のミスマッチが起こりにくく定着率の向上が見込めるほか、採用コストを抑えることができるといったメリットがあります。

血縁関係者や婚姻関係者を中心とした「縁故採用」と似ていますが、こちらは会社の権力者が紹介者であることが多く、従来の基準に達していない人材を採用してしまうことが多々あります。リファラル採用ではこのような問題も起こりにくいのです。

このように注目度が高いことから、現在はメリットの方が強調されていますが、反面トラブルも報告されています。

ただトラブルには必ず原因があります。事前に知っておいて対策さえ取っていれば、極力避けることが可能です。

そこで今回は、数多くのリファラル採用のコンサルティング・採用支援を行っている株式会社プロ人事のコンサルティングノウハウをご紹介しながら、具体的なトラブル事例とその対策について説明します。

また、実際にリファラル採用を強化したい、新たに取り入れていきたいと考えている企業はぜひこの機会にプロ人事までお問い合わせください！

1.リファラル採用でのトラブルの事例

リファラル採用は採用コストを大幅に下げることができるだけでなく、社内の実態を知っている社員が紹介してくれるため、会社の考え方や価値観にマッチしやすくなります。

さらには、社員の友人知人であるため能力値も見合った方の応募が来るなど非常に多くのメリットがあります。

しかし、一方で様々なトラブルもあります。

ここでは、実際によくあるリファラル採用のトラブルの事例を紹介しながら、採用のプロフェッショナルである「プロ人事」がおすすめする解決策や具体的として、どのようなリファラル採用制度を構築すれば、採用の成功に結びつくのかについてご紹介していきます。

1-1：選考に落ちることで「応募者と紹介者」が気まずい関係になる

ここでは、【応募者と紹介者】、【紹介者と会社】という2つの関係で起こるトラブルについて事例を挙げます。

＜事例＞

社員であるA氏が社内でリファラル採用を積極的に行う旨を説明を受ける。

会社としては積極的に採用したいと考えているので、ぜひ友人や知人に声をかけてほしいと言われ、長年の大学時代の友人であるZ氏に応募してみないか？と打診を行う。

カフェでZ氏と話し合うことになり、自社の制度などを伝えると思いの外、Z氏も乗り気となり、ぜひ入社したいとまで言ってくれた。

その言葉を聞いたA氏も気分が高まり、「一緒に働こうぜ！」と呼応し、リファラル採用を受けることになった。

Z氏は非常に能力も高く、優秀であることを知っていたA氏は、「彼は優秀であるし、自社は積極的に採用したいと社員に伝えていたくらいなのできっと採用されるだろう」と思いきや不採用。

その後、Z氏からなにかクレームを言われたわけではないが、自分が紹介したのに落ちたということで紹介した手前、気まずくなってしまった…

＜対策＞

これらは採用フローについて認識の違いが原因で起こることです。

となれば、応募者と紹介者である既存社員との信頼関係が失われかねません。

また紹介者である既存社員が「友人知人としてのメンツをつぶされた」ということで、会社に不信感を持つというケースも考えられます。

紹介者は応募者に対して「リファラル採用だからといって、必ずしも受かるわけではない」ということを説明し、縁故採用やコネ入社などとは全く違うことを理解してもらう必要があります。

そのためには、社内で採用フローや求める人材について、人事担当は前もって紹介者となる既存社員に周知しておかなければなりません。これにより、紹介者と人事担当者での食い違いも防ぐことができます。

1-2:「応募者と紹介者」で年収格差ができて気まずい関係になる

 業界によっては人材不足に悩む会社もあり、そこで優秀な人材を中途採用で集める手段として「年収を高く設定するほど良い」と考えているところもあります。

それによって起こりうる応募者と紹介者のトラブルについてご紹介します。

＜事例＞

社員・A氏の紹介を受けて、無事に採用されたZ氏。学生時代からお互いに能力を認め合い、社会人になってからも切磋琢磨してきた関係だったので、2人とも一緒にやっていくことはうれしく思っていた。

