口説き面談・オファー面談のやり方、質問内容、きちんと理解できていますか？
今回は、優秀な人材に内定承諾をしてもらうための手法として強力な【内定者面談】【オファー面談】の実施方法について解説します。
これらオファー面談は場合によっては「口説き面談」「条件面談」などとも呼ばれるもので、呼称は会社によって異なりますが、内定後に行われる面談のことを指します。
多くの候補者の中から書類選考や幾多の面接を経てようやく、内定を提示していきます。
応募者側から見れば、ここまでが就職活動や転職活動の山場であり内定を獲得出来れば、1つのゴールという認識を持つ方が多いでしょう。
しかしながら人事の立場から見れば、むしろ内定を出したが後が本番ともいえます。
「実際に内定を出した後で、その応募者が入社をしてくれるかどうか」が最大のポイントです。
多くの企業では、応募者に内定を出した後にその応募者から「内定承諾」するのか「辞退」するのかを期限を設定しあとは待つだけというケースがまだ多くなっています。
そして、その面談のことを【口説き面談】【オファー面談】といいます。
今回の記事では、口説き面談・オファー面談の重要性から、具体的な質問内容まで解説します。準備の手順や、やってはいけないNGポイントも補足しますので、下記にひとつでも当てはまる方はぜひ最後まで読んでみてください！
・【口説き面談】【オファー面談】に初めてアサインされた面接官
・【口説き面談】【オファー面談】が上手く機能していない企業の採用担当
・【口説き面談】【オファー面談】の事前準備の流れ、当日の流れをおさらいしたい方
・【口説き面談】【オファー面談】で話してはいけないNGポイントを確認したい方
また、プロ人事では口説き面談・オファー面談の改善・代行も行っています！
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1.内定承諾率の重要性
現在、日本において優秀な人材を採用することは非常に難しいと言われています。
そこで、多くの企業が人材の採用の戦略を立案する際によく使われている手法としてKPIでの分析を行っているケースが多くなっています。
ちなみにKPIとは、Key Performance Indicator（重要経営指標）のことで、人材採用におけるKPIというのは以下のように定義づけされることが一般的です。
応募（エントリー）→書類選考→一次面接→最終面接→内定→内定承諾
このようなフェーズを踏むことが一般的です。
もちろん、選考の回数などについては、会社独自によって異なりますし､その間に適性検査などを要求するケースもありますので、選考フローについては一概にあるものではありませんが、このようなフェーズを経ていくという考え方はどのような企業でも有効な手法であるといえるでしょう。
ここで内定承諾を増やすために一番効果的なこととして挙げられるのが「内定承諾率を上げること」となります。
というのも､「応募（エントリー）」を増やせると良いのですが、これらを底上げしようとすると求人広告の費用などが上がってしまうリスクがあります。
それ以外にも書類選考や面接の通過者を増やそうとすると、結果としては選考基準を甘くするということですので現実的になかなか受け入れられるものではありません。
しかし内定承諾率を上げることは、社内の取り組みで上げることができるだけでなく、選考基準を甘くする訳でもありませんので、社内の理解を得ることが容易であるといえるでしょう。
だからこそ、内定承諾を増やすためにもっと効果的な方法が「内定承諾率を上げる」ことなのです。
承諾率さえ上げれば、採用基準を一切変えることなく、結果的には採用人数を増やすことができます。
つまり、この「内定承諾率」を上げるということが極めて重要なのです。
2.内定者面談・オファー面談とは
内定承諾率を上げるには
次に、どのようにしたら「内定承諾率」上げることができるのかについて解説していきます。
内定の承諾率を上げるためには、大きく分けると【選考中の対応】か【内定後の対応】のどちらかしかありません。
当然、本来であれば､【選考中の対応】と【内定後の対応】の両方をしっかりと改善していくことが重要であるといえます。
しかし、【選考中の対応】となると面接の中身の変更であったり、様々な求人の募集要綱やツール、広告の変更などに囚われてしまう為、非常に工数が掛かってしまい､なかなか簡単に導入することはできません。
