学生フォローの架電・電話フォローのノウハウについて採用のプロが解説！！

今回のトピック【架電・電話フォロー】とは、その名の通り､応募者に【架電・電話】を行い､電話口で応募者のフォローを行っていくことを指します。

「電話なんて、普通に話せばいいだけじゃないか」と思われる人もいるかもしれませんが、実は採用においてはこの電話でのフォローが非常に重要であると考えられています。

この電話でのフォローを失敗すると、そもそも応募者が面接に来なかったり､悪い印象を持って辞退されてしまいかねません。

さらにそれだけでなく、しっかりとフォローをしていくことで、面談に向けた情報収集にもつながるため効果的な面談・面接を行うことができるようになります。

そういった意味では､この【架電・電話フォロー】については、非常に地味で目立たないアプローチではあります。

しかし、非常に重要なタスクであると言えるので､我々採用のコンサルティング会社では、まず、この架電・電話フォローの研修を社内で行う程になっています。

そこで、この記事ではそんな地味ではあるが､とても重要である【架電・電話フォロー】のポイントを解説していきます。

１：私たち､プロの採用コンサルタントについて

私たちはプロの採用コンサルタントとして、多くの企業の採用支援を行っています。

特に､新型コロナウイルスの影響を踏まえた新しいサービスである、【シェア人事】は多くの企業様からご好評をいただいており､コロナ禍におけるオンライン採用の支援として、最も強力なサービスであるとお褒めの言葉も頂いております。

その好評をいただいている最大の要因が「架電・電話フォローでの意向醸成」なのです。

応募者や学生に架電を行い、さりげなくその人の志向性や会社選びのポイントなどを交えて､次の面接官へ誘致する。

その話を面接官が自然と行う事で､説得力・納得性の高い面接の場とすることが出来ます。

あるいは、【架電・電話フォロー】の中で､応募者とリレーションを構築していくことで、その会社への志望度を高めることにも成功しています。

このように【架電・電話フォロー】によって、応募者をフォローしていくサービスである我々の【シェア人事】について解説していきます。

シェア人事サービスとは？

シェア人事サービスは、求人広告の作成や運用、応募者対応、スカウトメールの送信などをオンライン中心に代行させて頂くサービスです。

オンラインでできる採用支援であれば、どのようなことでも対応可能となっています。

そのため、当然ではありますが、【架電・電話フォロー】についても対応が可能となっており､シェア人事の業務の中でも【架電・電話フォロー】が占める割合はとても高くなっています。

元来､このような【架電・電話フォロー】の業務は、自社で行うのが一般的でした。

しかし近年では自社で行うものとそれ以外のものをしっかりと分けて、外部の協力会社などでもできるものは、外部を積極的に使っていくアウトソーシングのサービスが、注目を集めています。

アウトソーシングのサービスを活用していくことで固定費を削減することができるため、万が一の経営状況の変化や社会情勢の急な変化にも対応できるのが強みとされています。

そこで、【架電・電話フォロー】についても外部にアウトソーシングをしていきたいというニーズが生まれており､注目を集めているサービスがシェア人事です。

また、単なるアウトソーシングサービスだけで無く、自社で行なっている【架電・電話フォロー】を改善していきたい、というニーズに応える形で、採用プロセスの改善や指導をさせて頂く場合もあります。

このようなサービスを提供していることからこそ、我々のシェア人事のサービスでは、架電サービスのクオリティがかなり高くなっており、様々な【架電・電話フォロー】のノウハウを有しているのです。

ちなみに、以下の記事でシェア人事についてさらに詳しく解説しておりますので、興味のある方はぜひ合わせて御覧ください。

２:【架電・電話フォロー】のレベルを上げる事で採用がどのように変わるのか？

そもそも、応募者へ架電を行うのは、応募者との接点を持ち、面接などの選考へ誘導すること(面接の予約を獲得すること)が主な目的となります。

そのため、単なる連絡事項を伝えるというように判断され、今までは【架電・電話フォロー】については、事務作業とみなされることが一般的でした。

現時点においても、【架電・電話フォロー】に付いては、人事業務の中の事務作業であり、そこまで重要ではないと考えている会社も未だに多くあります。

しかし、採用のプロであるシェア人事では、【架電・電話フォロー】についてはとても重要なものであると考えています。

というのも、単に連絡事項を伝えるだけでなく、就職活動に関する悩みや選考状況、意向状況をヒアリングし、面接官にもその内容をシェアすることで、採用をスムーズにするとともに応募者の意向醸成のきっかけづくりまでをするのが､【架電・電話フォロー】であると考えています。

例えば、【応募した学生が勤務地にこだわりが強い】という事実がわかれば、面接官にそれをシェアします。そうすると面接官もその内容を元に面接をスムーズに進められるので、面接における意向醸成がスムーズに行えます。

