今回は、優秀な人材に内定承諾をしてもらうための強力な手法である「内定者面談」と「オファー面談」について解説します。
応募者は、内定が出るまでが就職活動や転職活動の山場であり、ひとつのゴールだと考えています。
しかし、人事は「内定を出した後、応募者が本当に入社をしてくれるかどうか」が、最大の越えるべき課題です。
だからこそ、「内定者面談」と「オファー面談」は、内定者を入社につなげるために重要な対応であると言えるでしょう。
今回の記事では、「内定者面談」と「オファー面談」の重要性から、具体的な質問内容まで解説します。
準備の手順や、やってはいけないNGポイントも補足しますので、下記にひとつでも当てはまる方はぜひ最後までご覧ください！
- 「内定者面談」「オファー面談」に初めてアサインされた面接官
- 「内定者面談」「オファー面談」が上手く機能していない企業の採用担当
- 「内定者面談」「オファー面談」の事前準備の流れ、当日の流れをおさらいしたい方
- 「内定者面談」「オファー面談」話してはいけないNGポイントを確認したい方
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内定者面談・オファー面談とは?
内定者面談・オファー面談とは、内定を出した応募者に対し、入社を促すために設ける面談を指します。
「口説き面談」「条件面談」などとも呼ばれることがありますが、呼び方の定義は明確化されていません。
呼び方は企業によって様々ですが、以下の傾向が多く使われているようです。
- 応募者に伝える場合：「オファー面談」
入社を「オファーしたい」という意味 - 人事部内でコミュニケーションを取る場合：「口説き面談」
入社に向けて内定者を「口説く」という意味
先述の通り、人事にとって内定を出した後が本番かつ山場だといえるでしょう。
内定者面談・オファー面談は応募者が入社を決意するために背中を押す重要な手助けをしてくれる、有益なシステムなのです。
面接とは異なるのか?
内定を出した応募者と企業の人事が入社について話すという点では、「面接」に似ている点があります。
しかし、面接ではないという点には十分留意しておきましょう。
「面接」と「面談」の違い
面接と面談では、以下の違いがあります。
- ① 面接の定義
-
選考要素が含まれます。
就職活動・転職活動や社員登用における口頭論述では面接が定義されるでしょう。 - ② 面談の定義
-
選考要素がなく、ややカジュアルな会話の場になります。
今回の内定者面談・オファー面談をはじめ、上司との1on1などは面談が当てはまるでしょう・
内定者面談・オファー面談の実施をおすすめする理由
では、内定者面談・オファー面談はなぜ実施すべきと言えるのでしょうか?
結論からお伝えすると、優秀な人材を採用するために内定者面談・オファー面談が有効だからです。
次の段落からは、その理由について詳しく解説していきましょう。
優秀な人材の採用には「内定承諾率」が重要
優秀な人材を確保するために、企業は「内定承諾率を上げること」が求められます。
しかし、現在の日本において優秀な人材を採用することは非常に難しいと言われています。
その背景について、多くの企業で導入されている人材採用のフローと一緒に紐解いていきましょう。
人材採用のフロー
応募者が求人に応募します。
応募者の書類(履歴書/職務経歴書/エントリーシートなど)に目を通します。
書類選考をパスしたら、面接の場を設けます。
書類選考に通過した応募者と面接を行い、経歴や人柄が自社にマッチするか確認します。
通常面接の回数は1人の応募者に対して2〜3回行うのが一般的ですが、会社の方針によっては
1回で完結することもあります。
また、必要だと判断された場合または業種によっては、適性検査や実技テストを実施します。
面接を通して自社にマッチすることが確認できたら、応募者に内定を出します。
応募者が内定を承諾した時点で入社となります。
選考フローについては一概に言えるものではありませんが、このようなフェーズを経ていくという考え方はどのような企業でも大きな差はないでしょう。
しかし、内定を出したからといって必ずしも応募者が入社を決めるとは限りません。
応募者は同時進行で複数の企業に応募をしており、同時にいくつか内定をもらう可能性があるからです。
その中で一番魅力的だと思う企業に入社を決めます。
だからこそ、内定者が入社する確率 (入社率) を上げるためには「内定承諾率を上げること」が必須だと言えるでしょう。
しかし、多くの企業では内定を出した後に応募者から「内定承諾」か「辞退」かを返答する期限を設定し、あとは待つだけのケースがほとんどです。
内定を出した候補者を入社につなげるためにも、プロ人事では内定を出した後に応募者とコミュニケーションを取る「内定者面談」「オファー面談」の実施をおすすめしています！
内定承諾率を上げるには?
