採用代行(RPO)を導入する前にやることとは?3ステップで依頼業務の決め方を解説!

このコンテンツでは採用代行の導入を前向きに考えてはいるけれども、実際に導入するときにどういったことを注意しておけば良いのか、事前にやっておくべきことはどんなことがあるのかを悩んでおられる企業様向けの記事になります。

この記事では、それらについて詳しく解説していきます。

対象の企業様としては、採用後非常に急いでおられるような企業様ではなく、既に色々と活動しているけれども、なかなか成果が出ていないような企業様を対象としてこの記事を作成しております。

もし、採用を非常に急いでおられるような場合にはこちらの記事を参考に事前に準備するよりも、まずは一度お問い合わせください!

その方が採用の成功につながるスピードが非常に高まります。

じっくり慎重に検討していきたいと考えておられる企業様に関しては、ぜひこの記事を見て、採用代行の導入をご検討いただければと思います。

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目次

1.採用代行(RPO)とは?事前に準備をする目的

採用代行とは何かについてですがその言葉通り、採用代行の会社に代行、アウトソーシングしていくものになっています。

外部の会社に代行やアウトソーシングをしてもらうメリットとしては、外部の会社の方が採用に関して詳しいノウハウなどを持っていたりすることもありますし、既存の人事の方が本当にやらなければいけない業務に集中してもらうためにその業務を代わりに行うなどが挙げられます。

どちらにせよ採用の業務を外部の会社に依頼することで、採用の成功を実現していこうとする手法を採用代行と呼びます。

採用代行を事前に導入する前にやっておいた方が良いこととは、一体なんでしょうか。

まず最初にそこから解説をしていきます。

まず採用代行については、どのような目的や何を代行するのかによっても当然異なりますが、基本的には採用業務の一部を代行していく事に他なりません。

つまり外部の会社にどのように任せていくのか、何を任せていくのかなどを事前に決めることが重要となります。

もちろん、何を任せればいいのかわからないと言うケースもあるでしょう。

そのような場合には、こちらから今の採用業務や人事の業務を分析させていただき、何を代行すれば良いのかをご提案させていただくこともできます。

ただ単に採用内容をどうするか悩んでおられる場合にはぜひ一度、社内でじっくりと検討されてみても良いでしょう。

というのも、実際に我々のような会社であれば中に入らせて頂き、実際に業務を分析していく場合には、採用代行のご契約が必要になってきます。

もちろんヒアリングさせていただいてのアドバイス等であれば無料で対応させていただいてますが、本当に詳しくその業務の中身を分析していく場合には、やはり工数がかかってしまうため先にご契約が必要となるのです。

そういったことを踏まえていくと、採用代行に悩んでいらっしゃる場合には、まずは自社内でどういった業務をアウトソーシングしていくべきなのかについてしっかりと検討していく方が良いでしょう。

次に採用代行に関してどのようなフローで行っていけば良いのかについても解説していきます。

代行サービス会社の選択の際について、こちらの記事で他社との比較について解説しておりますので、ぜひこちらも合わせて御覧ください。

2.採用代行(RPO)の依頼業務の決め方について

それではここからは、採用代行に関しての業務の決め方等についてを解説していきます。

大きく分けていくと採用代行に依頼していく業務の決め方としては、以下のようなステップを踏んでいくのが良いでしょう。

  1. 採用に関する業務、課題のピックアップ
  2. 人事しか行えない業務をピックアップ
  3. 採用代行の会社と詳細を詰める

基本的には採用代行の決め方としてはこの3つのフローに沿って行っていくとスムーズでしょう。

それでは次にこの3つのフローについてそれぞれを解説していきます。

導入に至るまでの3STEPについて

STEP
採用に関する業務、課題のピックアップ

まずは採用に関する業務や課題についてをピックアップしていきます。

採用に関する業務というのは、今現在採用を行っている方の業務全てです。

特に採用に関しては細かな仕事が非常に多いため、そういったものをできるだけピックアップしていきましょう。

そしてその中から採用代行の会社に依頼できるかどうかを検討していく流れになっていきます。

もう一方の採用に関する課題については、今まさに採用業務を行っていく中でボトルネックになっている場所を課題としてピックアップしたり、逆にやりたいと思ってはいるけれどもなかなかできていないような業務をピックアップしたりしていきます。