もちろん、私たちプロ人事ではこれらの改善に取り組む支援も行っています。
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この記事では、面接官トレーニングの内容ではなく、内定後のオファー面談についてを詳しく解説しますので、面接官トレーニング研修については割愛させて頂きます。
面接官トレーニングについて興味のある方はこちらの記事で、網羅的にかつ徹底的に解説しておりますのでぜひ合わせて御覧ください。
そして、【内定後の対応】の改善であれば、応募者全員ではなく内定を出した人に集中して対応を行うことが出来るため、非常に効率的に対応することができるのもメリットと言えます。
そこで、今回オススメする手法なのが、内定後に応募者と面談をして、コミュニケーションをとる「口説き面談」「オファー面談」です。
口説き面談・オファー面談とは
それでは、改めてこの記事の本題である「口説き面談」「オファー面談」とは何なのかについて解説します。
まずあまりにも基本的な内容ではありますが、「面談」とは何かを改めて説明します。
面談とは選考要素のない出会いの場を面談とします。
面接と似ていますが、面接は選考要素があるものと定義されるため、似ている名称ですが中身はまったく異なります。
さらに、その選考要素のない面談の中でも【内定を出した後】に行い、入社をしてもらうことを目的とした面談のことを「口説き面談」「オファー面談」と言います。
応募者に伝える表現としては「オファー面談」の方が適しています。
一方で、人事内でコミュニケーションを取る際には、応募者の人を口説くという意味で「口説き面談」と呼ぶケースもあります。
「口説き面談」「オファー面談」の内容については、明確に定められているものではありません。
そのため、実際にこの口説き面談を導入している企業によってやり方は様々となっています。
実際、弊社がアドバイスさせていただける企業様も応募者によって口説き面談の内容を変えるようにしています。
とはいえ、内容については何でも良いという訳ではありません。
そういった意味では、単に面談をしたからOKというものではありません。
しっかりと準備を行っていくことが重要と言えるでしょう。
では、次に「口説き面談」「オファー面談」の準備を進めていく上で重要なポイントを解説していきます。
3.口説き面談・オファー面談で重要な5つの質問内容／伝えるポイント
「口説き面談」「オファー面談」が入社の承諾に向けて非常に重要であると解説してきました。
それでは次に､「口説き面談」「オファー面談」で重要なポイント５つを解説します。
ポイント１：口説き面談をする際は「内定を先に出す」
当たり前ですが、内定を出さずに「口説き面談」「オファー面談」はあり得ません。
「内定を出すかどうかを悩んでいるので、一度面談をしたい」と考えてしまうケースがありますが、採用を成功させるためには、それはやってはいけません。
結論を言えば､基本的に先に内定を出すべきであるといえます。
また、内定の出し方も重要です。
口頭などで「内定」と伝えるだけでなく、文面などで内定であるという証拠を伝えてあげるようにしましょう。
理由としては、応募者は「内定」と口頭で言われても、証拠がない限り内定を貰えたと本心で安心しきれない為です。
そして、本心で安心しきれない応募者は「万が一､落ちたときにも自分の心が傷つかないようにしよう」という気持ちが働き､実際にその会社で働くイメージを膨らませて考えきれないケースがあります。
そうなってしまうと、せっかくの「口説き面談」「オファー面談」も台無しです。
じっくりと事前に入社後のイメージを考えたり、質問を考えてきて貰う事で「口説き面談」「オファー面談」の質を高める為にも、内定である証拠を、面談の数日前には送りましょう。
その際の項目は「あなたは正式に内定です。条件は〇〇です。」など、
また、「本日から〇日間内定は有効です」という項目もつけておくと良いでしょう。
ちなみに、「基本的に内定を先に出す様にしましょう」と「基本的」という部分には理由があります。
なぜなら、一部イレギュラーなケースでは内定を先に出さない場合もあり得るからです。
それは、他の会社の選考結果がまだ出ていないケースです。
