採用過程で応募者からの連絡が途絶えるのはなぜ？場面ごとの例とそれぞれの対策法をお伝えします！

2023/11/26 更新

採用選考の段階で応募者とやり取りをする際、途中で連絡が途絶えて音信不通になることにお悩みの採用担当様もおられるのではないでしょうか。

この記事では、求職者からの貴重な応募を選考過程で途切れさせることなく、いい人材の確保に繋げて行く為にどのように対応すればよいか、対策法についてまとめました。
2023年11月においても有効な対策方法です。

応募者からの返信はどのような時に来なくなるのか

採用時のやり取りの段階で、応募者からの突然の音信不通を経験されたこともあるのではないでしょうか？

応募者からの連絡が来なくなるのには様々なケースがあり、まずはなぜそうなるのかをケース別に理解することが大切です。

主に以下のような３つのパターンがあります。

1.応募の初期段階で連絡が途絶える

一つ目の、最も多い例は、応募が来たにもかかわらず、面接などの具体的な約束を取り付ける段階で連絡が途絶えるパターンです。

志願者に、必要な提出書類として履歴書の送付を依頼するも、そのまま送られてこないことがあります。

この場合、企業側がやるべきこととして、返信が来ている率、来ていない率の統計を取り、分析をする作業が必要になってきます。

2.面接前後で連絡が無くなる

連絡が来なくなる2つめのケースは、面接の日程調整まで取り付けたものの、予定を取り決めている最中や、面接日前後に連絡がなくなる場合です。

例えば、エンジニア等の特殊な技能が必要な職種の採用枠の場合、エンジニアを求めている企業は他にも多数あるために、同時進行で何社も応募試験を受けている可能性が高いです。

他社とのやりとりと並行してマルチタスクで行っている中で、面接の予定を忘れてしまったり、多忙でＳＮＳやメールでの返信に対応出来なくなっていることが考えられます。

3.内定が出てから連絡が途絶える

3番目のパターンとしては、実際に面接が終わり、内定を出した後の調整の連絡が繋がらないケースです。

この場合が最も問題で、折角時間をかけて採用内定にまで至ったものの、白紙に戻ってしまうのは企業にとって大きなダメージです。

どうしてこのような結果が起きるのか、しっかりと原因を見極める必要があります。

ケース別！音信不通の原因と対策例

では、どうすれば応募者の音信不通を防ぎ、採用に結びつけることが出来るのか、ケースごとに具体的な対策方法を挙げながら解説して行きます。

1.採用応募の初期段階で連絡が来なくなる場合：応募のハードルを下げる

採用応募時に必要な書類として、きっちりとした履歴書や職務経歴書の提出を必須事項とすると、日ごろから忙しい生活を送っている求職者にとってはそれが大きな負担となってしまいます。

エントリーのハードルが高いと、応募を諦めてしまう場合があるのです。

従来の考え方では、時間と労力をかけてでも手書きの履歴書・職務経歴書を提出する候補者の方が、その企業で働きたいという強い意欲があるととらえる企業もあったでしょう。

ですが、「時間と労力をかけて完璧な履歴書を仕上げること＝仕事ができる」とも言い切れません。

効率を求める社会では、重点だけを要領よく押さえて物事を進めていく力も重要になってきます。

又、貴重な人材ほど選択肢が多く、多忙な傾向にあるということも考慮に入れなければなりません。

応募者側に負担が多いエントリー方法だと、最初はあった折角の応募意欲が下がってしまいます。

他社と同時に求人に応募していた場合や第一志望でない場合、応募方法に細かい指定があったり時間のかかる書類の作成を求められると、優先順位は低くなってしまいます。

新卒の学生なら卒論作成やアルバイトをしている方も多いでしょうし、普段仕事をしている転職希望者も、忙しい仕事の隙間時間で求職活動を行っているかもしれません。

近年、何度も履歴書を作成することや一社ごとに形式の違う職務経歴書の提出を要請するのは、学生や転職希望者の過度な負担になっていると問題視されつつあるのです。

では、どうすれば採用工程を継続し今後の選考に繋げていくことができるでしょうか。

対策法としては、応募のハードルを下げる、ということです。

その一つとして、作成するのに手間のかかるフォーマルな履歴書・職務経歴書の提出を必須事項にしないようにするのです。

現代の簡易化・効率化が良しとされる社会で、特にデジタルネイティブ世代の若い人材はSNSのやり取りなども短文・短時間で返信する人が多くなっています。

簡易化・時短に慣れている人には、手書きの履歴書や捺印などは負担に感じてしまうかもしれません。

どうしても応募者に聞きたいポイントがあれば、履歴書でなくアンケートにすれば反応率はＵＰするでしょう。

アクションはなるべく簡易形式にすることで次の段階に進めやすくなります。

次に、募集の際に応募要項に多くのことを要求すると、「自分は条件を満たしてない」と自信が持てなくなった応募者は、履歴書を送ることをやめてしまうことがあります。

特別な技能を要しない、例えば一般的な事務職や販売スタッフなどなら比較的誰にでも応募がしやすいですが、これまで本人に馴染みのなかった特殊な職種だと履歴書を送りづらくなります。

