【人事担当者必見!】人材紹介会社の基本的な活用の流れ

人材紹介会社の活用方法について採用のプロが解説!!

今回は、人材紹介会社の基本的な活用方法について採用のプロが解説いたします。

あくまで基本的なところの紹介となりますので、はじめて人材紹介会社を利用するないしは検討しているという方に向けて解説をしておりますので、ぜひご参考にしてみてください。

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(株)プロ人事は人事・採用代行に特化した専門のコンサルティング会社になっています。
だからこそ、この記事に記載しているノウハウ以外にも豊富な採用に関するノウハウを有しています。
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目次

1.プロ人事とは

神戸に本社を構える株式会社プロ人事です。関西エリアが中心ですが、全国問わずサービスを行っています。実績は北海道から沖縄まであります。

人材の採用面におけるコンサルティングを新卒中途問わずニーズに沿って行います。業界は問わず様々な業界に対応していますが、エンジニア採用に強みを持っています。

採用全般を行う会社ですが、創業者が大手人材紹介会社出身ということもあり、人材紹介会社の活用ノウハウは豊富です。人材紹介の難易度が高い業界においては、人材紹介会社と契約しているだけでは人材を紹介してもらえないため、人材紹介会社の担当者やその上司とのコミュニケーションを密にする必要があります。

そのため、当社では人材紹介会社の活用のためのコンサルティングサービスを行っています。

コストが下がるわけではありませんが、同じコストで人材紹介会社からの推薦数を増加させることができます。このサービスは通常であれば有料ですが、プロ人事としてはこのノウハウを公開することでプロモーションを行なっているという目的もあるため、活用に当たってのノウハウを無料で公開しています。

このノウハウだけを利用しても一定の効果が得られますが、やはりコンサルティング依頼していただいた方が結果は高く出ると思います。

紹介したノウハウを一度活用していただいて、サービスの質を感じていただきたいです。

2.人材紹介会社とは?

人材紹介会社とは文字通り人材の紹介をする会社です。

昨今ではコロナが流行したこともあり、社会全体の環境の変化は採用においても大きな影響を及ぼしています。

マイナビが実施した【2022年卒企業数採用活動調査】では2021年6月時点の採用充足率(再予定数に対してその時点で採用が確定している割合】について調査をしたところ、2022年時点で8割以上が採用確定している企業の数は28.2%となり、21年卒に比べると、採用充足率は改善しているといえますが、まだまだ採用に関して苦戦している企業が多くあります。

コロナの影響を受けたことで2021年は落ちたというところも、落ち着きを見せつつある2022年は上がっていますが、このような特殊な要因を除いたとしても今後、採用における厳しい状況は労働人口の減少などを背景にますます拡大しています。

このような状況背景に、人材紹介会社の利用を検討する企業もいるかと思われます。また、求職者側でも民間の人材紹介会社を利用する人は増加していっています。

このように、人材紹介会社の利用も人材獲得競争を勝ち抜く上で、重要な採用手法となりつつありますが、とはいえ、まだ人材紹介会社をうまく利用できている企業もあまり多くはありません。

応用編でかなり専門的に人材紹介会社活用の細かなノウハウを載せていますので、具体的なノウハウをお求めの方はそちらをご覧下さい。

また、人事向けの様々なホワイトペーパーを当社のHP上で全て無料で公開していますので是非ダウンロードしてお使いください。資料を見て興味を持たれたらコンサルティングサービスも行っていますので、是非ご相談ください。ノウハウは全てオリジナルです。

人材紹介会社から紹介があった人を紹介して実際に入社に至った場合、その人の年収の何割かを成功報酬として払うといったビジネスモデルです。

そのため、利用する側からすれば、契約するだけではお金はかからない場合がほとんどです。初期費用がかからないため気軽に使えるかと思いきや、成功報酬は一般的に年収の35%ほどとかなり高額に設定されています。

年収が400万円ほどとすれば、約140万円のコストがかかります。

人材紹介会社は免許制で、人材紹介は免許を持っている会社しか提供できないサービスです。その数は非常に多く、全国で2万社を超えていると言われています。また、全国の事業所数は急速に増え続けており、今後より人材紹介が一般的になると考えられています。セブンイレブンの店舗数が約2万程度と言われており、それと同等数の人材紹介会社が全国にひしめいているというわけです。