他の会社の選考結果を踏まえて自社の選考結果を変えたいというケースや内定を出したとしても、その条件を変えたいというケースも有るでしょう。
例えば、年収の条件で他社には負けない条件を提示したいという理由で、他の選考結果を待つなどです。
但し、このような場合であったとしても我々としては基本的にはやはり内定を先に出した方が良いと考えています。
どうしても他社と条件揃えたいなどの場合には、次に解説する「条件を事前に伝える」というポイントを破ってでも、敢えて条件を伝えない方法などがあります。
しかし、内定である、最終面接が合格であるということはなるべく早く伝えるようにしましょう。
ポイント2：「金額・年収条件は面談で説明します」はNG
しかし、せっかく「口説き面談」「オファー面談」でしっかりとした話し合いをするためには、前もって考えてきて欲しいことから、事前に条件を伝えておくべきといえるでしょう。
特に年収が入社の決め手となっている候補者には、しっかりと考えてきてもらうようにしましょう。
その一方で、年収条件を伝える際には非常に慎重に行う必要があります。
なぜなら「内定」と一回伝えた後で、年収を上げることはなかなか難しいからです。
先に年収条件を伝える場合には、年収についてしっかりと考えてきてほしい旨を伝え、面談などで条件についての最終のすり合わせをしたいと伝えても問題ありません。
「口説き面談」「オファー面談」で年収を伝え、応募者から「それでは、その条件で検討してまた連絡します」というように言われてしまってはいけません。
その場でこの条件であれば入社する位、事前に応募者と”握れている状態”がオファー面談の理想の状態と言えるでしょう。
もちろん、なかなかそこまで握れている状態を作ることは簡単ではありません。
また、年収条件については単に「年収600万円が希望」というような曖昧な条件では考えないようにしましょう。
特に年収についてこだわりの強そうな応募者の場合には「その年収は手取りなのか、賞与を含んでいるのか、最低の月収はいくらなのか」と言ったように、かなり細かく考えてきてもらうようにしましょう。
実際に稀にあることなのですが、「年収600万円」と年収は希望に合致していても、「賞与の比率が高すぎる」と言って辞退してしまう応募者が存在します。
年収等については細かく本人と話して、内定・口説き面談の際にしっかりと条件を事前に伝えて話しましょう。
ポイント３：何故内定を出したのか、その想いや期待を詳しく伝える
この内定を出した理由や想い､期待値を伝えるという点は、非常に注力するべきだと言えます。
特にこの理由や想い、期待値を伝えるについては、人事の方によってはあまり伝えても意味がないと思ってしまい、事務的に伝えてしまっているケースがも一部にはあります。
内定を出した理由や想い、期待値は候補者の性格などによっても異なりますが、かなり重要視している人もいるので、しっかりと伝えるようにしましょう。
応募者の性格によっては、これらの熱い想いや内定の理由、期待値を伝える事が出来ればかなり大きなアドバンテージになると言えるでしょう。
理由は単純で、言われた候補者が嬉しい気持ちになる為です。
特にそういった想いを重視している人の場合、最終的に多少条件が悪くても、その思いが強い方を入社先として選びますので、しっかり準備するようにしましょう。
ポイント4：仕事の内容を伝える
多くの人事の方や面談をされる方は、仕事の内容は「求人票に書いてある」と思われています。
確かに求人票には書いているのですが、このせっかくの面談の機会で特に伝えてほしいのは単なる仕事内容の一例ではなく、「その求職者の人の経験を踏まえてどの様な仕事をして欲しいのか」というポイントです。
つまり、その人に応じた仕事内容や期待値を含めて伝えるのです。
「○○さんにはまず最初にこの業務をやっていただいて、うちの仕事内容をしっかり理解していただきたいと思います。その後は今の経験している○○という経験が生きる様に、○○をして欲しい」というように伝えましょう。
このように、個別に応募者毎に「その人のための言葉」をしっかりと伝えていくことで応募者の納得感が上がり、承諾率も上昇していきます。
ポイント5：仕事の課題を伝える
5つ目は、「口説き面談」「オファー面談」の場面で、敢えて課題を伝えることです。