内定承諾率を上げるための効果的な手法は、内定承諾者を増やし、その母集団となる内定者を増やすことが重要です。
そのためには「最終面接に参加できる候補者を増やすこと」、「面接の通過率を上げるための手法の改善」……
と、逆算して戦略を立てていくことが入社につなげられるプロセスといえるでしょう。
では、人材採用の戦略を立案する際にはどのような手法を取り入れるべきなのでしょうか。
最近では戦略立案のために、KPI分析を行う企業が多くなっています。
KPIとは、Key Performance Indicator（重要経営指標）のことです。
業績の評価や事業の最終目標達成のために必要なプロセスがどれくらい進んでいるか、中間目標としての達成度を図るために設定されています。
人材採用におけるKPIというのは、以下のように定義づけされることが一般的です。
応募（エントリー）→書類選考→一次面接→最終面接→内定→内定承諾
人事のKPIゴール (KGI：Key Goal Indicator)は「内定承諾」です。※応募者のゴールは「内定」で止まる
KPI分析をしながら内定承諾率を上げるためには「応募（エントリー）」を増やすことが近道だと考えられますが、これはおすすめできません。
これらを底上げしようとすると求人広告の費用などのコストが上がってしまうリスクがあるからです。
また、書類選考や面接の通過者を増やそうとすると選考基準を甘くすることになるため、応募者と企業・現場で働く社員とのミスマッチが起きてしまいます。
そこで、内定承諾者の増加と内定承諾率の向上のために有効なのが「内定者面談」と「オファー面談」です。
内定承諾率の向上が見込められれば、莫大な求人広告費用をはじめとしたコストを要せずに採用人数を増やすことができます。
また、選考基準を甘くする訳でもないので社内の理解を得やすいでしょう。
選考中でも「内定承諾率」を上げられる?
内定承諾率を上げるためには、求職者に対して「選考中の対応」または「内定後の対応」に尽力することが必須です。
しかし、選考中の対応を変更する場合は多くの工数を要します。
選考中の対応でやることリスト
- 面接の中身・対応の変更
- 求人の募集要項および掲載ツールの再検討
- 求人広告の刷新
工数が非常に増えるため、安易に取り入れることは難しいでしょう。
一方で、「内定後の対応」では内定を出した人のみに集中して対応できます。
追加の費用や労力がかかるわけでもないので、非常に効率的な対応だと言えるでしょう。
その対応ができるのが、まさに「内定者面談」「オファー面談」です！
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内定者面談・オファー面談で重要な5つの質問内容/伝えるポイント
内定者面談・オファー面談の手法は導入している企業により千差万別です。
実際、弊社がアドバイスさせていただける企業様でも、応募者によって口説き面談の内容を変えるようにしています。
共通して言えるのは、ただ面談をするのではなく、内定者が自社に魅力を感じられる面談にすることが重要です。
では、留意したい5つのポイントを解説していきましょう。
- ポイント①：面談の実施は「内定を先に出してから」
-
大前提として、「内定者面談」「オファー面談」は内定を先に出してから実施します。
「内定を出すかどうかを悩んでいるので、一度面談をしたい」と考えてしまうケースもあるでしょう。
他社の選考結果が出ていない際は、「他の会社の選考結果によって内定を出すかを決めたい」「他社の選考の結果次第で新たな条件を提示したい」という思惑から、あえて内定を先に出さない場合もあるかもしれません。しかし、応募者の心情を鑑みると内定を出してから面談を実施するのが賢明です。
内定が決まっていないまま面談を実施してしまうと、応募者が安心できず「万が一､落ちたときにも自分の心が傷つかないようにしよう」という気持ちが先に働き､実際にその会社で働くイメージを膨らませて考えきれないまま面談が進んでしまいます。
