【プロが語る!】採用代行とは?メリット・デメリットと4つの事例を交えて解説

採用代行についてメリット・デメリットと4つの事例とともに解説していきます!

この記事は、採用代行とは何か?に関する基本的な解説記事になります。

採用代行というのは、企業の採用における業務を代行して他の会社にやってもらうことです。

日本ではまだまだ一般的とは言えませんが、業務を代行してもらうことを一般にアウトソーシングと言うことから、海外ではRPO(Recruitment Process Outsourcing)と言われており、積極的に活用されています。

アウトソーシングできるものの幅は非常に広く、様々な業務のアウトソーシングが行われています。

求人広告の作成などをイメージしていただければわかりやすいと思いますが、社外の担当がやるのが一般的で、身近に根付いている例とも言えるでしょう。

それだけでなく、人材紹介会社やダイレクトリクルーティングまで様々な業務を代行することができます。

実際に我々プロ人事では、様々な業務をアウトソーシングで対応させていただいております。

それではまず具体的な依頼できる業務の話に入る前に、そもそもなぜ採用代行を利用するのか、採用代行の利用における注意点を解説していきます。

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目次

1:採用代行を導入するメリット

初めに採用代行を導入するとどんなメリットがあるのかを、5つご紹介していきます。

メリット1:採用業務の繁閑の差に対応

採用代行が最も価値を発揮するのは、業務の波に対応できるという点においてでしょう。

中途採用も新卒採用でも人材の採用には波があります。

新卒採用では2、3、4、5月に忙しくなる一方、10、11、12月などは業務がかなり減ってしまいます

また中途採用では、毎年忙しくなる特定のタイミングはないものの、会社の戦略的に多くの人材を採用していこうという時期には業務が増え、たくさん採用すれば今度は育成に力を入れていくなど、業務の割り振りが変わってくることがあります。

このような、波のある業務に正社員で対応していこうとするとかなりの無駄が発生してしまいますが、その際に採用代行を使えば忙しいタイミングで採用のスペシャリストを雇って採用チームを拡充し、採用のピークが終わればサービスの利用を止めるといった柔軟かつ無駄のない対応が可能になります。

このように、本当に必要なタイミングで採用のプロを入れていけるのが採用代行の特徴であり、採用代行をうまく使っている会社はこのメリットを理解していることが多いのです。

本当に忙しい時期にだけ業務を手軽に手伝ってもらえるのは、非常に大きなメリットになります。

メリット2:生産性の向上

採用代行は大きな企業しかできないと思われていることもありますが、実は、中小企業やベンチャー企業においてこそ生産性の向上に大きく繋がっていきます。

弊社のクライアントさんで多いのが、せっかく採用した人材を人事領域に取られてしまって利益が上がらないというお悩みです。

人事という部門は、直接利益を上げられる部門ではないため、採用した人材を人事にしてしまっては一人あたりの生産性が減少してしまいます。

この場合の生産性は一人あたりの売上高で判断できるのですが、人事の社員を増やしてしまうとこれが下がってしまうのです。

一方で外部のコンサルタントなどを使うと、正社員ではありませんので、会社としての生産性が下がらないようにすることができます

メリット3:固定費が掛からない

その他にもメリットとして挙げられるのが固定費の削減です。

我々のような採用代行の利用料は変動費になりますので、採用を減らしていきたいときには大幅にコストを抑えることができます。

これはスタートアップ企業などでは特に大きいメリットです。というのも、業績や景況感の変化に柔軟に対応することができるからです。

また、スタートアップ企業などは成長していかないといけないことから、採用のコストを掛けずに採用を強化できることは大きなメリットでしょう。

メリット4:気軽にメンバーを変更できる

また自社に合わないコンサルタントであればすぐに変えることもできます。

能力だけでなく、社風に合う合わないなどもありますが、合わないと感じた場合に、自社の正社員であればすぐに切ることは難しいでしょう。

しかし社外のコンサルタントであれば気軽にメンバーを変更することが可能です。

メリット5:プロならではの高いクオリティ

コンサルタントはその分野のプロフェッショナルであり、採用代行の業者は採用のプロですので、様々な会社の採用に精通しています。

そのため、経験から得たノウハウを生かして自社の採用を大幅に強化することができます。

また、採用におけるプロとともに採用に取り組んでいくことで、採用のプロのノウハウを吸収することも可能です。

ここまで紹介してきたように、採用代行には幅広いメリットがあります。

しかし、メリットばかりではなく当然デメリットもあります。ここからはそのデメリットについても解説していきます。

2:採用代行を導入するデメリット

では次に採用代行を導入するとどんなデメリットが出てしまうのか、3つ解説をしていきます。

デメリット1:初めの調整業務が難しい

採用代行の大きなでデメリットとしては、当初の調整業務の難しさが挙げられるのではないでしょうか。

初期の要件定義は我々のノウハウに沿ってやらせてもらっていますが、そこが中々スムーズにいかないケースがあります。

中には、まるで新入社員に対して行うような形で業務のフォローをしっかりと行っていただける場合もあります。そのような対応は我々としては非常にありがたいのですが、それでは工数の削減にはつながりません。

我々の方もクライアントの意向に極力寄り添いたいという思いから、そのような状況の中ではあまり積極的に提案を行わないこともあり、その場合クライアント側としては「言わないと動かない」と不満に感じることもあります。