ボトルネックになっているような業務がもしあれば、それを徹底的に改善していくことによって採用を成功につなげていくことができると言えるでしょう。

そもそも、ボトルネックになっている以上、その点を改善することによって採用は非常にうまくいく可能性が高いと考えることができるはずです。

だからこそ、このボトルネックの点をピックアップしていき採用代行を取り入れるなどで改善をしていくことだけでも採用の成功につながってきます。

この場合の”ボトルネック“とは一体何なのか。

まず、新卒採用等の説明会面談などが挙げられるでしょう。

説明会の日数は、人事が忙しすぎるがあまり本来設定すべき説明会の件数よりも大幅に少なくなっているケースがとても多いです。

しかし、長年そのように説明会の件数が少ないと毀損している率も長年多いことから問題が表面化しにくいのです。

このようになると問題に気づくことが難しいでしょう。これらの問題に気付き、採用代行をすることによって、説明会の件数を増やして参加者を大幅に増やすことができるようになります。

こういったところが、ボトルネックと言われているポイントとなるでしょう。

これらをしっかりと探していくことによって、採用代行に何を依頼すればいいのかがわかってきます。

STEP
人事しか行えない業務をピックアップ

次に人事の方しか行えない業務についてもピックアップしていきましょう。

これを行うことによってステップ1でピックアップした業務とステップ2でピックアップした人事しか行えない業務の差し引きが採用代行に依頼できる可能性のある業務となるはずです。

これらについてをそれぞれピックアップしていくことによって、採用代行に依頼していく仕事がおのずと見えてくるはずです。

とはいってもいきなりステップ3を行っても、うまく採用代行の会社に依頼すべき業務が見つかるケースはなかなかありません。

というのも、多くの場合は本来人事の方が行わなくても対応できるような業務も人事が行うしかないと考えてしまって、人事の方の業務が非常に増えてしまうのです。

実際には人事の方の業務が増えること自体はそこまで問題がないかもしれません。

しかし大事なのは、人事の方の業務の多さではありません。

むしろ人事の方の業務は本質に近い業務をピックアップしていくようにします。

基本的に採用代行の方針としては、人事の方が行うべき業務に集中してもらい、その他の採用業務は我々の会社が効率的に行っていくことで採用を成功させていくコンセプトで行っていきます。

そのため人事の方はできるだけ本質的な業務に集中できるように、それ以外の業務をアウトソーシングできる可能性について検討していきましょう。

STEP
採用代行の会社と詳細を詰める

そして最後のステップが採用代行の会社と先ほど挙げたステップ1、2で出てきたことの詳細を詰めていくことになります。

実際の人事の方がやるよりもどのようにすれば効率的に業務をすることができるのかだったり、人事の方が集中して行っていくべき仕事は実際何なのか等について我々採用代行のコンサルタントと一緒に考えていきます。

この作業は、ある意味で採用代行の会社だからこそできる業務だと思います。

つい人事の方だけに丸投げをしてしまうと、人事の方は当然頑張ろうとするのでいろいろを背負いこんでしまいがちです

そうなってしまうと経営陣から見た場合には、結局何が問題なのかが分かりづらく、一方で人事の方は頑張っているのに採用できないというような問題になってしまうのです。

逆に人事の方から見ても、この採用代行のコンサルタントとの業務の選定は大きなメリットです。

というのも人事の方からすると自分で、この業務は人事よりも採用代行の会社の方が効率が良い、などといった事を思う人は少ないでしょう。

むしろそんなに大したことがない仕事ほど人事の方がこれは人事や社内でもできるから私がやりますという風に思ってしまいがちです。

確かにその心意気はとても素晴らしいものではありますが、働ける時間は限りがあるものなので、いかに自分が働ける時間を業務に集中させられるのか冷静かつ客観的に分析をしましょう。

どれだけ優秀な方でも自分の業務を客観的に分析し、どの業務を捨てるべきかをジャッジできる人はそこまで多くありません。

まとめ

このように採用代行を導入するまでには3つのステップで実施していてくことになります。

3ステップのうち、やはり一番時間がかかってしまうのが、どのような業務を代行してもらうのかという点だと思います

人事業務を客観的に分析するのが我々採用代行のコンサルタントになりますので、採用代行の会社にどのように依頼をしていけば良いのか、一緒に作業の業務の洗い出しを行っていき、採用業務の見直しと改善に取り組んでいきましょう。

採用代行会社によっては、依頼しようとした業務が代行業務の範囲に含まれていない場合もありますので、注意しましょう。

こちらの記事では採用代行がどこまで携わっていくのかについて解説した記事となっていますので、合わせて御覧ください。

3:最後に

このコンテンツでは採用代行の会社に依頼する前に行っていくべきことで業務の洗い出しの方法や流れ等についても解説していきました。

ぜひ採用のコンサルティングサービスなどをご検討いただけるのであれば、弊社までお気軽にお問い合わせください。

採用代行についてこちらの記事でどのような事が行われているのか、費用や、他社の代行サービスとの比較等について紹介する徹底解説記事となっています。

採用代行に興味のある方はぜひこちらの記事も合わせて御覧ください。

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この記事の監修者

採用代行・採用コンサルティングサービスを提供している株式会社プロ人事が運営する採用メディア「SaiDai」

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