他社の選考の有無に関わらず、面談を実施する際は最終面接に合格(=内定)していることはなるべく早く伝えましょう。
内定の告知については証拠がきちんと残るよう、面談実施の数日に書面で送付しておきます。
記載内容については以下の内容を記載しておくと良いでしょう。- 正式に内定が決定している
- 採用条件 (入社時期、給与など)
- 内定の有効期間
じっくりと事前に入社後のイメージを考えたり、質問を考えてきてもらったりすることが面談の質の向上につながります。
- ポイント②：「金額・年収条件は面談で説明します」はNG
-
中途採用の場合は月給や年収などの条件面を「面談でじっくり話したい」として、事前に伝えないケースがあります。
とはいえ、面談で深い話をするためには前もって雇用条件について応募者に考えてもらう必要があります。
そのため、条件は事前に伝えておくべきでしょう。例えば、「年収600万円」が希望だった場合、以下の条件によって大きく考えが変わるのではないでしょうか。
- 手取りで「年収600万円」なのか
- 賞与を含んだ額なのか
- 月収で考えた場合、最低額はどこまで妥協できるか
まれな事例ですが、年収600万円の条件に達しているものの、「賞与の比率が高すぎる」という理由で内定を辞退してしまうことがありました…！
実際の条件と応募者が希望する条件とミスマッチが起こらないよう、事前に細かく考えてもらうことを促す必要があるのです。
また、一度内定を伝えた後で、年収条件を変更することは非常に難しくなるため、企業側が条件を伝える際は非常に慎重に行う必要があります。
もし先に年収条件を伝え、変更の可能性がある場合は「年収について事前にしっかりと考えてきてほしい」と応募者に要望を伝えましょう。
その上で面談で条件について最終のすり合わせを行うのは問題はありません。
また、例外として応募者が受験している他社と条件揃えたいと考えている場合は、あえて詳細の条件を伝えない上で面談を実施しても良いです。
その場合は必ず内定が出ていることを伝えた上で、他社の選考状況を聞くようにしましょう。面談で条件面を伝えた後に、応募者から「それでは、その条件で検討してまた連絡します」と言われてしまってはいけません。
あくまでその場で「この条件であれば入社する」くらい、事前に応募者を”握れている状態”が内定者面談・オファー面談の理想です。
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- ポイント③：なぜ内定を出したのか、その想いや期待を詳しく伝える
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内定を出した理由や想い､期待値を伝えることは、非常に大切にするべきだと言えるでしょう。
理由は単純で、言われた候補者が嬉しい気持ちになるためです。性格によって多少は異なるものの、以下の印象・想いを重要視する応募者は一定数います。
- 内定につながった評価やポイント
- 企業が自分に対してどれくらい期待してもらえているのか
- 自分が入社することについて、どれだけ熱い想いがあるか
その「想い」を重視している方は、多少条件が悪くても、「強い想いを持つ会社」を入社先として選びます。
想いを重要視している応募者に熱い想いや内定の理由、期待値を伝えられれば、それだけで大きなアドバンテージになるでしょう。
伝える内容については、過去のその応募者を面接した面接官から、内定を出した理由や想い､期待値をヒアリングしたもの伝えると、応募者の入社の意欲につなげやすいです！
- ポイント④：具体的な業務内容を伝える
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求人票に業務内容の記載はありますが、面談の機会を設けるのであれば応募者の経歴・経験に合わせた仕事内容を、入社後に期待したい仕事ぶりと一緒にお伝えしましょう。
例えば、「前職は販売職で、営業職として入社」する人にはこのようにお伝えできるでしょう。