この課題とは、その応募者自身の課題も含まれますし、新しくジョインしていただく組織やチームの課題などもあります。
こういった一見するとネガティブな要素でもある「課題」をしっかりと伝える事で自分に何が足りないのか、どうすれば良くなるのかをイメージ出来るため、敢えて伝えるようにしましょう。
しかし、課題点を伝える際に、重要となってくるのが「伝え方」です。
このように単に課題を伝えるのではなく、良い点も交えながら伝えてください。
これは内定承諾率が上がるだけではなく、就職後の離職率を抑えることにもつながります。
4.口説き面談・オファー面談の準備
次に実際に「口説き面談」「オファー面談」を行う際の準備についてを解説していきます。
面談の条件・定義を決める
まずは、会社としてこの「口説き面談」「オファー面談」を誰に誰が行うのか、どのタイミングで行うのかなどの、定義を決めていきましょう。
弊社のおすすめは、全内定者に「口説き面談」「オファー面談」を行うことです。
一部の会社では、応募者から要望が出た場合にのみ「口説き面談」を設定するケースがあります。
しかし、この場合は応募者が「口説き面談」「オファー面談」があること自体を知らないので、「口説き面談」「オファー面談」をやった方が良いにも関わらず、希望されない可能性もあります。
だからこそ、「全内定者にする」と決める方が良いでしょう。
他社選考のスケジュール把握
次にすべきは他社選考のスケジュールの把握です。
他社にスケジュールで遅れを取ってしまっている場合には、「口説き面談」「オファー面談」を行うことで他社に内定者を奪われてしまい兼ねません。
具体的にどの様に他社のスケジュールを把握すれば良いのか、それは直接応募者に聞くことが最善だと言えます。
質問の仕方は
「他社の選考状況、スケジュールって大丈夫ですか？」
「もし、他社選考が進んでいて、早く返答を出してくれと言われているのであれば、こっちも急ぐことができるから教えてね」
という感じで、とてもシンプルで大丈夫です。
これは応募者のためになるのですが、基本的に転職活動・就職活動を何度もしている人はあまりいませんのでこちらから質問をしない限り、言ってくれる人は少ないでしょう。
「他に選考が進んでいるなら先に言ってくれたら、オファー面談の日程も調整できたのに…」なんて後から悔やんでも元も子もありません。
そのようにならないためにも、事前に確認しておくと良いでしょう。
誰を面談者とするのかを決める
次に、誰を面談者としてアサインするのかを決めます。
誰が面談するのが一番効果があるのかをしっかりと考えてアサインすることです。
「口説き面談」「オファー面談」が形式的になっていて、同じ人がやるという場合もあるでしょう。
確かにその方が時間の効率を考えれば、効率的に回す事が出来るでしょう。
しかし、誰が面談をすればいいのかの選択肢を複数持つことが出来れば、効果的な人をアサインする事が出来ます。
例えば応募者が、会社の将来性や方針などで悩んでいるのであれば、経営陣などをアサインした方がいいでしょう。
応募者が働き方や雰囲気、マネジメント等で悩んでいるのであれば、入社予定の配属先の上司に面談させた方が良いでしょう。
このように、しっかりと「口説き面談」「オファー面談」の準備を進める事で、効果的な「口説き面談」「オファー面談」にしていきましょう。
5.面談当日の流れ
次に面談当日の流れについてを解説します。
まず面談がスタートした最初の10～20分は、基本的に人事が対応すると良いでしょう。
緊張を和らげるだけでなく、面談でしっかりと質問をして欲しい、事前に考えてきているかなどを確認しましょう。
同時に、このタイミングで応募者に「どんな質問をしたいか？」を聞いておきましょう。
その際「年収面」や「給料」などの質問が出なければ、応募者側がお金の話は直接しづらいので躊躇しているといえます。
その場合には、このオファー面談では「年収面」や「給料」についても、必ず聞いて欲しいと伝えてあげましょう。
この場は評価する場では決して無く､お互いにしっかりと入社するかどうかをすり合わせる場です。
だからこそ、聞きそびれたり、聞きたかったことが聞けなかったなどのような事にはならないようにしてと伝えます。
ちなみに、もし応募者の人がセンシティブな方であったら、事前にこの旨もメール等で伝えてあげると良いでしょう。
