中途採用した社員を早期離職・早期退職させないための効果的なオンボーディングのポイントを解説

この記事ではオンボーディングとは何か、ポイントの５つを紹介していきます。

１.「即戦力」だからこそ力を出しやすい環境づくりを

せっかくコストを掛けて採用した人材が離職してしまう…

ようやく育ってきた社員が退職してしまう…

これは、多くの企業が悩んでいる課題がこの【離職】では無いでしょうか。

実際に令和元年に厚生労働省が発表したデータによると【大卒就職者の32.0％】が3年以内に退職しているというデータがあります。

あるいは、中途で入社してきた人にすぐに戦力になって欲しい…

即戦力を採用したい。

このように悩まれる企業が増えている中､近年、注目されている手法が【オンボーディング】です。

2.オンボーディングとは？

オンボーディングとは、新しく入社してきた人（主に中途入社者を想定）を上手く組織に定着させ、早期に戦力化できるようにフォローを行う教育・育成定着のプログラムの事です。

このプログラムの主な目的はこの２つとなります。

• 早期の戦力化
• 早期の離職を防ぐ

この2点は異なる目的ではありますが、実は互いに相関関係にあります。

早期に戦力となることで本人の満足度も高め、離職を防ぐのです。

このオンボーディングというい考え方は、転職が当然な社会となっている欧米では重要な取り組みであると認識されおり、オンボーディングは既に欧米では多くの企業で定着しています。

しかし、日本においてはオンボーディングをしっかりと行っている企業はまだまだ多くありません。

だからこそまだ一般的になっていない時期に【オンボーディング】を導入することで他社との差別化にも繋がり、自社の強みにもなりますので、離職率に困っている企業は導入を検討してみると良いでしょう。

まずは、この記事でオンボーディングの内容を詳しく解説していきますので、その内容をチェックしていただき､その上でさらに導入を検討したいという企業様は弊社、【株式会社プロ人事】にお問い合わせくださいませ。

ちなみに、前提ですがオンボーディングは本来【中途入社社員】への対策が中心となっています。

一方でプロ人事では、中途社員を主としながらも場合によっては、新卒社員のオンボーディングにも役立つ内容を加えた【採用した社員全員】に対してのオンボーディングを扱います。

というのも､大手企業であれば、2,3ヶ月ほどの新卒研修を行いますので、これが事実上のオンボーディングっとなっているといえるでしょう。

しかし、社員数が100名程度の企業であれば新卒入社の研修にそこまでのリソースを割くわけにはいかない場合も多いので、今回のオンボーディングのノウハウを活用していくことで、中途入社社員だけでなく、新卒社員はすぐに活かせると言えるでしょう。

そのため、ベンチャーや中小企業にとっては新卒社員の採用においても【オンボーディング】は役に立つと言えます。

また、オンボーディングの中途採用においては、大企業においても中途入社の社員は多くても毎月約10人程とそこまで多くはならないため、ベンチャーから比較的大手まで含めて多くの企業で参考になる内容となっているはずです。

3.中途入社社員「即戦力」だからこそ力を出しやすい環境づくりを

中途入社の場合、一部若年層を対象とした「未経験歓迎の求人」もありますが、基本的には同じ業界出身者あるいはライバルの企業出身者からしか内定を出さないなど即戦力として期待されている場合が多いでしょう。

彼らは経験も豊富であったり、そもそも前職などで新人研修を受けてきている人が大半です。

そのため、そこまで丁寧にサポートをしなくても活躍してくれるだろうと思い込んでほったらかしにしてしまいがちです。

むしろ「即戦力」を期待して採用した人材だからこそ、彼らが力を出しやすい環境づくりをしていくのがポイントです。

これが、オンボーディングの基本的な考え方です。

この考え方を人事や社内全体で共有できるかどうかが、中途入社の人材がスムーズに力を発揮できるかの鍵を握っています。

そして、中途入社の人材がスムーズに力を発揮できない場合には、会社としてもマイナスの影響が有るだけでなく、それが起因で退職になってしまうリスクを排除するのが、オンボーディングの最大のポイントとなります。