面談の担当者(応募者)さんには、最初現場に営業職の先輩と同行してもらいながら、弊社の営業の手法について慣れていただければと思います。
その後業務内容に慣れてきたら、(応募者)さんの販売職での声かけを活かして、顧客のニーズに寄り添った営業を行なっていただきたいです！応募者ごとに「その人だけに伝えらえる言葉」を届けることで、応募者の納得感も上がり、内定承諾率も上昇させることが可能です！
- ポイント⑤：現在抱えている業務の課題を伝える
-
あえて応募者に現在抱えている課題を伝えることも有効です。
ここでの「課題」とは、応募者自身の課題に加えて、新しくジョインしていただく組織やチームの課題なども含まれます。
一見するとネガティブな要素でもある「課題」を伝えることで、自分に何が足りないのか、どうすれば良くなるのかをイメージ出来るようになります。入社の意欲につなげるために「伝え方」が重要です。
ポイント④であげた、「前職は販売職で、営業職として入社」する応募者の例で見てみましょう。
面談の担当者(応募者)さんには、クライアントに対して真摯に尽くす観点が非常に優れている方だとお見受けしています。
この点は強みではあるのですが、弊社の業務内容ではクライアントに尽くしすぎてしまい、厳しいことを言えない点に苦労されるのではないかと心配しています…。
業務を通して、譲れないところは貫く姿勢を徐々に大切にしていただけると嬉しいです！課題を伝える際は、応募者が持つ良い点も一緒に伝えてください。
内定承諾率が上がるだけではなく、就職後の離職率を抑えることにもつながります。
内定者面談・オファー面談の準備
内定者面談・オファー面談の実施が決まったら、人事はどのような準備をすれば良いのでしょうか。
プロ人事が推奨している準備のプロセスをご紹介します！
人材採用のフロー
会社としての内定者面談・オファー面談の定義を事前に決めましょう。
面談の担当者や実施のタイミングなど、企業の動向やニーズに沿って定義は決めて差し支えありません。
プロ人事では全内定者に内定者面談・オファー面談の実施をおすすめしています。
応募者から要望が出た場合のみ面談を実施する事例がありますが、応募者がその制度があること自体を知らない可能性も十分に考えられます。
存在を知らないがゆえに希望してもらえず、内定承諾に繋げられないのは非常にもったいないので、しっかりと全ての内定者に面談をする旨、決定とアナウンスをしておくと良いでしょう。
選考スケジュールで他社に遅れを取ってしまっている場合には、面談を行う前に他社に内定者を奪われてしまいます。
スケジュールの把握方法については直接応募者に聞くことが最善だと言えます。
具体的な質問方法としては、以下のようにシンプルな聞き方で差し支えありません。
面談の担当者他社の選考状況、スケジュールって大丈夫ですか？
面談の担当者「もし、他社選考が進んでいて、早く返答を出してくれと言われているのであれば、こっちも急ぐことができるから教えてね」
こちらから質問をしない限り、スケジュールを共有してくれる人は少ないでしょう。
「他に選考が進んでいるなら先に言ってくれたら、オファー面談の日程も調整できたのに…」なんて、後から悔やんでも元も子もありません。
悔いを残さないためにも、事前にスケジュールを確認しましょう。
誰が面談するのが一番効果があるのかを考えながら、面談の担当者をアサインすることが重要です。
面談の実施が形式的になっていて、特定の人が固定で実施している場合もあるでしょう。
特定の人が固定で行う方が効率的ですが、応募者によって悩みや不安、質問は異なります。
例えば応募者が、会社の将来性や方針に悩んでいるのであれば、経営陣をアサインした方がより効果的です。
また働き方や雰囲気、マネジメントに悩んでいるのであれば、予定配属先の上司に面談をお願いした方が求職者が安心して内定を承諾する確率を上げられます。
求職者の悩みを解決してくれる効果的な人を都度アサインするよう心がけましょう。
面談当日の流れ
初めて内定者面談・オファー面談を受け持つ方は、どのような流れで対応すべきかお悩みではないでしょうか?