その一方で幅広く対応している大手と特定の領域に特化していることの多い小規模業者の規模の差が大きいことも特徴です。

採用手法には人材紹介業者を利用する以外にも様々あるため、自社の状況やニーズに合わせた方法を組み合わせ賢く採用を行うことが重要です。それぞれの手法のメリットとデメリットを把握しておきましょう。

<採用手法のまとめ>

メリットデメリット
ハローワーク安い・無料人材の質が悪い・集まらない
求人広告(多少)安い・大量採用でもコストがあまり変わらない少人数の採用でもコストが一定掛かる
リファラル(紹介)安い・無料人が集まらない
新卒採用新卒が採用できる・上手くいけばコストが安い新卒はスキルがない・採用が難しい

人材を採用しようと思ったときに、基本的にすぐ行えることとしては求人広告と人材紹介会社の利用しかありません。

リファラルも一応ありますが人材の質やタイミングの観点でかなり運任せになってしまう部分があります。

求人広告は採用できてもできなくても一定のコストがかかるため、応募者が多ければメリットが大きいですが少なければ費用対効果で劣ります。

人材紹介会社は、成功報酬型なので、紹介してもらった後で落とすことも可能です。

したがってコストを無駄にするリスクを抑えることができますが、採用に成功した際の報酬は高額です。

しかし、その分人材紹介会社の担当者は採用に関する仲間のように採用の成功に向かって進んでいくことができ、通常の広告よりも圧倒的に採用に関わってもらえるのがメリットです。

自社の魅力を応募者に伝えられる場はあまりありませんが、キャリアアドバイザーに魅力を語ってもらえます。

求人広告の場合はあくまで広告を置く場所だけ貸してもらっている(ペイドメディアについては他の記事をご覧ください)ことになるので、そのあとの連絡や調整、面接、年収面の相談などは全て自社で行わなければなりません。

一般的に自社で行う面接というものは、採用する側とされる側のパワーバランスが異なるため、求職者の本音を中々言ってもらえません。

そこで人材紹介会社が間に入ってくれることで、求職者の本音を聞き出しやすいというのも大きなメリットです。

また、求人広告には原則採用要件として年齢や性別など記載してはいけませんが、それ以外の細かな要件を伝えることができるのも人材紹介会社ならではです。

その分自社の欲しい人材にピンポイントでリーチできます。

採用手法は様々ありますが、ベストなものはないため、その時のニーズに応じたものを選びましょう。人材紹介会社の活用は近年注目され、今後も更に活用していくと予想されています。

<登録型>と<サーチ型>

単に人材紹介会社といっても種類が様々です。

近年一部登録型の会社がサーチ型のサービスを提供していたりもするものの、人材紹介会社には大きく分けて登録型とサーチ型があります。

dodaやリクルートなどの大手は登録型が多いですが、登録型の会社は転職したい人たちの転職活動の支援をしながらその人に合った会社を紹介する、転職活動をしたい人に特化したサービスを提供しています。

登録型はアクティブに転職をしたい人が登録して、色々な企業を見て選んでいくようなイメージです。転職希望者数も求人数も膨大なため、一般的に転職をしたいという場合はこのパターンを利用することが多いです。特定の業界に特化している紹介会社もあります。

一方サーチ型は、その名の通り、優秀な人材を人材紹介会社の担当者が見つけてきてくれるサービスです。主にエグゼクティブ採用などハイレイヤーの人材の採用に活用されています。こういった場合本人が転職活動をしている場合は稀です。いいオファーがあれば転職を考えるといったスタンスであることが多いため、条件面でマッチした人材に担当者がアプローチを行い転職を直接働きかけることが一般的です。

そうなると当然報酬も高くなりますし、非常にピンポイントになります。一般的には向きませんが特殊なニーズ、要求が高いような場合にはこのサービスを利用することをおすすめしています。

3.活用の流れ

STEP
選定・契約

まずはどこの会社を使うかを検討しましょう。

全国に2万社ほどあるため、規模感や得意不得意が会社によってかなり異なります。

そのような状況では、どの会社がどういった強みを持っているかをリサーチすることが必要です。人材紹介会社も当然受注は欲しいので、実際には苦手領域があったとしても中々言ってくれないことが多いです。自社の業界に強いかをネットで調べるだけでなく、各社と実際に話をしつつ、各営業マンと数字面での約束をしながら検討していきましょう。

