採用事務の採用代行・アウトソーシングサービス（RPO）についてのメリット・デメリットを解説します。

このコンテンツでは、コロナ禍で注目を集める人事業務のアウトソーシングサービス（RPO）である採用代行についてを解説していきます。

採用代行と言えば、説明会の代行や応募者へのフォロー業務の代行など、人事業務の代行が主とされていますが、近年では人事の事務業務のアウトソーシング・採用代行も注目を集めてきています。

特に2020年に発生したパンデミックである新型コロナウイルスの影響を踏まえ、テレワークや遠隔での業務と言うものが一般的になっていく中で、今まで事務社員や契約社員、派遣社員の方々が取り組まれていた業務をアウトソーシングすることで、効率的で柔軟な体制にしていくことができるため近年注目を集めています。

そこでこのコンテンツでは、人事関連の事務業務にフォーカスを置いた採用代行に関して解説していきます。

1.採用代行 (RPO) とは

そもそも採用代行とは何かを解説していきます。採用代行とは文字通り、人材採用の業務の一部を社外に代行をするサービスになっています。

採用代行で代行できる業務の範囲としては非常に幅広く、基本的には人事が携わることができる業務の全般を代行することができるようになっています。

まずここでは具体的にいくつか採用代行で関わることができるような業務をピックアップしていきます。

説明会の代行(新卒)

新卒採用においては最もオーソドックスである合同説明会や単独説明会を代行するサービスになります。

これらは繁忙期であることが多く、人事のマンパワーが不足している時期に代行することができるサービスです。

応募者フォロー

新卒中途問わず行っているのが応募者のフォローです。

応募者との接点を増やしていくことによって自社への意向を上げていく取り組みになります。

スカウト代行

ダイレクトリクルーティングを始めとする様々なスカウト業務の代行も採用代行のとなります

同じスカウト代行でも、クオリティーは会社によってかなり差があり、単なる事務業務として決められた文面を決められた対象者に送るような採用代行もあれば、我々のように応募者の属性や人柄・文面などをもとにプロファイリングをし、それぞれの応募者にあった文面をお送りするダイレクトリクルーティングの運用もあります。

また、コチラの記事で、これを読めばダイレクトリクルーティングを網羅することができるように完全解説しておりますので、興味のある方はぜひ合わせて御覧ください。

採用戦略の立案・改善

採用戦略の立案や改善も対応しています。

実際にどんな媒体を使っていくのかどんな人材紹介を使っていくのか、媒体選定はもちろんのこと、選考フローやその中身の改善、行するツールや応募者に渡す資料の改善、求める人物像の設定なども採用代行・コンサルティングを行うこともあります。

ここまでご紹介してきたように、採用代行はまさに人事の業務の様々な業務を代行アウトソーシングすることができるサービスになっています。

そして今回、解説をしてくるのは上記で解説しているものとは全く別の業務である【採用事務】に関する採用代行になります。

【採用事務】に関する採用代行は、近年かなり注目を集めている採用代行のサービスになります。

新型コロナウイルスの影響によって、テレワークや遠隔での業務と言うものが一般的に慣れていく中で、従来であれば事務社員や契約社員、派遣社員の人たちしかできなかった業務が外部へのアウトソーシング採用代行ができるようになってきています。

そして、事務社員や契約社員などでは得られない採用代行・アウトソーシングだからこそのメリットがあるため、多くの注目を集めているのです。

2.【採用事務】における採用代行 (RPO) のメリット

次に採用事務を外部の採用代行の会社にアウトソーシングする際に、実際にどのようなメリットやデメリットがあるのかをここでは解説をしていきます。

特に採用代行の場合にはどのようなものであったとしても確実にメリットとデメリットの両方が存在しています。

ここでは、まず採用事務の採用代行におけるメリットを解説していきます。

メリット1：採用事務の効率化

採用代行を行うことによる最大のメリットは採用事務の効率化になります。

採用事務を代行する場合には、社内で行っている業務を社外に切り出す形になりますので、どうしても始めたばかりの頃は業務の切り分け等に関する工数や、若干の混乱等が生じる可能性もあります。