そこで、どのような流れで面談を行なっていくか、プロ人事がおすすめする手法をご紹介します！
面談開始 (10〜20分間)：ガイダンスを実施
面談を開始してから10～20分間は、ガイダンスとして基本的に人事が対応すると良いでしょう。
多くの企業では採用試験の際に人事が窓口になっていることから、ある程度応募者もやり取りに慣れているためです。
応募者の緊張を和らげながら、事前の質問を考えてきたか確認を行います。
その上で応募者が考えている具体的な質問内容をを聞いておきましょう。
ここで「年収」や「給与」など、金銭面の質問が出ない場合は、応募者側が企業に躊躇しているといえます。
もしためらっている様子があれば、年収や給与も含めて自分の希望や聞きたい内容を忖度なく話すように促しましょう。
内定者面談・オファー面談は応募者の評価を行うのではなく、「あくまで双方が納得する条件のもとで入社するかどうかをすり合わせる場」だからです。
入社後にミスマッチが起こさないよう、人事と応募者双方が協力する必要があります。
応募者には聞きそびれたり、気を遣って質問の答えを聞けないことがないよう率直に話すようにお願いし、人事側も応募者が聞けるよう面談の雰囲気を配慮をしていきましょう。
また、上記の内容は事前にメールや電話で伝えておくのもおすすめです。
応募者がより安心して面談に臨みやすくなります。
上記の内容を伝え終わったあとに、改めて「内定」である旨を告げて、条件面の説明をします。
複雑な雇用条件の場合は書面で渡しても良いですが、最低でも年収や休日・福利厚生など重要な条件は
口頭にてきちんと伝えてください。
その後、本番の面談につなげます。
ガイダンス終了後 (10〜20分経過後)：本題に突入
人事のガイダンスが終了後、担当者に引き継いだらいよいよ本題である内定者面談・オファー面談に入ります。
誰をアサインするかは応募者のニーズによって都度担当を決めましょう。
人員としては明確な定義はありません。
状況に合わせて1対1または複数名で面談を行うと良いでしょう。
本番の面談に関しては、事前の練習としてロールプレイングの実施は不要ですが、原則応募者本人からの質問にはある程度回答できるように、準備・想定しておく必要があります。
また、内容については先ほどお伝えした5つのポイントを踏まえていること、応募者が萎縮せず率直に質問事項を聞けるよう配慮することの2点を満たせば、厳格なやり方の指定はありません。
ただし、面談の終了時には応募者がすべて聞きたい質問事項を聞けた上で、【入社または内定辞退】をジャッジできる状態に持っていけるように意識しながら、当日の面談の実施に臨みましょう。
内定者面談・オファー面談での注意点
つい社内での面談と同じように対応しがちですが、相手はこれからの入社を検討している人です。
いつもの社内面談とは異なり、気をつけたい注意点を解説しましょう。
重要なのは「応募者とのコミュニケーション」
応募者からの質問を想定して、質問されていないのに先回りして答えてしまうことは要注意です。
あくまでも応募者からの質問を受けてから、その答えを伝える形を徹底しましょう。
この「双方向の会話のキャッチボール」を地道に繰り返すことで、入社への信頼関係や意向醸成につながります。
ネガティブな内容は「伝え方に配慮しよう」
もし自社がネックに思っている部分があれば、その部分の伝え方の練習をしてください。
「残業の多さ」は一見応募者にはネガティブな内容として捉えられがちです。
しかし、「会社として今後どのように残業時間を短縮しようと考えているか」を付け加えて説明すれば、真摯な対応として応募者の心に訴えることができるでしょう。
また、可能であれば応募者と年齢の近い現場の人を面談にアサインして、現場のリアルな声を伝えると説得力が非常に強くなります。