まずは大手に絞って複数の企業と契約することがおすすめです。

現在、人材紹介会社を利用している企業では2〜3社の利用が31%と最も多いですが、半数の企業が4社以上の会社と契約を行っています。

一社だけの契約では例えば3人から応募が来ていたとしてもそれが多いのか少ないのか判断が難しいですが、何社か比較することで大体の適正値が見え、「B社はもうすでに3人紹介してくれた」など伝えることで各社の各担当者同士で競わせて採用を有利に進めることができます。大手以外に関しては、基本的にはその業界に特化していると謳っている場合が多いため、自社のニーズに即してその分野に強い人材紹介会社を選んでいくのがいいでしょう。

初期費用がかからないので、悩んだら契約しておく、というスタンスで構いません。

大前提として契約は多ければ多いほど良いです。

自社の知名度も上がり、応募数も増えていきます。無料で採用における広告ができることになります。ただし、工数はかかってしまいます。各社それぞれと求人の要件を定めたり、といった打ち合わせに時間を取られるため、ニーズの変化なども毎回各社に伝えないといけないです。契約数のバランスを見て判断しましょう。

また、契約書の文面、特に成功報酬のパーセンテージをしっかりチェックしましょう。

こちらは年収の35%程度が一般的です。値下げ交渉も可能ですが、あまりにも下げすぎると優先順位が下がったりもするので、あくまで30〜35%くらいの幅に収めましょう。採用コンサルタント業務で相談を受ける際、人材紹介フィーを安くしたいという要望がありますが、既に契約してしまっている場合はかなり難易度が高いです。

プロ人事ならではのアドバイス

しかし契約前であれば、交渉可能です。人材紹介会社は成功報酬を年収の35%から30%に下げるような交渉はかなり嫌がります。しかし、年収が何を指すのかは会社によって、あるいは人材紹介会社によって異なります。そこで当社としてはこの年収の定義を安くすることをお勧めしています。一般的には年収には理論年収と計算用年収の二つがあります。理論年収は応募者に渡す年収であり、計算用年収は各エージェントに示すための「建前の」年収です。賞与なども応募者には3ヶ月と伝えつつ、人材紹介会社との契約では賞与は1ヶ月に統一するなど、「前からどこの会社ともそうやっているからそれでお願いします」といったスタンスで臨めば断ることは難しいです。

これだけでかなりのコストが削減できる、人材紹介会社が嫌がるノウハウをこそっとご紹介。

プロ人事ならではのアドバイス

大半の人材紹介会社の場合、入社後何ヶ月以内に辞めた場合は返金などの規則があります。その期間に関しては各人材紹介会社が独自の基準を持っています。返金規定の交渉は新規の契約であればかなり難易度が低いです。

返金規則は基本1ヶ月以内で80%、3ヶ月以内で50%ですが、1ヶ月で80%は維持しつつ、半年で50%くらいまで交渉できるとかなりのコストカットになります。他社でも全てこれでやっていますとゴリ押しましょう。印象に残りやすい契約金額とは異なり、この辺りの契約に関して各営業マンがモチベーションを下げてしまうことは少ないので、交渉しても問題ないでしょう。

STEP
求人情報の作成

求人情報の作成には、営業担当が会社を訪れてヒアリングを行うパターンや、こちらからメールなどでニーズ伝えて求人票を作ってもらうパターンなどがあります。

人材紹介会社を使う場合は求人票は担当者が作ってくれる場合が多いです。

年齢、性別、見た目、国籍など、法的に採用の条件にしてはいけないものに関しても、人材紹介会社に伝えて優先的に紹介してもらうことは可能です。求人票には書けませんが、年齢や性別に関しては、多くの企業が気にすると思います。

実際に社員の殆どが20代の会社に50代の社員を採用するというのは中々難しく、全員男性の職場に女性が入ってもやりづらいでしょう。このように年齢や性別は社内のミスマッチに対してかなりクリティカルなので、人材紹介会社の社内に限るということで伝えるのは可能です。

人材紹介会社も現実的な採用の状況は理解しているため、採用が上手くいくために全力を尽くす過程でそのあたりは汲み取ってくれます。明確な基準が自社にあるのであればむしろ伝えるべきです。

人材紹介会社は採用に関しては味方なので、いい人材を紹介したいと思っています。したがって細かく指定してくれるクライアントはありがたいのです。建前ではなく本音の採用要件をしっかり伝えましょう。そして、できた求人票の内容は隅々までチェックすることを忘れないようにしましょう。