4.【入社する】というのはどのような事なのか

ここまで解説してきた通り､オンボーディングとは入社した社員が力を出しやすいように、社内環境を整えていくその全体のプロセスのことを指します。

そもそも【入社する】ということはどのような事なのか、改めて考えてみましょう。

ある会社に入社するということは既にできあがっている組織の中に【部外者】が入ってくる事でもあります。

多数派である既存の社員と少数の中途入社の社員が混じり合って異なる文化を統合していこうとする事が【入社する】事でもあるのです。

今までは、このプロセスをその場の社員が各々の判断だけで進めていたのが【入社受け入れ】であり【中途入社する】というこっとだったのです。

それを改善していくということがオンボーディングのポイントになります。

そこで、改めて、オンボーディングのゴールを確認します。

オンボーディングのゴールは２つ存在します。

しっかりとした環境整備を行うことで中途入社の人材は力を発揮できますし、サポート体制が充実し､自分の力を発揮できるような会社は中々離職しません。

そして、この2つのゴールとはまた別に重視しないといけないポイントがあります。

それが【既存社員の満足度を下げない】です。この観点も見逃さないようにしてください。

入社者に丁寧に接するがあまり、既存の社員からの反発を招いてしまっては元も子もありません。

オンボーディングの内容に意識しすぎると、ついやってしまう観点ですので、実際にプロの人材コンサルタントではなく、自社だけでオンボーディングを行う場合にはこの点に注意が必要です。

5.「やればOKはNG！」継続支援と認識せよ！

オンボーディングは継続支援であるという認識は重要です。

プロ人事のコンサルティングでオンボーディングを行う際には通常､2，3ヶ月間のプログラムを継続して行います。

1日,2日程度のイベントのような形で行うオンボーディングでは効果は見込めません。

2，3ヶ月毎日、オンボーディングを行う必要はありませんが、しっかりと効果を上げたいのであれば、継続的な支援が重要です。

ここではオンボーディングにおける5つのポイントをご紹介します。

6.オンボーディングの５大ポイント！

それでは、オンボーディングの5つのポイントを後で紹介します。

ポイント1：社内人脈の獲得支援【ロールプレイング資料を準備】

業務上必要となる関係各所の役割や役職、部門などの基礎知識や連携の仕方、コミュニケーションを含めてバックアップしていくオンボーディングのポイントです。

この内容を解説すると「こんな事までしないといけないのか？」と感じられるかも知れません。

結論から言えば、こういった【入社者の努力に任せていた点】を会社としてフォローを行っていくのが「オンボーディング」です。

だからこそ、「こんな事までするからこそ、効果が生まれるのです！」

そもそも、多くの企業では、中途入社に対して、挨拶と称して部署や役割を口頭で伝えて、社内を連れ回すような紹介がよく見られます。

しかし、短い時間のたった一回で多くの人の顔、名前、役割を覚えるのは不可能ですし、結局後で混乱したり何度も既存社員に質問する羽目になります。

そして、この事自体が入社者から見れば大きなストレスの要因になるのです。

そこで､オンボーディングのノウハウを活用していきます。

具体的には、実際の業務フローをシュミレーションして、ロールプレイングの資料を作成し、業務の流れに沿って全体像の把握を促すのです。

例えば、顧客から問い合わせが合った時の資料のファイルが格納されている場所や､業務でよく使うフローを全てドキュメントで纏めます。

他にも､社内でのやりとりでは【どんなケースの時に】【誰に連絡・相談するのか】を資料にして纏めておきます。

さらに【誰】という点も名前だけを記載するのでは無く、顔写真も一緒に記載するのです。

このようにすることで入社者のストレスが大きく減らすだけで無く､既存社員の立場に立ってみても､何度も同じような質問をされる事も防ぎ、効率的なオンボーディングが可能となります。