一方で、「プロなんだから」と最初から丸投げであっても困ります。

どういうようなトークをしていくかなど、お互いの目線合わせなどはどうしても必要になるからです。

もちろん我々もそのあたりの調整等は丁寧に対応させていただいていますが、そこがデメリットにもなってしまいかねない部分であるのは確かでしょう。

デメリット2:費用が割高に感じる

もう一つ大きなポイントは費用が割高に感じられてしまうという点です。

採用代行の費用には、コンサルタントの人件費や各種保険やコンサルタントをサポートする諸々の経費もかかっています。

一方社内の人件費だったらいくらだろうと、月給などと比較され、割高に感じられることも少なくありません。

しかし、月給30万でも賞与で年間500万ほどになりますし、会社負担の年金や保険料で700万、給与計算やパソコンなどの設備費や退職金を合わせると800万くらいにはなってしまいます。

その意味では社内の人件費ももっとかかっているはずなのですが、単純に月給と比較されてしまうと採用代行は高いと感じられてしまうこともあります。

本当にかかっているコストと比較して現実的に考えると費用面はそこまで割高ではありませんので、コンサルタントを検討するのであれば、直接的な人件費以外にもかかっている間接的な人件費や賞与なども考えた上で検討するようにしましょう。

デメリット3:採用のノウハウが自社に残らない

メリットの裏返しのようでもありますが、採用代行を扱っている場合よく言われるデメリットです。

しかし、防ぐ方法がないわけではありません。

そもそも採用代行を使わずにノウハウが自社に残ったとしても、それは会社に残っているというより、担当者に属人的残ってしまっていることが少なくありません。

会社そのものにはノウハウは残っていないので、その担当者が異動や離職してしまったら何も残らないことになってしまいます。

その意味では採用代行と同じでしょう。

定期的なミーティングなどで情報伝達・共有していけば、採用代行を使ったとしてもしっかりとそのノウハウを残していくことが可能です。

しかし、ただこなしていくだけではやはりノウハウは残りづらいのは確かです。

積極的に対策を行っていくのがいいでしょう。

3:採用代行の実例

採用代行を利用することのメリットやデメリットを理解していただけたでしょうか。

それではここからは採用代行が実際どのようなものになっているのか解説していきましょう。

しかしこれはあくまでも実例ですので、弊社のサービスがこの内容に特化しているわけではありません。

基本的に採用代行はクライアントのニーズの寄り添ってクライアントごとにカスタマイズしていくものです。

事例1:応募者管理

エントリーのあった学生に対する各種連絡や、次の選考の案内などの代行を行います。

このようなタイプは、業務の切り分けもしやすく代行しやすい業務と言えるでしょう。

この一次対応を外注するには、業務のフローを分析して、今まで阿吽の呼吸でやっていたものを整理してマニュアル化する必要があります。

一方で、一度マニュアル化してしまえば、業務が忙しくなっても担当者からの連絡が遅くなって辞退されたり離脱されてしまうことを防ぐ仕組みができるでしょう。

事例2:面接の代行

面接の代行を行ってくれるサービスも有ります。

応募者が自社にマッチするか判断してくれるだけでなく、選考に時間がかかってしまうのを未然に防ぐことができることからもニーズが高まっているサービスです。

特に新卒の採用では、面接の時期が偏ってしまうといった問題点が少なくありません。

そういった際にこのようなサービスを活用してくと、採用のチャンスを逃してしまうといったデメリットを防ぐことができるでしょう。

事例3:ダイレクトリクルーティング

ダイレクトリクルーティングとは、人事が直接応募者にアプローチをして採用につなげていくような手法のことを言います。

人事がメールを送っていくことが中心になりますので、メールを送るだけなら人事だけでできると思われがちです。

しかしダイレクトリクルーティングの肝は、応募者のプロフィールをしっかりと読み込んで、それを踏まえたメッセージを一人ひとりに送っていくことにあります。

一人のプロフィールをしっかりと読み込んでいけば、長いもので10分以上かかってしまいますし、文章はある程度のテンプレートを作るとしても、一人ずつ力を入れる点をしっかりと変えるなどすれば、かなり時間がかかってしまいます。

そこで採用代行(スカウト代行)を利用すれば、繁忙期の業務の偏りが緩和されるだけでなく、ダイレクトリクルーティングのプロによる高い効果が期待できるでしょう。

事例4:エージェントとの交渉

人材紹介会社の担当者に、もっと紹介してほしいなどの要求は多くの企業で既に行っているかもしれませんが、お願いするだけでは推薦は増えていきません。

人材紹介会社の仕組みに精通した採用代行に任せることで、たくさん推薦がくるように交渉したりなぜ増えないのかを話し合ったり増やすためのツールづくりを一緒にやっていったりしっかり推薦を増やしてくれるようなアプローチを行っていくことができるでしょう。

まとめ

いかがだったでしょうか。

この記事では採用代行とはどういったものかについて解説してきました。

採用代行は日本においてはまだまだ一般的ではないと言われていますが、徐々に人気が上がっており、固定費を削減したい企業や成長していきたい企業を中心に注目を集めています。

弊社は、大手人材紹介会社出身者が作った会社ですので、採用に対するノウハウやテクニックは非常に豊富に有しています。

スタートアップ・ベンチャー企業から大手まで幅広く実績がありますので、採用に対してお困りの点があればお気軽にお問い合わせください!

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この記事の監修者

採用代行・採用コンサルティングサービスを提供している株式会社プロ人事が運営する採用メディア「SaiDai」

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