採用代行 (RPO) や採用のコンサルティングサービスが実際どこまで関わってくれるのかについてを解説していきます。

採用代行や採用コンサルティングサービスは活用している企業が少なかったり、実際どういったサービスなのか、どこまでやってもらえるのか、イメージがつきづらい企業も多いのではないでしょうか。

さらには採用代行や採用コンサルティングサービスは会社によっても業務の幅がまちまちであるため、会社によってその範囲等も大きく異なります。

そこで、このコンテンツでは採用代行や、採用コンサルティングの専門の会社である株式会社プロ人事の実際の業務事例やサービス内容をご紹介しながら、実際にどこまで関わってくれるのか業務の範囲や内容について解説していきます。

1.採用代行 (RPO) ・採用コンサルティングとは

最初に採用代行、採用コンサルティングサービスについて基本的な内容を解説していきます。

採用代行については、言葉通り採用業務の一部または全部を代行（アウトソーシング）してくれるサービスになっています。

採用関連の業務を代行やアウトソーシングするメリットとしては、一部だけをプロに任せた方が効率が良い、繁忙期等の大変な時期だけ依頼したい、採用強化する時期だけサポートしてほしい、など様々なメリットがあり採用代行を活用するケースが多くなっています。

一方で採用コンサルティングサービスについては、コンサルティングの一種になりますので、経営戦略上、例えばどのような人を何人採用すれば良いのかを考えたり、一人当たりの採用コストは実際どれぐらいが適正なのか、目標の採用人数を達成するために予算はいくらが適切で、その予算をどのように分配していくのか？

こういった人材採用の観点からの経営戦略を作成・提案しています。

また、その他にも、日々の採用業務の中でも単なる代行ではなく、採用業務の改善提案なども行っています。

例えば面接で応募者に自社の魅力を伝えるため面接官トレーニングを行ったり、応募者を増やすために、人材紹介会社へのアプローチを行ったり、採用に関連するツールを見直すためにホームページやカタログを制作するなど、採用の日常の業務の一環ではあるものの毎回のように発生しないような業務を行う事などが挙げられます。

それでは実際に、具体的な事例を交えながら採用代行や採用のコンサルティングサービスが、どこまで実際の採用業務に関わってくれるのか、あるいはどのように社内の人事や経営陣と関わってくれるのかを解説していきます。

採用代行 (RPO) における連携事例1：新卒の採用代行の場合(密度の濃い連携の場合)

新卒の採用代行に関して、社内の人事と同じような扱いで採用代行をご活用いただいているケースがあります。

例えば、説明会と応募者へのフォローを同時にする際に採用代行を行っているケースの場合には以下のような形で連携しています。

説明会前後にオフィスなどに伺って説明会の資料や参加者の個人情報の連携。

これは説明会の資料等について新卒採用の場合は時期によって若干内容を変えたりしていきます。

早期の場合には会社理解を重視、就活本番時期は選考フローへの誘致を重視するなど、細かなカスタマイズ等を常時定期的に行っています。

また、参加する学生のレベルや学歴などによって話し方の内容も変えていきます。

例えば上位校など高学歴の場合には、社内に高学歴の採用実績がどれぐらいあるのかなどを中心に説明を行い、若干難しめの内容でも理解してもらえるため、専門的な内容を中心に話していきます。

一方で一般的な学歴や低学歴の学歴の場合には、よりわかりやすく伝える必要がありますので例え話などを用いながら解説していきます。

さらには学生が本当に理解しているのかを表情などから察しながら説明会を行っていく必要があります。

このような細かな点まで一緒に連携していくことができます。

また学生のフォロー等についても、定期ミーティングなどを一緒に行いながら、フォロー活動を進めていくことができます。

実際にしっかりと連携をしていきたい場合には社内定例のミーティングも週1回など相談しながら頻度を決めていくことによって、本当に社員の人事と同じレベルの連携も可能になっています。

採用代行 (RPO) における連携事例2：新卒採用の場合(手軽な依頼内容の場合）

事例1で解説したように既存の正社員の人事と同じレベルの密接な連携を行うことも可能ですが、どうしてもそのような場合にはコストも上がってしまいがちです。

ここでは一時的な代行の場合にはどのようなレベルの連携になっているのかを、説明会だけを代行をいただく場合のケースを用いて解説していきます。

新卒採用の場合、どうしても忙しい時期が重なってしまいます。

しかし一方で、学生が特定の時期に就活していますので、忙しいからと言って説明会の数を減らしてしまうと貴重なリソースを逃してしまいかねません。

そこで我々のような採用代行の会社に説明会だけを依頼して、説明会の枠を沢山確保し貴重なリソースを無駄にしないような採用代行を行っていきます。

説明会のみの場合には、そもそも依頼する側の企業も非常に忙しいことが多いため、できる限り手間を掛けない手軽に依頼していきたいような感覚になっていきます。

そのため密な連携よりは最低限の業務連絡だけをして後は代わりに丸投げで説明会をやって欲しいと考えておられるケースも多くなっています。

基本的に説明会の代行は、プロ人事の場合、同じコンサルタントが対応するようにスケジューリングを組んでおります。

しかし、万が一対応ができない場合には、社内で説明会の対応の育成はキャッチアップ、インストールを行っていきますので、発注される企業様の人事の方のご負担ができるだけかからないような形で連携が可能となっています。

具体的な連携としては、メールなどで事前の参加者のリストや、当日使う資料などをいただければ、後は我々で代わりに対応させて頂くことができます。

このような形で特定の説明会のみを依頼することもできますし、設計から行わさせていただく場合は、説明会の場所の確保会議室の予約、保護者への連絡等も対応することが可能になっています。