さらに資料を作成して渡すだけでなく、【実際にロールプレイングをしてみる】という点が最も重要です。

「これ見といて」というように伝えてしまうと、結局､従来の入社者用のマニュアルと何も変わりありません。

大事なのは、それを【ロールプレイングとして実際にやってみる】ことです。

実際の業務を想定した【ミッション】を中途入社者に与え､それをマニュアルを見ながら実際に解決することで､自然と社内の人脈の獲得を目指すのです。

何を誰に頼めば（聞けば）いいのかわからないような状況は入社した社員にとっては大きなストレスになるので、何度も確認できる資料とともに、丁寧に現実の業務をイメージさせながら資料を準備しましょう。

また、競合企業出身者を迎え入れる場合、特になおざりになってしまうことが多いのですが、細かな企業文化の違いや責任範囲の違いもその際に入念に確認しましょう。

例えば､【誰が請求書を作るのか？】という点でも、同じ業界であっても会社によって扱いが異なる事が多いのです。

こういった細かい点に関して､入社者にストレスを与えない様に、ロールプレイング資料を作ることをおすすめします。

ポイント2：社内ツール・申請等の対応【ロールプレイング資料を準備】

（1）では業務フロー、社内人脈獲得についてのロールプレイング資料の作成についてを解説しました。

同じく､ロールプレイング資料の制作において、社内ツールに関しても、一連の対応の仕方をロールプレイング形式で説明した上で網羅的なマニュアルを作成し配布しましょう。

業務フローを体感しながら実際に申請を行い、必要なツールを使用することで総合的な理解が進みます。関係部署には事前に声をかけておき、限りなくリアルなシュミレーションを行いましょう。

ポイント3：ナレッジの把握

（1）（2）については、資料の作成までは既に行っていたという企業も多いでしょう。

その場合には、受け入れ時点でロールプレイングさえすれば出来てしまえる内容でした。

しかし、次の【ナレッジの把握】については、中々徹底して行っている企業が少ないと考えられます。

ナレッジとはここでは蓄積可能な「言語化できるノウハウ」のことを指します。

反対に職人の微妙な感覚など言語化できないものはここには含まれません。

2、3ヶ月のオンボーディング期間で全てのナレッジを把握してもらうことは不可能なので、あくまで「このあたりを把握しておけばこの会社で一人前に業績を出せるんだな」と理解している状態が一つのゴールになります。

社員にとっては成長の過程がイメージできることで漠然としたストレスから解放され、離職防止に繋がります。

入社して一ヶ月目頃から各チーム内で中途入社の社員も含めて獲得したナレッジを発表し合う週一回のナレッジミーティングを開催するなど、定期的にナレッジを共有できる場を設けることで、業務について学ぶ機会と質問の機会を同時に獲得できます。

ポイント4：アンラーン（unlearn）

中々聞きなれない言葉だと思いますがアンラーン（unlearn）とは「学んだことを一旦リセットする」という意味になります。

これは会社としてそのような仕組みを作るのではなく、中途入社の社員に意識付けを行います。

中途入社の社員、特に競合企業から来た場合などにおいて、既存の社員と問題が起こる一番の理由は「前職はこうだったのに」といった、前職のやり方と中途入社先のやり方との食い違いです。

