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人事/事務業務の採用代行・アウトソーシングサービス(RPO)のサービス内容とは?【プロ人事】

人事の方が行っている業務の採用代行・アウトソーシングサービス(RPO)についての具体的なサービスについて

このコンテンツでは今注目を集めている人事事務に関するアウトソーシングサービス(RPO)、採用代行のサービスの具体的な内容や、活用した事例などをご紹介していきます。

実際に人事事務を採用代行、RPOを活用していきたいと考えていらっしゃる企業様はぜひ参考にしてください。

また人事事務に関する作業代行・アウトソーシングサービス(RPO)のメリットデメリットについては別記事で詳しく解説をしていますので以下も合わせてご覧ください。

リンク:採用代行・アウトソーシングサービス(RPOのメリット・デメリットを解説している記事はこちら

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目次

1.採用代行のサービスとは

採用代行のサービスとは

採用代行のサービスとは、人事の代わりに様々な業務を代わりに行う、アウトソーシングサービス(RPO=Recruitment Process Outsourcing)になります。

採用代行やアウトソーシングサービス(RPO)においては柔軟に採用業務ができるなど様々なメリットがあります。

特に欧米ではアウトソーシングの考え方が非常に進んでおり、また組織の考え方そのものがジョブ型の考え方となっているためアウトソーシングと極めて相性が良いこともあり、採用代行のアウトソーシングサービス(RPO)が非常に進んでいます。

一方、日本においては、アウトソーシングの考え方自体は一部理解はされているもののコールセンターなど切り分けがしやすい業務のみになっている状況です。

その背景として考えられるのが組織の考え方そのものが欧米が中心とされる仕事中心のジョブ型ではなく、人中心で組織を考えるメンバーシップ型の考え方に重点が置かれているためです。

メンバーシップ

メンバーシップ型の考え方の為、採用の人事事務などが切り分けが非常に難しく、採用代行やアウトソーシングサービス(RPO)などがあまり普及していない原因とされています。

しかし今後は、ジョブ型の考え方も進んできており、またアウトソーシング・採用代行のメリットである組織の柔軟性や経営戦略上の柔軟性は極めて大きなメリットであるため日本でも今後急速に進んでいくであろうと考えられています。

また日本における採用代行、特に人事の事務業務を行う採用代行の会社は大きく分けると2つのパターンに大別することができます。

一見すると同じ採用代行のサービスであったとしても、2つのパターンで大きくその中身が変わるため、2つのパターンの見分け方や自社にどういったタイプのサービスが合っているのかを見分けるためにもぜひこちらをチェックしてみてください。

2.自社にあった採用代行の見極め方〜2つのパターンと見分け方〜

採用代行を2つに分けるとすると以下のように分けられます。

  • 派遣会社がサービスを提供している採用の事務関連のサービス
  • 人材の専門会社が提供している採用代行のサービス

これら2つはほぼサービスの提供と見えてしまいますが、実際のサービスの中身の点においてはかなり大きく差が異なるので、しっかりと留意して選んでいただきたいと思います。

ちなみに本記事を執筆しているプロ人事は2つ目の【人材の専門の会社が提供しているサービス採用代行】になります。

パターン1:派遣会社の採用事務、採用代行サービスについて

派遣会社の採用事務、採用代行サービスについて

派遣会社が新しいサービスモデルとして採用代行サービスを提供しているケースが増えてきています。

従来の派遣社員を、採用の事務業務に従事させるサービスになっています。この派遣会社の採用代行サービスの最大の特徴は以下の点が挙げられます。

■特徴:人事業務以外にもサービスのラインナップがある

これに関しては単純にメリットだけでなくデメリットも含まれているため注意が必要です。

当然、人事業務以外も、纏めて依頼することができるため困っている業務等があればそれを一緒に依頼することによって効率的に発注することができ、管理も非常にしやすくなります。

一方でデメリットとしては、【人事領域のプロではないため、ノウハウに乏しい】という点です。

結局、派遣会社が提供しているサービスですので、人事のプロフェッショナルとしてアウトソーシングサービス(RPO)を設計する事はなく、単なる派遣業務の延長となってしまっています。