そんなある日、ふとしたきっかけでA氏はZ氏の年収を知ることになり愕然とした。Z氏の方が、年収が高かったのだ。

自分の能力がZ氏と比べて低いとも思えないし、会社での経験値は自分の方が上。人事に理由を聞くと「他社の優秀な人に来てもらうためには、多少は高く設定しないといけない」という。

人事の言い分も理解できるものの、Ａ氏は完全に納得できそうにない。何も知らないZ氏に非はないが、会うたびに複雑な思いをしている。

＜対策＞

リファラル採用において紹介者である既存社員の立場で考えると、「長く勤めている自分より応募者である友人知人の方が、高い年収をもらっている」というのは納得できないのではないでしょうか。

年収の差というのは大きな不平不満に発展しやすく、仕事のモチベーション低下につながったり、①と同様に人間関係に亀裂が入ったり、時には退職に繋がる危険性もあります。

あいまいなままその時々で年収を決めてしまうと、後になって明るみになった際、応募者・紹介者・人事担当者のそれぞれについて、信頼関係が壊れるなど何かしら悪影響をもたらす恐れがあります。

年収設定については明確な基準を定めるとともに、紹介者も知った上で進めていきましょう。

1-3:「応募者と紹介者」が一緒に退職する可能性も

応募者と紹介者は友人知人。社内の人間関係とはまた違って、気の置けない関係だと、最初から互いの理解も深いものです。会社が終わった後に飲みに行ったりするなど、社外で会う機会があれば、情報交換や意見を交わすこともあるでしょう。

そこでより良い関係をつくっていくなど、仕事においてプラスの方向に持っていけたら良いのですが、同時に上司や同僚、仕事への不満などが一致すると、その思いが増幅しやすい状況になるとも言えます。 

＜事例＞

Z氏が入社して半年。次第に業務に慣れてくると、上司への不満も少しずつ出てくるようになった。

リファラル採用で紹介してくれた知人のＡ氏とは以前から仲が良かったが、入社して共通の話題も増えたことから飲みに誘うことがさらに多くなった。もっぱらの話題はもちろん仕事のこと。ポジティブな話題だけではなく、上司や同僚への不満も出てきて、気の合う2人は同調するように。

ある日、以前から2人とも仕事のフローについて不満に思っていたことが一致し、「今度、上司に掛け合おう」ということになった。

後日、2人で上司の元へ行き改善を要求。これまで大きなトラブルもなくやってきたA氏の強気な態度に、上司は戸惑ってしまった。

＜対策＞

応募者と紹介者が一緒になって不満が募った場合、悪い方向にいくと2人一緒になって会社に不満をぶつけたりと行動を起こすようになるかもしれません。解消できなければ最悪の場合、一緒に退職してしまうということもあり得ます。

応募者が紹介者の友人知人に不満を言うということは、採用時の条件面でミスマッチがあったということ。

紹介者が応募者に対して、条件面の説明が不十分だったかもしれません。「プロ人事」としては、まずは条件面について応募者への説明を周知徹底をおすすめしています。

2. 報酬制度（インセンティブ）は違法？

良い人材を集めるためには、紹介者である社員のモチベーションも必要となるため、報酬を出す会社が多くあります。

しかし、報酬については気を付けるべき点があります。職業紹介をするには、厚労省の許可が必要であるため、資格のない社員が報酬を受け取るのは違法なのです。労働安定法には下記のように記載されています。

＜対策＞

職業紹介として報酬を渡すのは違法ですが、業務の一部として給料や賃金で支払うのであれば問題ありません。その際には、就業規則にあらかじめ記載しておく必要があります。

また、可能性は高くはありませんが、高すぎる報酬も職業紹介とみなされる可能性がありますので、プロ人事としてはあまり高すぎる報酬はおすすめしていません。 

一般的にリファラル採用における紹介者への報酬は1万円～30万円とされています。

紹介者にとって、報酬をもらえることはモチベーションの１つではありますが、必ずしも高いほど良いという訳でもなく、「友人知人の役に立ちたい」「会社の発展に貢献したい」といったことも大きな要因です。

