【プロが解説!】採用代行とは？メリット・デメリットを4つの事例を交えて徹底解説

企業の人事担当に代わって採用業務を行うサービスである「採用代行 (RPO)」が、近年「新しい採用手法」として注目され始めています。

日本ではまだまだ一般的とは言えませんが、今後人材リソースの確保や即戦力の導入を考えると、今後より世間に浸透する主流な採用手法となっていくでしょう。

この記事ではその「採用代行」について、4つの事例とメリット・デメリットをプロの人事が徹底解説いたします！

採用代行は「アウトソーシング」の一種

業務を代行してもらうことを一般に「アウトソーシング」と言うことから、海外ではRPO（Recruitment Process Outsourcing）と言われており、積極的に活用されています。

アウトソーシングできる業務の範囲は非常に広いです。
例えば「求人広告の作成」は社外の担当者に依頼するケースが多いのではないでしょうか。

採用代行は人材紹介会社への交渉やダイレクトリクルーティングまで、幅広い業務を代行依頼することが可能です。

プロ人事でも、実際に様々な採用代行に関わるご要望をアウトソーシングにて対応しております！

採用代行でできること4選

本章では、採用代行で導入されやすい事例を4つに分けてご紹介します。

事例①：応募者管理

求人にエントリーをした応募者や学生に対して、以下の一次対応を代行します。

この事例は業務の切り分けが容易で、代行しやすい業務と言えるでしょう。
外注の際は今まで行っていた業務のフローを分析し、整理したものをマニュアル化する必要があります。

一度マニュアル化してしまえば、採用代行を終了後もリソース不足に伴う担当者からの連絡対応の遅れと、それによる選考・内定への辞退と離脱を防ぐ仕組みづくりができるでしょう。

事例②：面接官代行

採用代行のサービスによっては、面接の代行を担当することも可能です。
以下の状況から、ニーズが近年高まる傾向にあります。

特に新卒の採用では、面接の時期が偏り、スケジュールや面接官の人材確保が難しい事例が少なくありません。
その際に採用代行を活用するれば、採用のチャンスを逃すデメリットを防ぐことができるでしょう。

事例③：ダイレクトリクルーティング

「ダイレクトリクルーティング」とは、「人事が直接応募者にアプローチをして採用につなげる手法」を指します。

採用代行サービスでダイレクトリクルーティングを行う場合は、「スカウト代行」と記載される場合もあります。

人事が応募者へメールを送るのが主流のアプローチ方法ですが、採用につなげるにはただメールを送るだけではいけません。

対象者のプロフィールをしっかりと読み込み、それを踏まえたメッセージを一人ひとりに送っていくことが重要です。

1人のプロフィールをしっかりと読みこむと、長い文章だと読了に10分以上時間を要します。
さらに、文章は大枠のテンプレートを作っても、各々に適したアピール方法や要点を熟考し文章を作り上げるとなると、大幅な工数と時間を必要とするでしょう。

そこで採用代行の出番です。
プロが応募者のスカウトを代行するため、繁忙期の業務の偏りが緩和されるだけでなく、希望の応募者を獲得できる見込みが期待できるでしょう。

事例④：エージェントとの交渉

人材紹介会社の担当者に、もっと紹介してほしいなどの要求は多くの企業で既に行っているかもしれません。
しかし、ただお願いするだけでは推薦を増やすことは難しいです。

人材紹介会社の仕組みに精通した採用代行に任せることで、たくさん推薦がくるように交渉したり、なぜ増えないのかを話し合ったり、増やすためのツールづくりを一緒にやっていったり、しっかり推薦を増やしてくれるようなアプローチを行っていくことができるでしょう。