採用代行 (RPO) における連携事例3：中途採用代行の場合(密度の濃い連携の場合)

次に採用代行における事例の中途採用のケースを解説していきます。中途採用の場合には新卒採用と異なり、明確に全国的に同じ時期が忙しいと言うものがありません。

また依頼されるニーズとしても企業によって異なります。密度の濃い連携の場合には大きく分けて2つのパターンの採用のニーズがあります。

1つ目は特定の時期までに採用に力を入れていきたいためそのマンパワーとしての採用代行のニーズ。

2つ目は出来る限り固定費を減らしたいため採用の人事を薄く長く続けていきたいと言うニーズです。大きく分けるとこの2つがあります。

1つ目の特定の時期まで採用プロジェクトの成功のための採用代行の場合は、一週間あたり何日稼働するかをあらかじめ決めた上で、採用代行を行っていきます。

その間は出社を行うのが1つ前提になりますので、連携と言う意味では完全に既存の社員や派遣社員の方々と同じ位の濃度の連携が可能になります。

2つ目の固定費を減らしたい場合には、基本的にオペレーション業務等を採用代行としてアウトソーシングいただくケースが多くなっています。

このような場合には、日々の細かなオペレーション業務の連携などは随時行っていきますが、基本的に戦略的な業務の連携はそこまで行わないケースが多くなっています。

とは言えもちろん、改善点やトラブルがあった場合には連携を行う場面を作っていきますのでご安心ください。

中途採用の場合には、新卒採用とは異なり明確な繁忙期を手伝って欲しいなどのニーズがそこまで多くありませんので、ライトな採用代行やアウトソーシングのニーズはそこまでありません。

もちろん大量採用される会社が、1dayの選考を行うための説明会だけをやってほしいと言うケースもあります。

その場合には上記、連携事例2で解説したようなスムーズな連携を行うことも可能となっています。

採用代行 (RPO) における連携事例4：採用コンサルティングの場合(密度の濃い連携の場合)

コンサルティングの場合には具体的にどの採用コンサルティングを行っていくのかによって大きく異なりますが、基本的には密度の高いサービスしかありません。

例えば具体的に、採用フローやKPIの改善といった場合には人事だけではなく様々な人たちとの連携を行っていく必要があります。

面接に出てくる人事以外のメンバーの面接力を上げるための研修や、アドバイスなども行っていきます。

これらの場合には面接に同席してその後、面接官の改善などを行っていたりします。現実問題として多くの人は面接を行う側の練習や研修を受けたことがない人が大半です。

実際に採用の場面で、面接官の面接の受け答えによって辞退される可能性も非常に高くなっています。

逆に面接官の受け答えがとても良かったので志望度が上がったケースもあります。

これらを踏まえると面接官のトレーニングを行っていくことが非常に重要であると言えます。

このようなコンサルティングサービスの場合には当然ながら面接官とのやり取りが非常に多くなりますので連携などが非常に多いサービスといえます。

他にも母集団形成においての改善点等で、人材紹介会社へのリレーション構築の場合には人事の方々と連携して動いていることもあります。

このように採用のコンサルティングサービスに関しては非常に幅広く一緒に連携をしていくことができるサービスになってます。

2.採用代行 (RPO) 、プロ人事は実際どこまで携わってくれるの？

ここまでで採用代行や採用コンサルティングサービスにおいてどこまで関わってくれるのかといった事例を交えながら解説をしていきました。

ここからはプロ人事として実際どこまで関わるべきなのかあるいはそういった人事や会社との関わり方についての過激な考え方についてご紹介していきます。

根本的には人材の採用において我々プロ人事は企業の採用をサポートする社外の専門家でありたいと考えています。

つまり人材の採用において何か困ったことがあった時や手伝って欲しいことがあった時に気軽に相談できる外部の会社と言うイメージです。

クライアント企業から見れば社内の人事部をサポートしてくれる社内の第二人事部と言うイメージで我々プロ人事のことを考えていただきたいと思います。

そのためまるで社内のもう1つの人事部と言うイメージなので本当に連携に関しても出来る限り行っていきたいと考えています。

もちろん繁忙期等の場合には逆に密に連携を行うことで、時間がかかってしまう場合がありますのでその場合には当然スムーズな連携が重視されるケースもあると思いますが、原則的に細かな連携を行うことが重要になっていると思います。

理由としては細かな連携を行っていくことで我々ができる業務の幅も広がっていくと考えているためです。

例えば実際の事例としては、社員の人事の方が新型コロナウィルスに感染してしまい、どうしてもその間に出社ができない事象が発生したケースがありました。

当然その方はテレワークなどで業務を行っていましたがどうしても出社しなければいけない場合にマンパワーが足りない事態が起こりました。

そのような場合にも我々にご相談いただければ元々クライアント企業様の内容は把握しているので急にご相談いただいても対応が出来るような形になっていました。

このように密な連携を行っていくことで、従来の我々のサービスメニュー以外にも急なニーズや相談したいこと、対応してほしいことなどが生まれた時に対応できるのが我々の対応力になっていると感じています。

まとめ

このコンテンツでは採用代行や採用のコンサルティングの連携の内容に関して具体例を交えながらご紹介をしていきました。

私たちプロ人事は密接な関係性のある採用代行やサービスを行っていきたいと考えています。

実際、ここまで企業の中に入り込めるようなサービスは他社様にはなかなかサービス展開していらっしゃる企業様は無いのではないでしょうか。

我々プロ人事は本当に企業の中にしっかりと入り込ませていただき密な連携をさせていただくことで成果を出していきたいと考えているため、ぜひそのような採用の代行サービスなどを検討していきたいと思っていらっしゃる企業様がいらっしゃればお気軽にお問い合わせください。

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