このような衝突は当然起こりうるものとして予測可能なので、人事としては先回りして対応しましょう。

とりわけ、事業規模のより大きな企業を前職に持つ社員や熱心な社員であればあるほど「自分のやり方が正しい」と思い込み、その結果周囲からの反発も大きくなります。

しかし、当の本人は「よかれと思って」やっていたり、転職したばかりの焦りなどから、やってしまうこともあります。

そのような場合にアンラーンの重要性を説くことは社員の会社への適応を円滑に進めるために重要なポイントです。

実際に役に立つ提案も中にはあるので、前職からその社員がもたらしうるノウハウの重要性を認めた上で会社のやり方を一旦受け入れてもらう姿勢が重要です。

面談時や入社して間もない早めのタイミングでしっかり意識付けを行いましょう。

ポイント5：(1)-(4)を総括したフィードバックシステム

具体的には1on1と呼ばれる1対1の面談が一般的です。

定期的に直属の上司や間接部門の人事と行います。

不満を吸い出しながら、現場対応や電話対応、雑談など日常の細かな所作まで含めてフィードバックを行いましょう。

社風によって推奨される業務姿勢は大きく異なるため、新たな環境への適応をスムーズにする意味で小さなことでも、緊急性のないものはその場ではなく面談で指摘しましょう。

面談においては議事録をしっかり取り、前回の面談で指摘した点の振り返り、評価と合わせて改善の重要性を共有しましょう。　

できた点はしっかりと評価し、できていない点は継続的に改めて指摘し直すことが重要です。

というのも、このような面談の場を設けずにその場で指摘にすると「電話出てくださいね」「はい了解です」といったように軽く終わってしまい、改善されてないケースも多くあります。

これはその指摘の重要性が共有できずミスコミュニケーションが発生している事が要因として挙げられます。

徹底的に１対１の面談でフィードバックすることで問題に対する温度感を共有しやすくなります。

直属の上司や現場における1on1面談をできれば週に一度以上行いましょう。

入社間もない時期は週に２，３回や毎日行ってもいいかもしれません。現場の上司には言えない不満や別角度からの指摘も可能になるため人事との面談も定期的に持ちましょう。

もっと、詳しく1on1についてを知りたい場合にはプロ人事のホームページから1on1のホワイトペーパーを用意していますので、そちらをご覧ください。

7.オンボーディングはいつやるのがいいの？

オンボーディングが始まるのは入社日から始まっていると思われがちですが、実は採用試験から始まっているという感覚を持つことが重要です。

採用予定の社員のスキルや出身企業の規模の差や経験を踏まえて入社後に当然発生しうる課題や入社後に会社に適応するために必要になるである点を最終面接や内定後の条件面談の場で本人に伝えます。

例えば同じ業界の規模の大きい会社から小さい会社に行く場合にはアンラーンが必要になることが予測されますが、こういった場合には、持っている知識やノウハウの重要性を認めた上で社内のやり方に対するリスペクトを求めることで、入社初日からスムーズに会社に適応することを促すことができます。

このような入社前のオンボーディングは入社を控える人材の意向の醸成にも役立ちます。

起こりうるミスマッチとそれに対する対応を事前に伝えることは入社前の人材のミスマッチへの不安などを軽減させるためです。

とは言え､単に伝えればそれで良いというわけではなく､伝え方も重要です。

単に起こりうるミスマッチを伝えその対応を求めるのではなく、あくまで信頼していることを伝えることを忘れないようにしましょう。

伝え方を間違えると逆に意向を下げかねませんので、注意してください。

入社日や入社後の研修におけるオンボーディングについては、上記で解説したロールプレイングや各種ツールなど全体を網羅したマニュアルづくり、既存社員との交流の場作り、面談やナレッジミーティングの仕組みづくりを含めて行動計画を作り込むことがおすすめです。

既存社員との交流に関しては現場任せではなあなあになってしまうことも多いため、人事が主導権を持って行うのが望ましいです。入社後１，２週間以降は面談のみを定期的に行いましょう。

以上でオンボーディングの意義やメリット、やり方などをご紹介させていただきました。

実際に今回紹介したような事を全てやるのは大変かもしれませんが、弊社のコンサルタントでは今回のプロセスを全てプロのレベルで行っていきます。

難易度の高いロールプレイングマニュアルの作成や業務における課題点もコンサルティング資料としてお渡しもしていますので、お気軽にお問い合わせください。

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