例えば、ＷＥＢライターの職業を例に挙げるとします。

応募条件に「経験者優遇」「ライター経験〇年以上」等のキーワードを書いていると、「未経験の自分にはこの職に対してのアピールポイントが無く、採用は無理だろう」と、履歴書・職務経歴書の送付を自分からやめてしまうのです。

最初の段階として応募の母体数を増やすためには、詳細のわかる経歴書を求めて条件の合う候補者のみを選別するのではなく、まずは面接等、次のステップに進めることが大切です。

又、経験・未経験にかかわらず、企業側が「是非採用したい」と思える良さそうな候補者がいた場合、一度候補者から連絡が途絶えたからといって諦めてしまうのではなく、何度も追いかけて連絡し続けることも重要です。

候補者を個別に何度にもわたって連絡するのは行程数がかさむため、企業側のハードルは高くなってしまいます。その為、ここまで実行できていない会社が多いのではないでしょうか。

音信不通になったからと言って、応募者はその企業の採用に完全に興味がなくなったとは限りません。

応募の意欲があるにもかかわらず、忙しさで対応出来なくなったり、自信のなさから自ら諦めてしまっているだけかもしれません。

中には連絡できなかったことを後から謝罪してくる応募者もいますが、採用担当者や企業側から見て印象が悪いだろうと、応募を続行したい意図があっても不本意に諦めてしまうのです。

連絡が来なくなった応募者に対して、個別に何度も連絡を取り続けることは、時間と労力を要します。一人の候補者に対してそれだけのことを実行に移すのは大変なため、実際に後追い連絡をすることを実行している企業様は少ないのではないでしょうか。

そこで、時間の確保にお困りの場合に、採用代行に任せると解決します。

2.リスケジュールが多い場合：リマインド通達を送信する

予定を忘れないように候補者に思い出させる

面接の予定を取り付けたものの、当日予定時刻に応募者が来ない、又は都合が悪くなり日時の変更を要請してくる場合があります。

キャンセルやリスケジュールが相次いで起こる場合、面接予定時刻の前日や当日、つまり面接の直前に、候補者にリマインドを送るとよいでしょう。

リマインドとは、前日か当日、直前に「本日の何時からの面接はよろしくお願いします」などと、見逃しをしないように日時を再送信し、約束の予定を思い出させて念を押すメール通知等のことを言います。

企業側がそこまで手間をかけて候補者にへりくだるのは納得できないというご意見もあるかもしれません。

しかし、現代の採用市場をきちんと把握し、現状に合わせた行動を取っていくことが成功につながるのです。

職種によっては、人事採用の難易度はとても高い

例えば、具体的な職種の例を挙げて見ていきましょう。

一般的な事務職であれば、求人倍率は0.2倍の倍率、つまり5人の候補者で一つの枠を奪い合っている状態です。専門的な職種の採用に比べると比較的企業側が候補者を選べる状態と言えます。

しかし、エンジニア等の技術職を見てみると、求人倍率は10倍と、非常に高くなります。

企業10社が一人の優秀な人材を奪い合っている状況です。

企業側が求める高い能力を持つ希少な人材を採用するためには、「ライバル他社からも多数スカウトが来ている」という現状を理解し、採用計画もそれに合うようにして行かなくてはなりません。

3.面接後内定が出ているのに辞退される場合：原因を分析し改善

実際に採用を決定し内定を出した最終段階で、辞退されてしまう場合は大きな問題です。

この場合、辞退率はどれくらいであったか、しっかり数字の統計を取って分析することが必要になります。

面接をしてみて、書面のやり取りの上で想像していた内容と、お互いの希望のミスマッチが発覚することがあるのは仕方がないことです。よって後日辞退の連絡が来ることもあります。その場合、候補者の側から「合わなかったので」と丁重に理由を明確にして断られることが多いです。

条件的に一致していたにもかかわらず、応募者から辞退の連絡がなく音信不通になった場合、何らかの見えない原因があります。面接を行ったうち、1割～2割の確率で反応がない場合は要注意です。

このような場合、例えば面接の内容に問題がなかったか、面接時間の長さや内容的に適切であったか等、もう一度見直す必要があります。

採用面接とは、企業側が候補者を選別する機会であると同時に、候補者が企業を見極める機会でもあります。

又、面接を通して、候補者がここで働きたいと思えるような、企業の魅力もアピールしていかなくてはなりません。

面接は、採用選考の行方を決定づける最も重要な工程であるため、計画的に行いましょう。

企業の規模や職務のポジション、仕事内容などによって状況は様々ですが、しっかりと統計を取って対策していくことが必要です。

まとめ

応募者からの音信不通の対策は主に三つ

いい人材を確保するには、採用の行程でも丁寧に行い、候補者を丁重に扱う意識を持つことが大切です。

企業側がへりくだるのは不本意かもしれませんが、長期的にみると企業の繁栄への大きなプラスとなります。多少の時間と労力をかけてでも、丁寧に採用業務を遂行させるという意識が必要です。

当社プロ人事では、これまで蓄積してきた経験やデータを元に、公正な目で見たサポートが可能です。

企業の人事担当様だけでは処理しきれない時間のかかる個別の採用行程も、当社にご依頼いただければ、様々な問題を解決に導きます。

その他採用に関するお困りごとについて、是非プロ人事にご相談ください。