さらに、応募者が入社後の働き方を具体的にイメージしやすくなるため、より内定承諾率の可能性を高めることができるでしょう。
どのような人間でも、最終的には「自分で見聞きした上で得られた感覚・感情」を重視する傾向にあります。
数字やデータも大切ですが、「現場の声や想い」も届けられるよう配慮して面談を行いましょう！
「オンボーディング」の導入もおすすめ
入社してくれた人がすぐに活躍できるように手筈を調えられる「オンボーディング」の導入もおすすめです！
オンボーディングは単にミスマッチを防ぐだけではなく、働くイメージも容易にしやすくなります。
そのため、クロージングの場面でとても役立つと言えるでしょう。
オンボーディングを活用した対応事例
ここでは自社が業界3位の会社で、応募者が業界1位の企業出身と仮定します。
その場合は仕事のやり方について以下のような申し出を多々されることがあるでしょう。
入社後の応募者このやり方では非効率だから、もっと他のやり方を導入すべきではないでしょうか?
本人にとっては「転職して間もないので、早く活躍して役に立ちたい」という善意からの申し出でも、既存のメンバーにとっては新しいメンバーがいきなり会社のやり方に横槍を入れられたように感じてしまい、軋轢が起きてしまいかねません。
そこで、内定者面談・オファー面談では、次のように簡単なオンボーディングを導入してみましょう。
面談の担当者うちではこのような仕事のやり方をしているよ。
少し非効率かと思う点もあるかもしれないけど、まずは1ヶ月間試してもらえると嬉しいな。
面談の担当者業務のやり方について、最初は他の人にはなかなか伝えて改善してもらうのは難しいかもしれない。
でも、なにか思ったときはまず自分に相談してね。
声をかけてもらったら既存メンバーを集めて、皆で考える機会を作れればと考えているよ。
このようにオンボーディングを取り入れておくと、入社後の軋轢やミスマッチを防げるだけでなく、応募者がより「入社後の働き方のイメージ」をしやすくなるのではないでしょうか。
入社に対する不安を解消し、自分が活躍するイメージを作ることができれば、応募者も企業で働きたいと熱意を高めることができます。
是非、オンボーディングの手法も内定者面談・オファー面談に取り入れてみると良いでしょう。
内定者面談・オファー面談の導入で入社率を上げよう！
いかがだったでしょうか。
プロ人事が自社で持つデータでは、内定者面談・オファー面談の導入・改善で内定承諾率が10％から20％程度向上しました。
しかし、内定者面談・オファー面談を導入してすぐには内定承諾率の向上や、応募者の心を掴む面談の手法の獲得は一朝一夕には繋がりにくいと感じるのではないでしょうか？
そのお悩み、プロ人事が一緒に解決いたします！
株式会社プロ人事は、人材採用におけるコンサルティングを展開する企業です。
この記事で解説した内定者面談・オファー面談では以下のサービスを受託いたします。
受託可能なサービス一覧
- 面談実施の際に弊社コンサルタントが同席
- 面談・オファー面談の運用代行
- 面談での改善ポイントの伝達
- 面談のマニュアル作成、面談者の研修
※上記に挙げたサービスは一例です。
できる限り皆様のご要望に沿ったサービスを展開いたしますので、ご所望がありましたら問い合わせフォームまたは初回商談時に遠慮なくお声がけください！
コンサルティングというとなかなか敷居が高いと思われるかも知れませんが、弊社のノウハウを活用して得られる費用対効果は多くの企業・人事の方々にご好評をいただいております！
「興味はあるけど最初は話だけでも聞きたい…」という方も大歓迎です！
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