また、必ずしも給料や賃金として渡すのではなく、接待交際費や食事代の補助、あるいは休暇にするといったことも考えられます。社内事情や業界の傾向などを考慮して、自社に合った報酬設計にすることが大事です。

同時に、報酬制度については紹介された側が入社したときに確実に気づかれてしまいます。

つまり、自分が入社することで紹介者にいくら手に入ったのか？までわかってしまうのです。

そういったことでトラブルを防ぐためには、リファラル採用の場合には、両者に同額を支払うということを行っているケースもあります。

プロ人事としては、報奨金制度の拡充をするよりは、食事代の拡充など気軽に利用しやすい環境づくりをおすすめしています。

＜成果が上がる事例＞

リファラル会食

リファラル採用についてリラックスして話をするためには、食事という選択が手っ取り早いと考えられます。

「2．報酬制度は違法？」でも説明しましたが、紹介者は必ずしも報酬目的ではないため、応募者である前に1人の友人知人と食事ができるのは意外とうれしいものです。

そこで、食事代としては高めの１万円などに設定すると、いつものランチやディナーより少し高級なところに行けたり、1回分の飲み代が浮いたりして、応募者・紹介者ともに気兼ねなく食事を楽しみながら話ができます。

従来の採用と比べてかなり経費が浮くリファラル採用なので、食事などの経費は少し高くても問題ないでしょう。

「事前の手続き不要」など 簡素化した仕組みづくり

紹介者となる社員がリファラル採用に興味を持っても、申請の手続きが面倒だとつい躊躇してしまう可能性があります。

例えば上記の「リファラル会食」をしたいと思った時に、いちいち許可を取ってシステムで申請して通ってから…となると、手続きが面倒になったり、タイミングがずれてうやむやになるかもしれません。

そこで「書面やシステムの事前申請をしなくても良い」「口頭で確認するだけで良い」、もっと進んで「何も言わなくても良い」というくらい簡素だと、紹介者も「気軽に試してみようか」という気になります。

実際、事前申請不要とすることにより、リファラル採用が社内で活発になり早い段階で欲しい人数を採ることができたという成功事例もあります。

ただし、申請を省くことは同時に抜け道をつくる事にもなり、本来の目的と外れた内容にも関わらず制度が利用されることも考えられます。

社員20人程度などの小さな会社で、普段からコミュニケーションができており信頼関係を築いていれば比較的簡単にできますが、規模や社内の風土に合わせてやり方を考える必要はあります。

3.リファラル採用のトラブルと対策まとめ

 応募者と紹介者、紹介者と会社など人間関係のトラブルを防ぐには、採用フローや条件などを事前にしっかりと取り決め、紹介者に周知徹底して納得の上で進めることが重要です。 

紹介者への報酬は、給与や賃金に上乗せするなど、報酬制度は職業安定法に定められた内容に基づいて、違法とならないように設定しましょう。

必ずしも報酬ではなく、食事代を出したり休日に振り替えるなどの方法もありますので、会社に合った制度を考えてみましょう。

おわりに

リファラル採用のトラブルについて、人間関係や報酬の面から事例と対策を解説しました。

リファラル採用は紹介者が友人知人ということで、応募者とのマッチングがしやすいというメリットがある反面、上司や部下、同僚とは違って人間関係が深いからこそ起こり得るトラブルもあります。

その多くは、条件面を精査し紹介する際の説明について周知徹底するなど、あいまいさを回避することで未然に防ぐことができます。

また、報酬については法律を再確認するとともに、企業ごとに異なる適正価格を見極めて決定することが大事です。

リファラル採用は増加傾向にあるものの、国内では新しい採用手法であるため、事例を知ろうにもまだが少ない状況です。

採用に特化したプロ人事では、会社の規模や業界などあらゆるケースにおける対策をご提案できますので、リファラル採用の導入を検討、あるいは基本方針の策定に迷っている場合はぜひご相談ください。

また、今回はリファラル採用の失敗事例について御紹介いたしましたが、こちらの記事では、リファラル採用のメリット・デメリットについて解説した記事となっておりますのであわせてご覧ください。