また、派遣会社側に人事や採用業務のプロフェッショナルがいるわけでもないため、そういったノウハウが必要な場合においてはあまりマッチしているものではありません。

結局のところはサービスを利用する側がしっかりと戦略や考えを持って取り組む必要があるのです。

もちろん、それによる時間面の費用などは目に見えないのですが、把握すべきポイントです。

ただこれらで挙げたデメリットに関しては従来の派遣会社のサービスと変わりないデメリットですので、従来の派遣サービスのみを活用している企業様では、デメリットとして表面化しづらいと言うのも留意点として挙げておくべきポイントでしょう。

パターン2:人事・採用の専門の会社が提供している採用代行のサービス

人事・採用の専門の会社が提供している採用代行のサービス

一方で、人事や採用の専門の会社が提供している採用代行やアウトソーシングのサービスもあります。

実際に弊社プロ人事が提供している人事事務の採用代行やアウトソーシングサービス(RPO)はまさに社名にある通り人事採用の専門の会社ですので、これに当てはまります。これらのサービスの最大の特徴は以下の点です。

■特徴:人事採用のプロフェッショナルだからこそできるノウハウを活用した採用代行、アウトソーシングサービス(RPO)

これらの点がまさに派遣会社とは異なる最大のポイントであるといえます。

実際に弊社プロ人事の事例で解説すると、人事事務の採用代行・アウトソーシングのサービスは、弊社のサービスラインナップの中でも最も安価なサービスの1つになっています。

そのため実際に採用関連のコンサルタントが日々細かく採用の中身を改善したりする事はあまりありません。

しかし、当社の採用代行を導入する際の設計や何かしらで採用の業務の改善を行う際にはコンサルタントがサポートを行います。

これらのサービスだけでも非常に価値のあるサービスですが、採用代行を導入頂いている場合には付随してついてくるため非常にコストパフォーマンスに優れたサービスになっています。

実際これらのようなサービスは派遣会社の担当者が出来るようなものではありません。

採用の中身にまで改善をしていきたいと考えていたりプロのノウハウを活用したいと思っている企業様には人事採用に特化した専門の会社の採用代行が極めてオススメであると言えるでしょう。

ただしながら人事や採用に特化した会社の採用代行にもデメリットがあります。

以下のデメリットも踏まえて最終的にどちらが良いのかを選んだ方が良いでしょう。

デメリット

採用人事や採用に特化した会社は、会社の数が少なく、また規模が小さい会社が多いです。

実際、他の人材業界の中でも広告や人材紹介と比べて、派遣のほうは規模が大きくなりやすいのです。

理由としては、広告や人材紹介だと、1回の取引で得られる利益は非常に大きいものの反復継続して得られる事は少なくなっているからです。

一方で派遣サービスのほうは、1回で得られる利益はそこまで大きくは無いものの、原則的には反復継続して得られるものが多くなっているため規模が大きくなりやすいのです。

また、人材を採用に特化した会社の場合はコンサルティングサービスですので、少数精鋭で行っているケースが多くなっています。

実際に弊社プロ人事も少数精鋭で行っているコンサルティング会社ですので、そういった意味では会社の規模や知名度といった件は派遣会社に劣ってしまうでしょう。

そもそも、派遣会社は様々な領域のサービスを展開しているのに対して、採用や人事の専門会社はその領域にのみ特化しているので規模が小さくなってしまうことも当然です。

規模が大きな会社に依頼したい場合には、派遣会社が良いかもしれませんが、中身のノウハウや能力サービスの品質を重視されるのであれば、ぜひ我々のような採用や人事の専門会社の採用代行サービスをご活用いただきたいと思います。

サービスの中身品質クオリティーに関しては当然ながら自信を持っていますので、ぜひご連絡下さい。

それでは次の章では実際に採用の事務業務を採用代行やアウトソーシングを行った企業様の事例を解説していきます。

事例については、採用関連の採用代行やアウトソーシングは、非常にセンシティブなものでもありますので、社名の公開はもちろんながら、中身に関しても若干本質から外れない範囲内で手を加えた事例をご紹介させていただくことをご了承ください。