企業によって対応可能なサービスは異なる

上記4点はあくまで採用代行で導入されやすいサービスです。
そのため、弊社を含めた採用代行のサービスが全て上記の内容に特化しているわけではありません。

原則、採用代行はクライアントのニーズの寄り添ってクライアントごとにカスタマイズしていくものです。

公式HPでは実際にプロ人事が展開している採用代行サービスをご紹介しているので、こちらも併せてご覧ください！

弊社公式HP「サービス：採用代行・RPO (中途採用) 」に遷移します。

採用代行を導入するメリット

では、採用代行サービスを導入するとどのようなメリットが得られるのでしょうか。
ここでは得られやすいメリットを5点ご紹介します。

メリット①：採用業務の繁閑の差に対応

サービスの導入・終了を柔軟に対処できるため、繁閑期に伴う業務の波に対応できることが採用代行の真価といえるでしょう。

新卒・中途採用ともに、繁閑期には波があります。

例えば新卒採用では2〜5月に忙しくなる一方、10〜12月などは業務が激減する傾向です。

また、中途採用では会社の戦略で多くの人材を採用していこうという時期には採用業務が増え、採用後は人材育成に力を入れていくなど、人事部内でも業務の割り振りが変わる場合があります。

採用代行を導入すれば繁忙期のみ採用のスペシャリストを雇って採用チームを拡充し、人的リソースを確保することが可能です。
さらに、採用のピークが終わればサービスの利用を止められますので、正社員や派遣スタッフの常駐と比べると人材コストを抑えられるのも採用代行の特徴といえます。

終了を申し入れできる期間は導入する企業・サービスにより異なります。
詳細は導入前に確認しておくことをおすすめします。

本当に忙しい時期にだけ採用のプロに業務を手軽に手伝ってもらえるのは、非常に大きなメリットです。
採用代行をうまく使っている会社は、このメリットを理解している傾向と言っても過言ではないでしょう。

メリット②：企業の生産性を向上

「採用代行は大きな企業しかできない」と思われがちですが、実は中小企業やベンチャー企業こそ取り入れていただきたいサービスです。
その理由は「企業の生産性の向上」が挙げられます。

ここでの「生産性」は「1人あたりの売上高」と定義します。

また、採用代行では欲しいポジションに適正を持つ人材を分析してご提案することが可能です。
適正が高い人材を採用できれば離職に伴う採用コストの低減にもつながるため、その点でも生産性の向上に寄与するとも考えられるのではないでしょうか。

メリット③：固定費(コスト)の低減

採用代行の利用料は、サービス利用時のみにお支払いする変動費です。
そのため、企業に常駐する社員や派遣等の採用と比べると、人件費としての固定費(コスト)がかからないというのがメリットと言えるでしょう。

閑散期や採用活動を抑制したいと考えている時はサービスを終了・一時中断することができるので、大幅にコストを抑えることができます。

特に固定費(コスト)の低減を実感できるのはスタートアップ企業です。
業績や景況感の変化への柔軟な対応と、企業の成長と並走しながら採用を強化できるのは大きなメリットになるでしょう。

メリット④：気軽にメンバーを変更できる

能力や社風との適正が合わないと感じた場合に、自社の正社員であればすぐに切ることは難しいでしょう。

採用代行は社外との取引となるため、担当者が自社との相性が合わないと感じた場合は担当者を変更する交渉が可能です。

担当者の変更を申し入れる際は、相性が合わないと感じた理由と次の希望を伝えることをおすすめします。

メリット⑤：プロならではの高いクオリティを実現

コンサルタントは採用業務のプロフェッショナルです。
最新の情勢から様々な業種・職種でのポイントなど、採用業務にまつわる多くのノウハウを保有しています。

欲しい人材の希望や採用の課題をコンサルタントにお伝えすれば、上記のノウハウをもとに高いクオリティを提供し、採用への満足度を高めることができるでしょう。

さらに、コンサルタントと業務で並走した際に彼らが保有する採用についてのノウハウを吸収することも可能です。

採用業務で得られた経験やノウハウを活かして、自社の採用への強化や人事部の育成につなげることができるのではないでしょうか。
採用代行を導入中は積極的に担当コンサルタントから採用のノウハウを学んでいきましょう。