但し、この過程を踏むことによって中長期的に見た場合には極めて大きな業務改善・業務の効率化に繋がっていくのです。

というのも採用の事務業務というのは非常に細かな業務の連続であり、更にこれらの業務が事務担当の社員に属人的な業務になってしまっているのです。

属人的になっているからこそ、実際どれぐらい工数がかかるのか、どれぐらいの時間がかかるのか、また、それらの業務の日々の改善などがPDCAとして組み込まれておらず改善がなかなか見えづらい作業なのです。

これを社外の採用代行の会社に依頼する際にはタスクとして見える化する必要があります。

当初は見える化する作業に工数がかかる形になりますが、見える化することによって、業務の改善が進んでいき、効率化につながっていくのです。

メリット2：育成コストの削減

メリット1の効率化にも繋がっていきますが、業務が見える化していくことやアウトソーシング・採用代行を活用することによって育成コストと言う概念がなくなります。

そもそも社員を新しく採用する必要がなくなりますし、その業務を行うのはプロの採用の会社になりますので育成に関するコストがかかりません。

また同時に育成にかかるコストがかからないだけでなく、もし事務社員や契約社員等が採用事務を行っていた場合には、その退職に伴う新しい採用コストなどもかかってしまうはずです。

そういった採用に関わるコストや育成に関わるコストも採用代行を用いる際には一切かからないのがメリットといえます。

メリット3：雇用関連のコスト削減

採用代行は外部の社員による採用支援アウトソーシングになりますので、当然ながら雇用はその外部の採用代行の会社が行う形になります。

つまり、雇用関連にかかるコストや保険関連等に関しても、採用代行・アウトソーシングを発注する側は一切コストがかからないのでこれらの点もメリットといえます。

また雇用関連のコストがかからないだけでなく、それらに関する手続きを行う人間の人件費もかからないとことになりますので、トータルで見ればこういった雇用管理のコストがかからない点は極めて大きなメリットの1つと言えるでしょう。

メリット4：採用の戦略計画にマッチした柔軟な組織

メリットの4つ目は採用計画にマッチした柔軟な組織を構築することが出来る点になります。

つまり採用計画を強化して大量採用していきたい場合には、それに伴い採用事務関連の採用代行の強化を行えます。

採用代行の会社に追加の増員を依頼すれば、簡単に組織を強化することが出来ます。

逆に採用計画を縮小して採用の人数を減らしたり、場合によっては採用の一時停止等も採用計画の状況に応じて変化が訪れる可能性はあるでしょう。

そのような変化が起きた時にも採用代行の会社に連絡し、採用事務関連の採用代行の稼働時間を減らしたり、一時停止とすればその後の採用代行のコストを削減することが出来るのです。

通常、正社員や契約社員が採用事務関連の業務を行っている場合には、このようなフレキシブルな対応は難しいでしょう。

派遣社員の場合には派遣会社との契約によってこのようなフレキシブルな対応で可能な場合もあります。

とは言え、実際実務でその会社に出社してその業務をしている以上なかなか現実問題としてフレキシブルな対応と言うのも取りづらいケースが多くなっています。

一方で採用代行であればそういった点がかなりスムーズに臨機応変に採用計画の変更によって変えることができるのがメリットと言えるでしょう。

メリット5：専門企業による豊富なノウハウ

そして採用代行に関して、最後のメリット5つ目が採用代行の会社は様々な企業の採用代行を行っているため、自然と豊富なノウハウを保有している形になっています。

このノウハウを活用して採用活動を強化していくことが出来るのも採用代行のメリットと言えるでしょう。

ここまでで採用代行に関するメリットを解説してきました。

次の上では逆に採用代行を行う上でのデメリットについてを解説していきます。

特にこれらのデメリットに関しては公開されていないケースも多いため、ぜひ採用代行を真剣に検討されていらっしゃる企業様はご覧ください。

3.採用事務における採用代行 (RPO) のデメリット

それでは採用事務関連の採用代行 (RPO) を行う際に必ず出てくるデメリットについて解説していきます。

特に採用代行などの会社はこういったデメリットを自ら積極的に発信する事は極めて稀になっています。

しかし、採用代行に関するデメリットは確実に把握しておくべきですので、是非こちらの採用代行のデメリットを見て頂きたいと思います。

ちなみにプロ人事がなぜあえて自ら採用代行のデメリットを解説するのか、それは、私たちは採用代行のデメリットを踏まえてでもこの採用代行にメリットがあり、とても素晴らしい可能性があると考えているためです。