その後、改めて「内定」である旨を伝えて条件面の説明をします。
複雑な雇用条件などの場合だと書面で渡しても良いと思いますが、最低でも年収だったり休日・福利厚生諸々はその場で伝えてください。
その後、本番の面談につなげます。
【本番の「口説き面談」「オファー面談」】
続いて、ここからが本番の「口説き面談」「オファー面談」です。
誰が出てくるのかというのは先ほどお伝えした通り、応募者の人によって誰をアサインするかは考えましょう。
基本的にこの本番の面談に関しては、ロールプレイングまでしなくても大丈夫です。
この面談では本人からの質問もあるので、そこはしっかり答えてあげましょう。
人員としては1対1でも構いませんし、複数名会社側の面談者がいても構いません。
どちらの場合であっても、必ず気をつけるべきなのは､相手が質問を全てしてきて、これで【入社するのか・辞退するのか】をジャッジできる状態であるかどうかです。
その点をしっかりと意識しながら「口説き面談」「オファー面談」に望みましょう。
6.「口説き面談」「オファー面談」での注意点
ここでよくありがちで注意すべき点があります。
それは応募者からの質問を想定して、質問されていないのに答えてしまうことです。
重要なのはコミュニケーションなので、応募者の人からの質問に合わせてその質問に答える、という形をとることが重要なのです。
これを繰り返すことで、人と人との信頼関係や意向醸成につながります。
その他にも「伝え方」 はとても大切です。
もし自社でネックに思ってる箇所がある場合には、その箇所の伝え方の練習をしてください。
「残業の多さ」については、会社としては今後どの様な計画で短縮していこうとしているのかなどです。
さらに、伝え方にも注意や工夫をしていくと良いでしょう。
例えば残業については、年齢の近い現場の人を面談にアサインして、残業についての肌感覚の話をさせてあげると説得性がかなり高まります。
ちなみに、弊社はこのように【生の声で伝える】事をを本気でお勧めしています。
結局、人間は感じ方が大事なので、数字で言うよりも【生の声で伝える】方が感じやすいのです。
オンボーディング
また、オンボーディングも非常に重要なポイントです。
詳しくはオンボーディングの資料もご用意していますので、ぜひご覧下ください。
オンボーディングは単にミスマッチを防ぐだけで無く、働くイメージを相手に持たせる事も出来るため、クロージングの場面でもとても役立ちます。
例えば、自社が業界3位の会社で応募者が業界1位出身の人だったとしましょう。
その際には、入社後に業界1位出身の人から「こんなの非効率だからもっとこうしたほうがいい」という風な話をされる場合があります。
本人は転職して間もないので早く活躍して役に立ちたいと思っての行動だったりしますが、既存の人から見たら嫌な感じがして軋轢が起きてしまいかねません。
そこで、「口説き面談」「オファー面談」でこの点を伝えて上げると､入社後の軋轢を防ぐ事が出来るだけでなく､応募者が【その会社で働くイメージをつけることができる】ので、不安を解消することに繋がります。
是非、こういったオンボーディングの手法も「口説き面談」「オファー面談」に取り入れてみると良いでしょう。
7.プロ人事について
弊社は採用におけるコンサルティング企業なので、この資料で解説した「口説き面談」「オファー面談」についてを代行・同席するだけで無く、貴社の「口説き面談」「オファー面談」での改善点にも取り組みます。
具体的には､口説き面談のマニュアル作成や、口説き面談のトレーニングとなっています。
コンサルティングというと、なかなか敷居が高いっと思われるかも知れませんが、これらのノウハウを活用して得られる費用対効果は凄まじい物があります。
例えば、この「口説き面談」「オファー面談」の改善だけでも、内定承諾率が10％から20％程度上がっています。
これだけでも、会社へ与えるインパクトとしてはかなりの大きなインパクトになるでしょう。
そういった意味では､単なるコンサルティングとして考えるのでは無く、自社に与えるインパクトとしてお考えくださいませ。
また、弊社では採用に関するプロのコンサルタントとして、採用に関するあらゆるノウハウを公開していますので、是非ご覧ください！
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