このような地道な取り組みを行うことで､【架電・電話フォロー】サービスを導入した企業では、内定承諾率が昨年比で平均125%ほど上がっている例があります。

ちなみに、なぜ【架電・電話フォロー】により内定承諾率が上がるのでしょうか。

学生は内定を承諾するかを様々なデータ・自信の体感などによって判断します。

具体的には、会社のステイタスや規模など人事担当者側では変えられない会社そのものの情報で判断することもあります。

また、ある調査(下記)によれば、仕事の内容(50％)、雰囲気(25％)など、面接や人事の対応次第で変えられるものを、入社の決め手にしている学生も多いことがわかっています。

そのため、面接でその部分の情報を予め把握して強化することができれば、内定承諾率向上にかなり効果が期待できます。

ここまで読んでいただいた方の中で、もしかしたら、「事前に情報を知ったところで面接の内容を変えられるのか」と疑問に思った方もいるかも知れません。

しかし、学生のやりたい仕事や求める雰囲気を事前に知っていれば、それに即してその仕事の重要性などを重点的に学生に伝えることも可能です。

また、そのような雰囲気のある社員との交流の場を作りアピールすることもできます。

さらには、シェア人事のサービスでは、実際に学生側にどのように言えば分からないような場合には、その部分のフォローまでも行うことが可能です。

そのため、そのような疑問をお持ちの場合には、お気軽にシェア人事まで御連絡をいただけたらと思います。

ここでは、【架電・電話フォロー】のレベルを上げる事で採用がどのように変わるのかをご紹介していきました。

３：【架電・電話フォロー】のコツ・ノウハウとは

次に【架電・電話フォロー】のコツ・ノウハウについて解説していこうと思ういます。

まず、電話について学生達がどう思っているのかについて確認していきましょう。

３−1：そもそも電話は学生はどう思っているのか？

学生側とのやり取りはLINEなどで行う会社が増えてきています。

特に就活での人気の高い企業はこのような新しいサービスを使っていくメリットが大きいのです。

しかし、学生からの知名度が低いような企業は、結局のところ､アナログな手法である【架電・電話フォロー】が最も効果的であるといえます。

例えば､LINEを用いて応募者と求人会社がやりとりを行うことができる仕組みは便利で、効率化出来ます。

ただ、この効率化は(学生が行きたい会社に効率的に応募する)という観点ではスムーズですが、逆に言えば知名度が低いなど人気企業とは言えないような場合には、応募してくれない可能性や連絡しても見てくれない可能性もあります。