3.採用代行を活用した事例1 〜既存人事の負担軽減策として〜

1つ目の採用代行を活用した事例については【既存人事の負担軽減策】として採用代行をご活用いただけるケースです。

負担軽減策

実際、既存人事の負担が多くなってしまった場合、多くの場合は派遣社員を入れたり、新しい人事社員を中途などで採用するケース、あるいは移動等で賄う事が一般的であるとされています。

それらの選択肢の中でも、新しい選択肢の1つとしてこのコンテンツで解説している採用代行が注目を集めています。

既存の選択肢のデメリットを以下に記載します。派遣社員であれば能力が高くないケースが多い。

中途採用の場合には採用のコストがかかってしまう/正社員での採用は終身雇用が前提になってしまうため柔軟な経営戦略ができなくなってしまう。

異動の場合は異動元の負担もあり、本人の希望と異なる可能性も考えられる。このようなことを考えていくと採用代行の選択肢は比較的良い選択肢とも考えられます。

本当に忙しい時にのみ稼働させることもできますので、忙しさが緩和されたときには採用代行の稼働を減らす等で柔軟性を高めることもできますし、採用に関してある程度知見のある人間が対応するため、育成のコストなどもかかりづらくなっています。

こういったメリットを期待して、人事の方の負担軽減策として採用代行も知られるケースが多くなっています。

導入事例

実際に導入された企業様の例では、新卒採用で忙しい1月から6月までの間の面接や説明会の予約調整や応募者への架電、面接後のフォロー等の業務をアウトソーシングするケースが多くなります。

初年度は実際にどこまで業務を切り分けるなのかを細かく打ち合わせをしたり日々の業務の中で、改善を見つけていく形になりますが、2年目以降からは比較的柔軟に対応できる形になり、人事の方の工数も目に見えて削減することができます。

プロ人事に依頼いただいたケースであれば、従来は派遣社員の方に対応して貰っていましたが、派遣社員の方がある程度育った後に辞められてしまうとまた再度育てないといけないという課題がありました。

また派遣社員の方が辞めるタイミングが丁度新卒の繁忙期と重なるケースも多い点も見逃せません。

タイミングが悪く辞められと逆に派遣社員の方の育成をするタスクが余分に発生してしまうため、既存の人事の方の負担を和らげるどころかかえって負担を増やしてしまうというケースもありました。

一方でプロ人事であれば、プロ人事内でノウハウ共有や育成を行っていくため、万が一その会社を担当する人間がプロ人事から退職したとしてもプロ人事にはノウハウが溜まっているため、その育成はプロ人事内で行うことができるため、既存の人事の方の負担を増やす事がなくなるのです。

この結果はクライアント企業様は新卒の採用業務に集中することができ、さらには採用の強弱を年ごとに柔軟に変えていくことができるような戦略をとることができるようになります。

4.採用代行を活用した事例2 〜経営戦略の見直しによる組織再配置として〜

こちらの事例では経営戦略の見直しのために採用代行をとられたケースがありました。

組織体制

具体的に採用の計画や既存人事のリソースと言う観点ではなく、経営戦略を見直し固定費を削減する観点で事業運営を行うことになり、その結果アウトソーシングサービス(RPO)を活用するに至った次第です。

このクライアント企業様は、非常に景気変動の影響を受けやすい領域になっており利益が出る時は一気に出る一方で、外部環境が厳しくなると一気に収益が下がってしまうようなビジネスモデルになってしまっていました。

一方で組織体制は従来通り一般的な組織体制となっており、正社員が中心で一部派遣社員がサポートするような極めてオーソドックスな組織体制になっていました。

そのような状況の中で外部環境が急速に悪化したことにより組織体制の見直しが迫られ、従来の正社員が中心の組織ではなくアウトソーシングできる部分は極力アウトソーシングをしていき、外部環境が厳しくなったときに柔軟にスリムな体制に移行できる経営体制を構築したいと言うことでアウトソーシングサービス(RPO)をご依頼いただきました。

組織体制

このような場合は実際に正社員でしかできないと勝手に考えてしまっていたような業務をしっかりとアウトソーシングできるかどうかをコンサルティングしていく必要がありました。

採用の業務の観点では、つい正社員でしかできないと感じてしまうような業務でも実アウトソーシングできるケースが非常に多くあります。

これらは経営者や経営幹部等がトップダウンで意識していくと現場との軋轢などが生まれてしまう可能性もあります。

だからこそ我々外部のプロが、実際に他の事例なども交えながら正社員でしかできないと思っていた業務でもアウトソーシングが可能であることを日々調整をしながら導入を行っていくことができます。