STEP
応募者が発生次第連絡を受ける

応募があった場合は、当然連絡がきます。中々応募が集まらない場合、週一など定期的に経過を担当者に確認しましょう。お互いに放置してなあなあになってしまうのが一番良くないです。この際に、他社と契約していれば、「C社はもう3人も紹介してくれた」など他社の情報を伝えてプレッシャーをかけるのも効果的です。

また、どうすればうまく行きますかなど、他の会社でうまくいっているやり方を聞いて活用することも有効な手段です。積極的な姿勢を見せれば担当者は喜んで相談に乗ってくれるでしょう。このようなコミュニケーションを繰り返していくことで担当者との仲も深まり、お互いに気持ちの良い仕事ができます。

STEP
書類選考

担当者ならではの視点が入った資料が来る場合もあります。そういう場合はそれを無視せずに踏まえた上で選考を行うのがいいでしょう。書類の時点でミスマッチや勘違いが明らかな場合は落としてもいいですが、基本的には通過させる前提で選考を行いましょう。

※プロ人事ならではのアドバイス

基本的な姿勢としては、書類選考の通過率を高める形で運用を行うべきです。

人材紹介会社からの紹介に関しては、悩んだら通過させましょう。何度も紹介した人材を書類選考の時点で落としてしまっては、採用する気がないと見られて担当者のモチベーションを下げてしまいます。そうなってしまっては損しかありません。求人票で伝えている情報と一致している人材は絶対に通過させましょう。

それができないのであれば、求人票の段階で本当に採用したいスペックの人材を的確に伝えましょう。人材紹介会社をうまく活用できていない場合はこのパターンが多いです。「費用がかかるし慎重に採用しないと」という心理が働いて迷ってしまうと、結果落としてしまいがちです。

人材紹介会社も営業の予算があり、彼らも営業マンなので自社に求人票に沿った人材を紹介しても落とされる一方、他社はちゃんと通過させてくれるのであれば当然そちらを優先されてしまいます。

また、しっかりと吟味していないと思われるリスクがあるため応募がきた後すぐに連絡してはいけないのではないかと思われる方も多いですが、そんなことはありません。むしろ早ければ早いほどいいです。連絡が遅くなれば他社にスピードで負ける場合もありますし、人材紹介会社に自社の意欲を示す意味でも早いに越したことはありません。

じっくり検討して時間をかけるメリットはほとんどないと言っていいでしょう。

STEP
面接

面接官が多忙な場合は、事前に面接の日程を指定しておきましょう。

そうでない場合は複数候補日を教えておきます。担当者と、こちらから日程を伝えるのか、応募者側から候補日を出してもらうのか決めておくとスムーズです。

採用でも不採用でも、合格した理由、落ちた理由をしっかり人材紹介会社にフィードバックすることが重要です。その場合「応募者には伝えないで」と一言添えておきましょう。

面接のポイントに関しては別の記事をご覧下さい。

STEP
内定/入社

年収交渉や入社日のすり合わせなどを行います。

本人と条件面でのすり合わせのオファー面談を実施しても構いません。

オファー面談においては、応募者の警戒を解き、希望年収などの本音を聞きだすためにも年収はまだ決まっていないものの最終面接は合格している旨をしっかりと伝えましょう。

また、現職中の特にスキルのある人材が転職活動をしている場合は退職交渉も必要になります。退職交渉とは入社を決めたあとの現職を辞めるためのその手続きのことを指します。退職の交渉なんて、と思われる方もいますが、執拗な引き止めなどにより毎年1~2%ほどは入社を撤回することもあります。

プロ人事ならではのアドバイス

実は人材紹介会社によって、営業マンの成績に案件を加えるタイミングが異なっています。

某会社は本人が入社意思を決めた時点で売り上げとして計上しているのに対し、別の会社では退職交渉が終わってから計上しているように、会社によって計上のタイミングが異なっています。退職交渉前に売り上げ計上している会社では、退職交渉に対するモチベーションが下がっていることもあるため、その場合は意識的にフォローしていく必要があります。

4.まとめ

いかがだったでしょうか。

人材紹介会社は賢く活用すれば大きな武器になる一方、多くの会社がただ待っているだけで使いこなせていない現状があります。

自社に合った採用手法を比較検討し、活用することでスムーズな採用活動を行いましょう。

具体的な活用ノウハウに関しては別の記事で詳しく解説してありますのでまたそちらをご覧下さい。

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この記事の監修者

採用代行・採用コンサルティングサービスを提供している株式会社プロ人事が運営する採用メディア「SaiDai」

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