採用代行を導入するデメリット

では、逆に採用代行を導入した際に起こるデメリットはどのようなものがあるでしょうか。
ここでは想定できる3点のデメリットをご紹介します。

デメリット①：企業のニーズと実際のサービスにズレが生じてしまう

採用代行の大きなでデメリットとしては、「ニーズと実際のサービスにズレが生じる」点が最初に挙げられるのではないでしょうか。

導入時にはクライアント企業と採用代行サービスの担当コンサルタントが、採用の課題やサービスの導入で求める希望、欲しい人材の特徴やポジションについて詳しくヒアリングします。
しかし、企業側にとっては上記のポイントがうまく言語化できず、また採用代行サービスのコンサルタント側も企業がもつ潜在的なニーズを拾いきれないことから、求めるニーズと実際のサービスに齟齬が生まれる事例が多々あります。

クライアント側としては「言わないとコンサルタントが動かない」「求めていたサービスと違く、希望が叶えられない」と不満に感じることもあるでしょう。

一方で、コンサルタント側としては丸投げで必要な情報が得られない場合、どうしてもクライアントの課題解決や希望を全て叶えるのは難しいと言わざるを得ません。
また、クライアントがきめ細やかな業務のフォローをしてくれること自体はありがたいと感じる一方で、フォローに伴い工数が増えているのではないかと懸念することもあります。

人間同士のコミュニケーションであるため、認識のズレがデメリットにもなりかねません。
このデメリットを解消するために、初回の打ち合わせで認識のすり合わせを行うことは最重要事項だといえるでしょう。

プロ人事ではご希望や課題解決は可能な限り実現できるよう、真摯に対応しております。
打ち合わせ時は些細な点でも差し支えないので、ご希望や課題をお聞かせいただけますと幸いです。

デメリット②：費用が割高に感じる

「導入費用が割高に感じられる」点もデメリットに挙げられます。

採用代行の費用には、コンサルタントの人件費や各種保険やコンサルタントをサポートする諸々の経費で構成されます。
経験のある担当者をつける場合は、1日あたりのコストが50,000〜80,000円ほどかかる傾向です。

一方で、「社内の人件費だったらいくらだろう」と月給などと比較され、割高に感じられることも少なくありません。

しかし、月給300,000円と仮定すると、賞与を含めると年収で約5,000,000円になります。
さらに厚生年金や保険料を含めると7,000,000円、パソコン等の設備費や退職金、給与計算のコストを合わせると1人あたり約8,000,000円の支払いが必要です。

上記はあくまで1人あたりの人件費のため、社内全体だとさらに大きな金額となるでしょう。

本当にかかっているコストと比較して現実的に考えると費用面はそこまで割高ではありませんので、コンサルタントを検討するのであれば、直接的な人件費以外にもかかっている間接的な人件費や賞与なども考えた上で検討するようにしましょう。

デメリット③：採用のノウハウが自社に残らない

メリット⑤で「コンサルタントから採用のノウハウを学べる」とお伝えしましたが、それはあくまで「企業の人事側が積極的に動き、社内で共有された場合」に限ります。
もしサービスを受けたままでは、採用のノウハウが自社に残らないからです。

前提として、どのような業務でもノウハウは「会社ではなく業務を担当した人」が保有している状態です。
もし担当者が人事異動または離職した場合は、会社にはノウハウが残っていない状況となってもおかしくありません。

特に採用代行では「社外のコンサルタント」がノウハウを保有していることから、社内の担当者でもノウハウを学んで記録しなければ、より社内に採用業務のノウハウが蓄積しづらいです。

採用代行サービスの導入中は積極的にコンサルタントからノウハウを学びながら、社内では定期的なミーティングやマニュアルの作成で随時情報伝達と共有を心がけましょう。

事例とメリット・デメリットを把握して、採用代行を活用しよう

いかがだったでしょうか。

採用代行は日本においてはまだまだ一般的ではないと言われていますが、メリット・デメリットを知った上で導入すれば採用で大きな成果をあげることができます。

2020年代からは人手不足の観点から、多くの企業が即戦力の確保を求めています。
またコストカットや経費削減が課題となる中、採用代行を適切に導入すれば人材採用の成功に大きな成果を上げることができるのではないでしょうか。

プロ人事は大手人材紹介会社出身者が作った会社ですので、採用に対するノウハウやテクニックを数多く保有しています。
スタートアップ・ベンチャー企業から大手まで幅広く実績がありますので、採用に対してお困りの点があればお気軽にお問い合わせください！