この結果、正社員を極力少なくしてでも同じ業務が回るような形になっていく組織体制ができるになりました。

これらを踏まえ、アクセルを踏みたいと思ったときにはすぐにアクセルを踏める体制、さらにはブレーキを踏みたいと思ったときにすぐにブレーキを踏めると言う本来あるべき経営状態と組織の状態がリンクした形の構築が出来るような形になりました。

5.採用代行を活用した事例3 〜ベンチャー企業による組織拡大策として〜

最後の事例がベンチャー企業様による組織拡大策としての採用事務業務のアウトソーシング採用代行の事例になります。

組織拡大策

ベンチャー企業様は非常に優秀な人材を採用していきたいニーズを抱えています。

そのため人事がベンチャー企業様の中でも花形のポジションであり優秀な人材を人事においときたいと考えています。

しかし現実的に人事の業務は、何かしらで収益を生むようなモデル事業職種ではないため、逆に言えばせっかく優秀な人材が採用できたとしてそれを営業やマーケティングなどの収益を生む部門におけない損失が発生しているともいえます。

拡大策

また、ある意味で我々採用のプロフェッショナルから見れば本来人事が主役になるべきではないのです。

結局その会社に入社したとしても、人事の業務をしてもらうわけではないため人事が主役になる事はあまり良いことではなく、むしろ人事が他の社員を引き立て、他の会社員の魅力を世の中に発信したり、応募者に伝えたりするのが人事の本来の役目であるはずです。

そういった意味で、これらの業務をコンサルティングチームや採用代行のチームがやらせていただき、ベンチャー企業様はせっかく優秀な人材が取れればそれを人事に配置するのではなく収益を生むポジションに配置していくことで成長を高めていくことができる組織体制になります。

またベンチャー企業様の場合は、投資フェーズや成長拡大フェーズなど、上京して採用の強弱を柔軟に可変していく必要があります。

例えば、投資をしてもらったばかりの頃と投資資金を無駄にするわけにもいかないため積極的な人材採用を推し進めて行かなければなりません。

そのためには沢山の人事リソースが必須になります。一方である程度採用計画が順調に進んだ後には、人材の採用よりもその採用した人材をもとにマネタイズしていくことが求められて行きます。

つまり採用人事のリソースが一気に必要なくなってしまう状況が落ちてしまうのです。

このように状況に応じてベンチャー企業様は怒涛のように状況が変わっていきますのでその状況を柔軟に変えていけるためにも正社員が人事を行うのではなく、人事業務に関してはアウトソーシングを行っていくことが最も理想とされていくと考えられます。

実際に採用代行を活用されたベンチャー企業様であれば、半年間の期間限定で採用活動を強められ、採用活動が満了すればその後はアウトソーシングサービスを一時中断された事例がありました。

このように戦略的に協力できることが採用代行の最大のメリットですので、このメリットを最大限に享受して頂ことができ、経営陣の皆様も非常に満足いただいた事例でした。

まとめ

この記事では採用代行に関するサービスの内容や事例についてを解説していきました。

採用代行に関してまだまだ日本においては、実際に定着しているようなサービスでは無いものの、諸外国の動きやアウトソーシングならではのメリット踏まえて行くと今後確実に伸びていく領域であるとされるでしょう。

まとめ

その意味で言えばプロ人事は採用に特化した専門の会社ですので、ぜひ採用に本当に悩んでいらっしゃる企業様で採用代行でアウトソーシングを活用していきたい企業様がいらっしゃればお気軽にお問い合わせください。

また我々は自分たちのノウハウに自信を持っています。そのため他にも様々なノウハウを公式ホームページなどで公開しているのでぜひそちらもご覧ください。

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まずこちらの記事では、人事をアウトソーシングすることの提案をしています。また、メリットやアウトソーシングをした事例などを交えて解説しています。

次にこちらの記事では、採用代行・アウトソーシングサービス(RPO)を導入する際に出てくるメリット・デメリットについて詳しく解説している記事になります。

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この記事の監修者

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