そういった意味では､LINEよりも実際に話してコミュニケーションが取れる電話を重視すべきだといえます。

当然学生としては、便利なツールであるLINEを活用したいと考えていますが、学生の声を鵜呑みにしすぎてしまうと採用においてデメリットになり得る可能性があります。

3－2：架電・電話フォローのコツとは？

では、架電・電話フォローのコツについて紹介していきましょう。

架電・電話フォローのコツとして以下の３つが挙げられます。

それぞれコツについて以下で、詳しく見ていきます。

①：何度も追いかける

多くの学生は、企業からの電話がきた際にはやはり緊張しています。

特に近年の傾向では、１回目の電話は出ない学生も多くなっています。

そのため、一度電話して出ないのは、当然と考え何度も追いかけるくらいの考えを持っておきましょう。

また、電話した際にはっきりと留守電にメッセージを残すことが重要です。

さらに、可能であれば、学生側があとでインターネットで番号を検索した際に番号が出てくるように固定電話から発信するのが理想です。

どうしても、携帯電話などから発信する場合は電話が終わった後にメールで電話をする旨を伝えると良いでしょう。

メールを打つのが面倒な場合には、ショートメッセージでも問題ないケースが多いです。

とは言え、すべての学生が電話に出ない訳ではありません。

電話に警戒感が無く、スムーズに出るような学生は就職活動に対しても積極的なタイプが多いでしょう。

電話に出ないようなタイプの学生であれば、連絡を取り続けることも難しいのですが、電話がなかなか繋がらないとつい「志望度が低いのではないか」と考えてしまいがちです。

そういった学生を取り逃さないためにも丁寧なフォローが重要です。

②：折り返しに注意

当然､電話を掛けていけば一部の学生は折り返して連絡してきます。

ちなみに、全員が折り返してくるだろうと思われるかも知れませんが、そのようなことはあまりありません。

新卒採用の場合には、時期によって折り返しの電話の率が明確に異なってきます。

新卒の時期の最初の段階だと折り返し率が非常に高いのですが、終盤戦になっていくと、折り返し率も低くなります。

折り返し率が低くなる終盤については、その分しっかりと追いかけるようにしていきましょう。

逆に当初の場合には、折り返ししてこない学生の追いかけよりも、折返してきた学生との電話の中身に時間を確保する方が結果として、効果的と言えるでしょう。

また電話を追いかける場合には、当初は固定電話などから掛けていくのも良いですし、予め学生に携帯電話の番号を伝えておけば､後からの連絡もスムーズです。

携帯で連絡する場合には、できれば学生の電話番号と名前を登録しておいて、名前で呼ぶようにすると相手に安心感や特別感を与えることができます。

固定電話の場合は名前を聞いて、先ほど電話したという旨を伝えましょう。

また細かいですが、重要な点としては､学生の場合は電話料金を気にする場合も多いので、まず折り返しを提案すると親切です。

できる限り、もらった電話で話さずに､こちらから再度折り返すようにしてあげましょう。

③：明るく元気に挨拶

電話が繋がった場合は、明るく元気な声で自分の挨拶をしましょう。

子供じみていると感じるかもしれませんが、とても大事なことです。

相手への心象面を考えると、第一声として､明るく元気な声で話していくことは電話口の相手に対して、自分が敵ではないという心理的なメッセ—ジにもなるので、この点は確実にやっておきましょう。

ちなみに、意外と出来ていない人が多い印象です。

もし可能であれば一度､自分の声を録音し、その内容を聞いてみると良いでしょう。

明るく元気な声で話しているつもりでも、非常にビジネスライクになってるケースがほとんどです。

このようなビジネスライクなトーンは学生にとってはとても堅く事務的・丁寧すぎる印象を与えます。

また、明るく元気な声を意識しすぎるがあまりフランクすぎるのもNGです。

高級ホテルのフロント係が子供のお客様に対応するような、丁寧さと大人の余裕を併せ持った雰囲気が理想的です。

この後その学生と就活の相談をする心づもりで、人生の先輩として後輩に教えてあげるくらいの余裕のある感じを持つといいです。

挨拶が済んだら、時間がないのに慌てて折り返してくる学生もいるので「今日は面接の日程の件でお電話したのですが、2，3分ほどお時間大丈夫ですか」と相手の時間を気遣ってあげるといいでしょう。

簡単に要件(面接日程)を伝える中で極力フランクに雑談を入れていきましょう。

また、「前回の面接で好印象だった」など学生を褒める一言があるとスムーズです。

その後､「ところで、今就活どういう状況？」「就活ってうまくいっている？」

など、就活の悩みや方向性などの話に持っていきましょう。この場合の聞き方は直球で構いません。

「実際のところ就活どうなの？」や、「ぶっちゃけ悩んでることない？」など、こちらの意図が伝わるものであれば細かい言い回しは気にしなくても構いません。

そんなに簡単に学生が情報をくれるの？と疑問に思う方もいると思いますが、さりげなく聞くこと、そして自分が選考に関係していない人事だと伝えることで、学生のガードがガクッと下がります。

そこに色々な話を交えれば、学生はかなり本音で話してくれます。

選考に関係していないことを信じてくれなかったとしても、空気の読める学生であればその前提で進めてくれるので、問題はありません。

ちなみに、突然質問された学生側は準備もしていないので、しっかり準備をして臨むことの多い面接より本音が聞きやすい状況がつくれます。

相談に乗る形で「悩んでることがあったら聞きたい。自分にできることなら力になる」などの言い方をすると学生側は心を開いてくれやすいです。

言ってくれたことに関しては全て肯定し、否定はしない姿勢が重要です。

就活の軸と他社状況は確実に把握します。

込み入った話になれば時間もかかるので、途中で一度や二度時間を気にしてあげると親切です。

「何かあればいつでも相談乗るから」など伝えて電話を切ります。

4:まとめ

この記事では､【架電・電話フォロー】に関する重要性のご説明や、かなり具体的なノウハウについてを解説していきました。

特にノウハウに関しては、一部､我々の社内の【架電・電話フォロー】の研修のレベルの内容を盛り込んだものになっています。

このノウハウ記事をご覧いただくだけでも、我々シェア人事の持つノウハウがどれほどのものなのかをイメージできたのではないでしょうか。

また、人事の業務の中でも、応募者への架電業務などは「誰でもできる」と軽んじられがちですが、こういった一見単調な業務でもノウハウを活かして重要なポイントを押さえた対応を行うことで大きな差が出てきます。

プロ人事は採用コンサルティング会社として、当然採用に関わるあらゆるプロセスをプロのレベルで行いますが、シェア人事などのサービスや今回の記事を通して人事の方たちの認識を変える手助けができれば幸いです。

また、他にも様々な採用に関するノウハウをまとめた資料を作成しているので、是非、ご覧ください！