もしこのデメリットが気になって導入されない事業者もいらっしゃるのであれば、そういった事業者様に無理矢理導入いただく事は中短期的には採用代行業者である我々にとってもメリットにはなりますが、中長期的に自らの首を絞めることにも繋がりかねないと考えています。

だからこそ本当に採用代行を求めていらっしゃる企業様や、採用代行が効果があると考えて事業者様に我々の採用代行サービスを体感していただきたいために、敢えてデメリットもしっかりと公開させて頂きます。

デメリット1：自社にノウハウが身に付かない

採用代行において最大のデメリットと挙げられるのが自社にノウハウが身に付かないと言う点です。

特に採用代行を行う場合には業務を切り分けて外部の採用代行の会社にアウトソーシングしていくため、日々のノウハウや細かな改善といったところはなかなか自社でノウハウとして身に付く事はありません。

これに関しては、採用代行を行う以上どうしても防げない点だと考えられます。

例えば、いくらマニュアル等でノウハウを共有させていただいたとしても、自社にその業務を戻した際に業務の仕方が必ずしも同じにならないためノウハウとならない点は把握しておく必要があるでしょう。

ちなみに実際にプロ人事のクライアント企業様から話を伺ったケースでは、そもそも、今後会社でアウトソーシングする業務を行わずに、これからもずっと外部に依頼していくと決定したので、正直社内のノウハウとする必要すら感じられないと考える企業様がいらっしゃいました。

つまり自社ではそもそもやらないので、自社のノウハウと推奨する必要がないと言う事です。

例えるならば営業マンように自動車をたくさん保有しているような会社が自動車の整備を外部の会社に依頼するような感覚だと思っていただければイメージしやすいのではないでしょうか。

実際に自動車の整備を社内でやる必要がなければ自動車の整備に関わるノウハウを社内に貯める必要など一切無いわけです。

それと同様に考えていただければ良いかと思います。

デメリット2：見た目の費用が高く見える

採用代行を行う上である意味で最大のデメリットとして考えられるのがこの見た目の費用が非常に高く見えてしまう点です。

見た目の費用とは、採用代行の会社に支払う金額のことになります。

実際コストパフォーマンスが最も良いとされるのはやはり直接雇用する方がどうしてもコストパフォーマンスは良くなるでしょう。

間に会社が入らないので、その会社の維持する間接経費やその会社が必要な利益等が直接雇用することでかかりません。

言ってしまえば基本的に採用代行は、直接雇用と比べて悪い割高にならざるを得ないといえます。

さらには直接雇用の場合には、どうしても保険代や交通費等が別で計算されるため、見た目の費用は直接雇用の場合は非常に安く見えてしまいます。

例えば契約社員の方々の月給や時給等と比べてしまいがちです。

一方、採用代行の場合には、採用代行で実際業務を行う社員の人件費はもちろんながら、その人たちに関わる社会保険のコスト、さらには採用代行で営業や事務などを行っている社員の間接的なコスト、あるいは採用代行の会社の営業の利益なども踏まえた金額が、目に見える金額となってしまいます。

だからこそ、どうしても割高に見えてしまうのです。

これらに関しては逆に直接雇用ではないからこそいつでも切れる、臨機応変に変更できるなどのメリットがあるためトレードオフであると言えるでしょう。

さらには直接雇用や他の手法などであれば、コストが見えている事だけでなく目に見えていないコストなども含まれていると考えることができます。

しかし採用代行であればすべてのコストが目に見えるような形になっているため、経営において非常に合理化することができる意思決定の材料にもなり得るのです。

まとめ

この記事では採用事務に関する採用代行 (RPO) のメリットデメリットについてを解説してきました。

実際、他の採用代行の会社では採用代行のメリットについては強く訴求しているケースが多くなっていますが、ここで挙げたようなデメリットも実はあり得るのです。

しかし、言ってしまえば採用事務を採用代行やアウトソーシングをしていくのであればここに挙げている2点のデメリット以外はなかなか考えられないでしょう。

だからこそ、この2点を踏まえてそれでも採用代行のメリットを感じられのであればぜひ検討してみてください。

またプロ人事では採用代行に関して他にも様々なコンテンツをご用意しているのでぜひこちらのほうもご覧ください。

また採用代行に関して採用事務の詳しい解説はこちらの記事で行っていますのでぜひご覧ください。

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